Wyszukaj po identyfikatorze keyboard_arrow_down
Wyszukiwanie po identyfikatorze Zamknij close
ZAMKNIJ close
account_circle Jesteś zalogowany jako:
ZAMKNIJ close
Powiadomienia
keyboard_arrow_up keyboard_arrow_down znajdź
idź
removeA addA insert_drive_fileWEksportuj printDrukuj assignment add Do schowka
description

Akt prawny

Akt prawny
obowiązujący
Dziennik Ustaw rok 2011 nr 14 poz. 67
Wersja aktualna od 2011-02-08
opcje loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

Dziennik Ustaw rok 2011 nr 14 poz. 67
Wersja aktualna od 2011-02-08
Akt prawny
obowiązujący
ZAMKNIJ close

Alerty

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 18 stycznia 2011 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

(ostatnia zmiana: Dz.U. z 2011 r., Nr 27, poz. 140)  

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 1.[Zakres regulacji] 1. Rozporządzenie określa:

1) instrukcję kancelaryjną,

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt,

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej „instrukcją archiwalną”,

dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy, zwanych dalej „podmiotami”.

2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kierowniku podmiotu, należy przez to rozumieć, odpowiednio, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), przewodniczącego zarządu związku międzygminnego, starostę, marszałka województwa, wojewodę oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki.

3. W stosunku do organów stanowiących gminy, powiatu i województwa zadania w zakresie postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych realizują odpowiednie podmioty i kierownicy tych podmiotów.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 2.[Definicje] Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:

1) akta sprawy – dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

2) archiwista – realizującego zadania archiwum zakładowego pracownika podmiotu;

3) kierownik komórki organizacyjnej – osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

4) komórka organizacyjna – wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy;

5) metadane – zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

6) odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

7) pismo – wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

8) prowadzący sprawę – osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;

9) przesyłka – dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.2) );

10) skład chronologiczny – uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD;

11) skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej;

12) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

13) system EZD – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

14) system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

15) teczka aktowa – materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 3.[Instrukcja kancelaryjna] Instrukcja kancelaryjna, określająca szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiotach, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 4.[Wykaz akt] 1. Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

2. Wykaz akt dla:

1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia;

2) organów powiatu i starostw powiatowych stanowi załącznik nr 3 [1] do rozporządzenia;

3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia;

4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.

3. Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań.

4. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

5. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.

6. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

7. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”.

8. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:

1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od „0” do „9”;

2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”;

3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”;

4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”.

9. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez podmioty do dodania nowych klas.

10. Na opis klasy w wykazie akt składają się:

1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 8;

2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;

3) w przypadku klas końcowych – kategoria archiwalna, o której mowa w ust. 7.

11. Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 5.[Instrukcja archiwalna] Instrukcja archiwalna, określająca organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym, stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 6.[Dokumentacja spraw niezakończonych] 1. Z dokumentacją spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia postępuje się następująco:

1) sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy albo

2) zakłada się nową sprawę, stosując odpowiednio § 28 ust. 3 lub § 55 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej.

2. Wyboru, o którym mowa w ust. 1, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację do archiwum zakładowego.

3. W przypadku gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.

4. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie rozporządzenia nie została w podmiotach zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie wykazów akt stanowiących odpowiednio załączniki nr 2–5 do rozporządzenia.

5. Do dokumentacji elektronicznej odzwierciedlającej przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia w systemie EZD spełniającym wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy, oraz do dokumentacji nieelektronicznej powiązanej z tą dokumentacją elektroniczną, w sposób uwzględniający wymagania § 1 ust. 9 i 10 instrukcji kancelaryjnej, stosuje się przepisy rozporządzenia.

6. System EZD, o którym mowa w ust. 5, niespełniający wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych wymogów w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

7. Jeżeli dotychczas stosowany w podmiocie system teleinformatyczny wymusza stosowanie określonej konstrukcji znaku sprawy lub separatora, można stosować tę konstrukcję, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

8. Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w archiwum zakładowym przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zachowują ważność.

9. Lokal archiwum zakładowego niespełniający wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych wymogów w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 7.[Stosowanie przepisów rozporządzenia] Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 8.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.3)

1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166, poz. 1317 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 47, poz. 278 i Nr 182, poz. 1228.

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228.

3) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone: rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073, z 1999 r. Nr 103, poz. 1192 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1244), rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z 1999 r. Nr 102, poz. 1187 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1243) i rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127, poz. 885), które utraciły moc z dniem 1 stycznia 2011 r. na podstawie art. 15 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230), oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109 oraz z 1999 r. Nr 112, poz. 1320), które utraciło moc z dniem 2 kwietnia 2010 r. na podstawie art. 81 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230).

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

Załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r. (poz. 67)

Załącznik nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SPIS TREŚCI:

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Rozdział 2

Czynności kancelaryjne w systemie EZD

Rozdział 3

Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

Rozdział 4

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

Załączniki do instrukcji

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:

1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz

2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

2. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD.

3. Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.

4. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.

5. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

6. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje się, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu;

2) szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:

a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez ten podmiot,

b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi – w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;

3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

7. Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco:

1) zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych akt spraw, albo

2) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

8. Wyboru, o którym mowa w ust. 7, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację archiwiście.

9. Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.

10. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.

§ 2. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.

2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.

3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się archiwiście.

§ 3. W podmiocie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.

§ 4. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

1) tworzącą akta spraw;

2) nietworzącą akt spraw.

§ 5. 1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie.

6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

7. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 6, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2011, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;

5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

8. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.JK2, gdzie „JK2” jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.

9. Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego minus w następujący sposób: AB-C-V.123.78.2011.JK2, gdzie „AB-C-V” jest oznaczeniem komórki organizacyjnej.

§ 6. 1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;

5) listy obecności;

6) karty urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.

§ 7. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:

1) akceptacja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;

2) dekretacja – adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

3) dekretacja zastępcza – adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;

4) komórka merytoryczna – komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;

5) naturalny dokument elektroniczny – dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;

6) pieczęć wpływu – odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników;

7) punkt kancelaryjny – komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek;

8) rejestr – narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport;

9) rejestr przesyłek wpływających – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez podmiot, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla całego podmiotu;

10) rejestr przesyłek wychodzących – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego podmiotu;

11) rejestr pism wewnętrznych – raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu;

12) spis spraw – narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.

§ 8. 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

§ 9. 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.

4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.

5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Rozdział 2

Czynności kancelaryjne w systemie EZD

§ 10. W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) wykonywania dekretacji;

3) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;

4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;

5) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

§ 11. 1. Użytkownikami systemu EZD mogą być wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych.

2. Użytkownicy systemu EZD mają dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do wykonywanych obowiązków służbowych.

§ 12. Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności, z zastrzeżeniem § 33 ust. 1 i § 34 ust. 3.

§ 13. 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

7. Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa część A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

§ 14. 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

§ 15. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

§ 16. 1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

2. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

3. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany w przypadku przesyłki w postaci papierowej przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. W innym przypadku sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.

§ 17. 1. Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, o którym mowa w § 13 ust. 6, w przypadku, gdy:

1) istnieje możliwość otwarcia koperty – na pierwszej stronie pisma;

2) nie ma możliwości otwarcia koperty – na kopercie.

2. Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych.

3. Dopuszcza się, z uwzględnieniem wymogu, o którym mowa w ust. 2, nanoszenie na przesyłkę identyfikatora przeznaczonego do odczytywania maszynowego.

4. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

1) rozmiar strony (na przykład A3 i większe);

2) dużą liczbę stron;

3) treść, formę lub postać.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.

6. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4.

7. Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;

3) może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

8. System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.

9. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

10. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.

§ 18. 1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c) pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b ustawy.

6. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

§ 19. 1. Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwaną dalej „ESP”, dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwane dalej „UPO”.

§ 20. 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.

3. Pisma na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.

5. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.

6. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

§ 21. 1. Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.

2. Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.

3. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.

4. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego.

5. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD.

6. Przekazanie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2, jest realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie.

7. Po zakończeniu sprawy:

1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;

2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych.

8. Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których mowa w ust. 7, jest realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie.

§ 22. 1. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

2. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez:

1) włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wysłano, oraz termin zwrotu albo

2) odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy.

3. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której mowa w ust. 2.

§ 23. 1. Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.

2. Przesyłki na informatycznych nośnikach danych, o których mowa w § 20 ust. 4, przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek.

§ 24. 1. Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD.

2. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę właściwą do ich dekretacji.

3. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

4. W przypadku błędnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujący.

§ 25. 1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

§ 26. 1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 przesyłkę dołącza do akt sprawy, w przypadku określonym w ust. 1 pkt 2 na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt.

3. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

§ 27. 1. System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:

1) dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt,

b) datę utworzenia raportu,

c) oznaczenie komórki organizacyjnej,

d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) kolejny numer sprawy,

c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

d) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

g) datę wszczęcia sprawy,

h) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

i) imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę,

j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

2. System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:

1) dowolnie wybranych okresów chronologicznych;

2) dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego, jakiego rzędu jest to klasa.

§ 28. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej w sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy.

§ 29. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz

2) odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.

§ 30. 1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

2. Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.

§ 31. 1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w systemie EZD:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) wiadomości poczty elektronicznej, o których mowa w § 18 ust. 2 pkt 2;

4) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 32 ust. 5, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

2. Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek lub pism włączonych do akt sprawy, w tym:

1) nadaje sprawie tytuł;

2) wpisuje do systemu EZD metadane dla przesyłek lub pism, o których mowa w ust. 1 pkt 2‑4, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części C załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

3) uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

4) wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części B załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

3. Zestaw metadanych opisujących sprawę określa część D załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

§ 32. 1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa.

3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;

2) ustnie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

§ 33. 1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.

§ 34. 1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;

2) podpisanie odręczne wydruku.

2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

3. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 3.

5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.

6. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

§ 35. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane:

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;

2) przez punkt kancelaryjny;

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

§ 36. Punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki:

1) odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;

2) przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

§ 37. Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

§ 38. 1. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

2. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

3. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

Rozdział 3

Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

§ 39. 1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:

1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;

2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;

3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;

4) przesyłania przesyłek;

5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.

3. Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.

4. W przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania, o których mowa w § 1 ust. 5, do realizowania czynności, o których mowa w ust. 2, za wystarczający uznaje się system EZD.

§ 40. 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:

1) liczby porządkowej;

2) daty wpływu przesyłki do podmiotu;

3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna;

5) daty widniejącej na przesyłce;

6) znaku występującego na przesyłce;

7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 43, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;

8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;

9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

4. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1) sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 3;

2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone w ust. 3, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust. 3.

§ 41. 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

§ 42. 1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.

3. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

4. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

§ 43. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

§ 44. 1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c) pozostałe.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

§ 45. 1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

§ 46. 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z § 42, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

§ 47. 1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;

2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających.

3. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

4. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji”), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

5. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

§ 48. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób oraz przekazania w sposób przyjęty w danym podmiocie. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.

§ 49. Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.

§ 50. 1. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.

2. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

§ 51. 1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

§ 52. 1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.

4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

§ 53. 1. Spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym zawiera następujące dane:

1) odnoszące się do całego spisu:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,

b) oznaczenie komórki organizacyjnej,

c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie:

a) liczbę porządkową,

b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę wszczęcia sprawy,

g) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.

2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.

3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.

4. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).

7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

§ 54. 1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

3. Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.

§ 55. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku sprawy........”, i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

§ 56. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;

2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;

3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

§ 57. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) pisma przesłane za pomocą telefaksu;

4) wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 44 ust. 3 i 4, § 45 ust. 3 i § 46 ust. 2;

5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 58 ust. 7, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

§ 58. 1. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

2. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania.

3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:

1) w postaci papierowej albo

2) w postaci elektronicznej.

4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.

6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

7. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;

2) ustnie.

8. W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust. 6.

§ 59. 1. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.

2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:

1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;

2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).

§ 60. 1. Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez punkt kancelaryjny.

2. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym.

3. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.

4. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.

§ 61. 1. Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje:

1) liczbę porządkową;

2) datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu;

3) nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (na przykład urzędy gmin, szkoły podstawowe);

4) znak sprawy wysyłanego pisma;

5) sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP).

2. Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1) sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;

2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust. 1, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1.

§ 62. 1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1) pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej – na środku u góry;

2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw – po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B – również okresu przechowywania dokumentacji – po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce – na środku;

5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego – po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce – rokiem najpóźniejszego pisma w teczce – pod tytułem;

6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek – pod rocznymi datami skrajnymi.

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 53:

1) ust. 5 – tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;

2) ust. 6 – tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

3) ust. 7 – zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

§ 63. 1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.

3. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie.

4. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

Rozdział 4

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

§ 64. 1. W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności podmiotu lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu, kierownik podmiotu zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego.

2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe.

3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z odpowiednio § 28 ust. 3 i § 55 ust. 3.

4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

Załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej

A – Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą
(zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposób zapisu

Wymaga-
lność*

Powta
rzalność

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki, w tym:

tak

1a

nazwa podmiotu niebędącego osobą fizyczną

tekst

wymagane, jeżeli nie określono 1b

nie

1b

nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion

wymagane, jeżeli nie określono 1a

nie

2

Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym:

nie

2a

kod pocztowy

tekst

opcjonalne

nie

2b

miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

wymagane

nie

2c

ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

2d

budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

2e

lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

2f

skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)

tekst

opcjonalne

nie

2g

kraj

tekst

wymagane

nie

2h

e-mail (adres poczty elektronicznej)

tekst

opcjonalne

tak

3

Data widniejąca na piśmie

data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;
dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

wymagane

nie

4

Data nadania przesyłki

data w formacie
RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfr dnia;
dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

opcjonalne

nie

5

Data wpływu przesyłki

data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia

wymagane

nie

6

Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie)

Data i czas w formacie
RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30

wymagane

nie

7

Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)

tekst

opcjonalne

tak

8

Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu

tekst bez spacji i znaków:
( \ ) – ukośnik lewy
( / ) – ukośnik prawy
( * ) – gwiazdka
( ? ) – znak zapytania
( : ) – dwukropek
( = ) – znak równości
( , ) – przecinek
( ; ) – średnik

wymagane

nie

9

Tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)

tekst

wymagane

nie

10

Dostęp – określenie dostępu

możliwe wartości:
publiczny – dostępny w całości,
publiczny – dostępny częściowo,
niepubliczny

wymagane

nie

11

Liczba załączników

liczba naturalna

opcjonalne

nie

12

Format

tekst – nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu

wymagane dla dokumentów elektronicznych

nie

13

Uwagi – dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (na przykład skan tylko 1 strona – razem ponad 500 stron, załącznik – kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD)

tekst

opcjonalne

tak

14

Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/
documents/dcmi-type-
vocabulary/
zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy

możliwe wartości:
Collection (nieuporządkowany zbiór danych),
Dataset (uporządkowany zbiór danych),
MovingImage (obraz ruchomy),
PhysicalObject (obiekt fizyczny),
Software (oprogramowanie),
Sound (dźwięk),
StillImage (obraz nieruchomy),
Text (tekst) – oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text

wymagane

nie

15

Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)

tekst

opcjonalne

nie

16

Znak nadany przesyłce przez podmiot odpowiedzialny za jej treść

tekst

wymagane, jeżeli jest

nie

B – Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą
(zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposób zapisu

Wyma-
galność*

Powta-
rzalność

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki, w tym

tak

1a

imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 30 ust. 1, akceptacja pisma, o której mowa w § 12)

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane

nie

1b

stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a

tekst
(zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane

nie

2

Oznaczenie adresata, w tym:

tak

2a

nazwa podmiotu niebędącego osobą fizyczną

tekst

wymagane, jeżeli nie określono 2b

nie

2b

nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion

wymagane, jeżeli nie określono 2a

nie

3

Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym:

nie

3a

kod pocztowy

tekst

opcjonalne

nie

3b

miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

wymagane

nie

3c

ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

3d

budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

3e

lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

3f

skrytka pocztowa
(nr skrytki w urzędzie pocztowym)

tekst

opcjonalne

nie

3g

kraj

tekst

wymagane

nie

3h

e-mail (adres poczty elektronicznej)

tekst

opcjonalne

tak

4

Data widniejąca na piśmie

data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

wymagane

nie

5

Data nadania przesyłki

data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

opcjonalne

nie

6

Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)

tekst

opcjonalne

tak

7

Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu

tekst bez spacji i znaków:
( \ ) – ukośnik lewy
( / ) – ukośnik prawy
( * ) – gwiazdka
( ? ) – znak zapytania
( : ) – dwukropek
( = ) – znak równości
( , ) – przecinek
( ; ) – średnik

wymagane

nie

8

Tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)

tekst

wymagane

nie

9

Dostęp – określenie dostępu

możliwe wartości:
publiczny – dostępny w całości,
publiczny – dostępny częściowo, niepubliczny

wymagane

nie

10

Liczba załączników

liczba naturalna

opcjonalne

nie

11

Format

tekst – nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu

wymagane dla dokumentów elektronicznych

nie

12

Uwagi – dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki

tekst

opcjonalne

tak

13

Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary)
http://dublincore.org/
documents/dcmi-type-
vocabulary/
zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy

możliwe wartości:
Collection (nieuporządkowany zbiór danych),
Dataset (uporządkowany zbiór danych),
MovingImage (obraz ruchomy),
PhysicalObject (obiekt fizyczny),
Software (oprogramowanie),
Sound (dźwięk),
StillImage (obraz nieruchomy),
Text (tekst) – oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text

wymagane

nie

14

Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)

tekst

wymagane

nie

C – Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami

(zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposób zapisu

Wymagalność*

Powtarza-
lność

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść

tak

1a

imię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 30 ust. 1, przygotowanie notatki, opinii, stanowiska, o których mowa w § 8 ust. 2, akceptacja pisma, o której mowa w § 12)

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane

nie

1b

stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a

tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane

nie

2

Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)

data i czas w formacie
RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30

wymagane

nie

3

Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, notatka, opinia, prezentacja itd.)

tekst

opcjonalne

tak

4

Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu

tekst bez spacji i znaków:
( \ ) – ukośnik lewy
( / ) – ukośnik prawy
( * ) – gwiazdka
( ? ) – znak zapytania
( : ) – dwukropek
( = ) – znak równości
( , ) – przecinek
( ; ) – średnik

wymagane

nie

5

Tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)

tekst

wymagane

nie

6

Dostęp – określenie dostępu

możliwe wartości:
publiczny – dostępny w całości,
publiczny – dostępny częściowo,
niepubliczny

wymagane

nie

7

Format

tekst – nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu

wymagane dla dokumentów elektronicznych

nie

8

Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary)
http://dublincore.org/
documents/dcmi-type-
vocabulary/
zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust.2a ustawy

możliwe wartości:
Collection (nieuporządkowany zbiór danych),
Dataset (uporządkowany zbiór danych),
MovingImage (obraz ruchomy),
PhysicalObject (obiekt fizyczny),
Software (oprogramowanie),
Sound (dźwięk),
StillImage (obraz nieruchomy),
Text (tekst) – oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text

wymagane

nie

D-Struktura metadanych opisujących sprawę
(zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposób zapisu

Wymagalność*

Powta-
rzalność

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść

tak

1a

imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane, jeżeli nie określono 1b

nie

1b

imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane, jeżeli nie określono 1a

tak

2

Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)

data i czas w formacie
RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30

wymagane

nie

3

Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika)

data i czas w formacie
RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, na przykład 1997-07-16

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy

nie

4

Znak sprawy
(zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt)

zgodnie z zasadami określonymi w § 5

wymagane

nie

5

Tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (na przykład przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na ..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości)

tekst

wymagane

nie

6

Dostęp – określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy)

możliwe wartości:
publiczny – dostępny w całości,
publiczny – dostępny częściowo, niepubliczny

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy

nie

7

Format

ustalona wartość „Multipart/Header-Set”

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy

nie

8

Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary)
http://dublincore.org/
documents/dcmi-type-vocabulary/
zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy

ustalona wartość:
Collection (nieuporządkowany zbiór danych)

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy

nie

* Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe.

Załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu

Minimalna rozdzielczość

Minimalna ilość bitów na piksel

Zalecany format

Kompresja

teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia*) , format A4 do A3

150 dpi

1 bit (czarno-białe)

wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

CCITT G4 lub inna bezstratna

rękopisy A4 do A3

200 dpi

8-bitowa skala szarości

wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub inna bezstratna

fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno)

2500 pikseli na dłuższym boku

8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit

JPG

≥50%

teksty drukowane – czarno-białe, mniejsze niż A4

1600 pikseli na dłuższym boku lub
200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)

1 bit

wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

CCITT G4 lub inna bezstratna

rękopisy mniejsze niż A4

1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)

8-bitowa skala szarości

wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub inna bezstratna

materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy)

200 dpi

Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości

JPG

DJVU

≥50%

teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie**)

200 dpi

8 bit – kolor

wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub
inna
bezstratna

fotografia kolorowa

2500 pikseli na dłuższym boku

24 bit – kolor

JPG

≥50%

*) To znaczy, że kolor nie ma znaczenia dla zrozumienia treści, na przykład gdy cały tekst jest w jednym kolorze, a jedynie nagłówki, stopki, pieczątki, podpisy itp. są w innym kolorze.

**) Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki itp.

Załącznik nr 2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW GMINY1) I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH ORAZ URZĘDÓW OBSŁUGUJĄCYCH TE ORGANY I ZWIĄZKI

SPIS
KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0

ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA

00

Organy kolegialne i jednoosobowe

01

Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole

02

Udział gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski gminy

03

Współdziałanie gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą

04

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej

05

Reprezentacja i promowanie gminy

06

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych

07

Legislacja, obsługa prawna gminy i jej jednostek organizacyjnych

1

ZARZĄDZANIE URZĘDAMI OBSŁUGUJĄCYMI ORGANY GMINY I ZWIĄZKI MIĘDZYGMINNE

10

Udział w posiedzeniach organów kolegialnych gminy

11

Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach

12

Zbiory aktów normatywnych

13

Informatyzacja

14

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

15

Skargi, wnioski, petycje oraz postulaty i inicjatywy obywateli

16

Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna

17

Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

2

SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ GMINĘ I JEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE

20

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych

21

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów gminy i kierowników podmiotów

22

Ewidencja osobowa

23

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy

24

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

25

Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych gminy

26

Gospodarka materiałowa

27

Zamówienia publiczne

3

FINANSE GMINY ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY

30

Planowanie i realizacja budżetu

31

Dochody, podatki i opłaty

32

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

4

KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

40

Kultura

41

Zabytki

42

Kultura fizyczna

43

Turystyka i wypoczynek

44

System oświaty

5

WYBORY, REFERENDA, SPISY POWSZECHNE, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, STAN CYWILNY, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO

50

Wybory i referenda, spisy powszechne

51

Stowarzyszenia i fundacje

52

Działalność organizacji pożytku publicznego

53

Sprawy społeczne i obywatelskie

54

Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami

55

Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne

6

KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

60

Kształtowanie i ochrona środowiska

61

Gospodarowanie zasobami przyrody

62

Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem

63

Ochrona wód i gospodarowanie wodami

64

Ochrona powierzchni ziemi

65

Gospodarowanie złożami i kopalinami

66

Geodezja i kartografia

67

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa

68

Gospodarowanie nieruchomościami

7

GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ OCHRONA PRAW KONSUMENCKICH

70

Gospodarka komunalna

71

Gospodarowanie budynkami, mieszkaniami i lokalami

72

Drogownictwo i system komunikacyjny

73

Wspieranie gospodarki i rynku pracy

74

Ochrona praw konsumenckich

8

OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA

80

Ochrona zdrowia

81

Pomoc społeczna

82

Obsługa świadczeń w zakresie pomocy społecznej

83

Obsługa pozostałych świadczeń

84

Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

Symbole klasyfikacyjne

Hasło klasyfikacyjne

Ozna-
czenie
kate-
gorii archi-
walnej

Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego

I

II

III

IV

1

2

3

4

5

6

7

0

ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA

00

Organy kolegialne i jednoosobowe gminy

000

Rada gminy

0000

Organizacja pracy rady gminy

A

między innymi regulaminy

0001

Planowanie i sprawozdawczość z prac rady gminy

A

w tym korespondencja

0002

Sesje rady gminy

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

0003

Wnioski i interpelacje radnych

A

w tym rejestr i odpowiedzi

0004

Przewodniczący rady gminy

A

między innymi korespondencja kierowana do i od przewodniczącego

0005

Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do rady gminy oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami

A

w tym rejestr i odpowiedzi

0006

Projekty uchwał rady gminy

A

proces ich przygotowania i uzgadniania

0007

Uchwały rady gminy

A

w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasach 0711

0008

Realizacja uchwał rady gminy i jej monitorowanie

A

001

Komisje, zespoły i inne organy kolegialne rady gminy

0010

Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

0011

Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

0012

Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

0013

Projekty uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

0014

Uchwały komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

w tym ich rejestr

0015

Realizacja uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

002

Organy uchwałodawcze jednostek pomocniczych gminy

0020

Organizacja pracy organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych gminy

A

0021

Posiedzenia (zebrania) organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych gminy

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

003

Młodzieżowa rada gminy i inne rady utworzone przez radę gminy

0030

Wybory do młodzieżowej rady gminy

BE5

0031

Prace młodzieżowej rady gminy

A

0032

Wybory do innych rad utworzonych przez radę gminy

BE5

0033

Prace innych rad utworzonych przez radę gminy

A

004

Obsługa radnych gminy

0040

Wygaśnięcie mandatu radnego

A

0041

Kluby radnych gminy

A

0042

Sprawy osobowe radnych gminy

BE5

0043

Oświadczenia majątkowe radnych gminy lub o członkach ich rodzin

B6

0044

Inne oświadczenia radnych gminy lub o członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

0045

Podnoszenie kompetencji radnych gminy

BE5

między innymi szkolenia, seminaria

005

Wójt (burmistrz, prezydent) jako organ gminy

0050

Zbiór zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy

A

W tym ich rejestry; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasach 0711

0051

Realizacja zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy

A

0052

Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy

A

pozostałe upoważnienia przy klasie 077

0053

Kolegium wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały; słowo „kolegium” można zastąpić odpowiednią, dla danej gminy nazwą

0054

Patronat wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

0055

Narady wójta (burmistrza, prezydenta miasta) z sołtysami

A

0056

Spotkania wójta (burmistrza, prezydenta miasta) z mieszkańcami

A

0057

Sprawozdawczość z działalności wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

0058

Wygaśnięcie mandatu wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

006

Zawieszenie organów gminy (zarząd komisaryczny)

A

007

Działania interwencyjne organów administracji rządowej w ramach nadzoru nad organami gminy

A

01

Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole

010

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działań w zakresie podziału terytorialnego, organizacji, ustalania herbów, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli

A

011

Podział terytorialny

0110

Tworzenie, łączenie i znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany ich granic

A

między innymi projektowanie, wnioskowanie, opiniowanie

0111

Tworzenie, łączenie i znoszenie sołectw, dzielnic itp. oraz zmiany ich granic

A

0112

Nadawanie statusu miasta

A

0113

Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych

A

012

Organizacja gminy

0120

Statut gminy i jego zmiany, statuty jednostek pomocniczych oraz inne sprawy z zakresu ich organizacji

A

0121

Organizacja (w tym tworzenie, likwidacja) urzędów obsługujących organy gminy

A

dotyczy między innymi statutów, regulaminów organizacyjnych, ich zmian, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowych regulacji wewnętrznych w sferze organizacyjnej, nadawania numeru NIP, REGON

0122

Organizacja jednostek organizacyjnych, stanowiących aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży

A

zadanie tylko powiatu
rodzaje dokumentacji i spraw jak przy klasie 0121

0123

Tworzenie, łączenie, przekształcanie i likwidacja samorządowych jednostek organizacyjnych oraz ich organizacja

A

innych niż wymienione przy klasach 0121 i 0122

0124

Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od gminy

BE5

dotyczy między innymi informacji czy materiałów przekazywanych do wiadomości czy zaopiniowania gminie

013

Herby, flagi, emblematy, insygnia, odznaczenia, medale lub inne symbole gminy i jej jednostek

A

ustalanie, zmiany, korespondencja uzgodnieniowa itp.

014

Systemy zarządzania jakością

0140

Wdrażanie systemu zarządzania jakością

A

0141

Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany

A

0142

Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

0143

Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

0144

Audyty jakości zewnętrzne

A

0145

Audyty jakości wewnętrzne

A

0146

Doskonalenie systemu zarządzania jakością

BE5

0147

Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością

B5

między innymi korespondencja porządkowa

015

Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania

A

02

Udział gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski gminy

020

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące udziału gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek oraz nadzoru właścicielskiego gminy

A

021

Udział gminy w tworzeniu związków międzygminnych, stowarzyszeń lub porozumień oraz ich organizacja i zmiany

A

022

Monitorowanie przez gminę działalności związków międzygminnych i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień

A

023

Nadzór właścicielski gminy

0230

Tworzenie przez gminę spółek i fundacji oraz ich likwidowanie

A

0231

Przystępowanie do spółek i fundacji

A

0232

Realizacja nadzoru właścicielskiego

A

03

Współdziałanie gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą

030

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi

A

031

Zawieranie i realizacja porozumień gminy z organami administracji państwowej lub samorządowej

A

032

Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań gminy i monitorowanie ich wykonania

A

033

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym

A

034

Działalność gminy w sprawach zagranicznych

0340

Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi

A

0341

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy gminy oraz jej jednostek organizacyjnych w sprawach zagranicznych

A

0342

Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli gminy

A

w tym programy, sprawozdania

0343

Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy

A

035

Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

0350

Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

A

0351

Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach

BE5

04

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej

040

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

041

Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych

A

042

Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

w tym ich audyt i kontrola

05

Reprezentacja i promowanie gminy

050

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania gminy

A

051

Honorowe obywatelstwo gminy

A

052

Nadawanie odznaczeń, medali lub innych tytułów przez gminę

A

053

Kontakty ze środkami publicznego przekazu

0530

Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne

A

0531

Konferencje prasowe i wywiady

A

0532

Monitoring środków publicznego przekazu

A

w tym wycinki prasowe

054

Promocja gminy w kraju i za granicą

0540

Strategie, programy i plany promocji gminy

A

0541

Własne akcje promocyjne i reklamowe gminy

A

0542

Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych

A

na przykład targi, festiwale

0543

Materiały promocyjne gminy i jej jednostek

A

między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie

0544

Materiały do serwisu internetowego

A

055

Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach

A

na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy)

056

Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie

B5

057

Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez

A

układ według tematów i wydarzeń

06

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych

z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu

060

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych

A

061

Strategie

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

062

Programy

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

063

Planowanie

0630

Planowanie na poziomie całej gminy

A

w tym korespondencja

0631

Planowanie na poziomie każdego urzędu lub jednostki organizacyjnej

A

w tym korespondencja

0632

Planowanie w komórkach organizacyjnych

BE5

064

Sprawozdawczość

0640

Sprawozdawczość na poziomie całej gminy

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0641

Sprawozdawczość na poziomie każdego urzędu i jednostki organizacyjnej

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0642

Sprawozdawczość statystyczna

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0643

Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0644

Meldunki i raporty sytuacyjne

BE5

065

Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja

A

066

Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych

A

inne niż w klasie 065; na przykład dla Prezydenta RP, Parlamentu, Premiera RP, wojewody itp.

07

Legislacja, obsługa prawna gminy i jej jednostek organizacyjnych

070

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące legislacji i obsługi prawnej

A

071

Akty prawa miejscowego

0710

Zbiór aktów prawa miejscowego

A

0711

Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego

A

w tym korespondencja

072

Legislacja

0720

Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących dotyczących samorządu terytorialnego

A

0721

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego

A

0722

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów aktów prawa miejscowego

A

0723

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne innych projektów aktów prawa

BE10

0724

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów dokumentów niemających charakteru aktu prawnego

BE10

073

Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami administracji publicznej

BE10

074

Opinie prawne na potrzeby gminy i jej jednostek organizacyjnych

BE10

075

Prowadzenie spraw sądowych

0750

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi

BE10

w tym repertoria

0751

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi

BE10

w tym repertoria

076

Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności

BE10

077

Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne

BE10

w tym ich rejestry; inne upoważnienia przy klasie 0052

1

ZARZĄDZANIE URZĘDAMI OBSŁUGUJĄCYMI ORGANY GMINY I ZWIĄZKI MIĘDZYGMINNE

10

Udział w posiedzeniach organów kolegialnych gminy

A

11

Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach

110

Posiedzenia kierownictwa urzędu

A

111

Komisje, zespoły, grupy robocze w urzędzie

A

powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac itp.

112

Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych

BE10

113

Narady (zebrania) pracowników

A

12

Zbiory aktów normatywnych

120

Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów

A

akty normatywne organów gminy przy klasach 0007, 0014, 0050

komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu

121

Zbiory aktów normatywnych obcych

BE10

13

Informatyzacja

130

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji

A

131

Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych

BE10

132

Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne

B10

133

Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania

1330

Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania

BE5

1331

Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych

A

1332

Ewidencja stosowanych systemów i programów

A

1333

Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów

BE5

1334

Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów

B10

134

Projektowanie i eksploatacja gminnych stron i portali internetowych

BE10

135

Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych

BE10

dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)

14

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

140

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

A

141

Informacje niejawne

1410

Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych oraz wykazu tych informacji dla poszczególnych klauzul

A

obsługa kancelaryjna przy klasach 1620-1623, akta postępowań sprawdzających przy klasie 218

1411

Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych

BE10

1412

Udostępnianie informacji niejawnych

BE10

142

Ochrona danych osobowych

BE10

143

Informacja publiczna

1430

Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej

A

1431

Udostępnianie informacji publicznej

BE5

144

Obsługa merytoryczna systemów powiadamiania mieszkańców gminy

A

15

Skargi, wnioski, petycje oraz postulaty i inicjatywy obywateli

150

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg, wniosków, petycji oraz postulatów i inicjatyw obywateli

A

151

Skargi i wnioski

1510

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)

A

w tym ich rejestr

1511

Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości

BE5

152

Petycje, postulaty i inicjatywy obywateli

A

16

Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna

160

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej

A

w tym dotyczące instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej

161

Obsługa kancelaryjna

1610

Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism

B5

1611

Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy

A

1612

Ewidencja druków ścisłego zarachowania

B10

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601

1613

Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków

A

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601

1614

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

162

Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne

1620

Rejestr teczek (rejestr klas końcowych)

A

1621

Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności

BE50

1622

Dziennik wykonanej dokumentacji

B10

1623

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych zawierającej informacje niejawne między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

163

Archiwum zakładowe

1630

Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

A

przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego

1631

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

A

1632

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

A

1633

Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym

B5

1634

Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym

BE5

w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii

1635

Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym

A

1636

Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym

BE10

1637

Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przejęcia dokumentacji

BE5

164

Zbiory biblioteczne w podmiotach

1640

Ewidencja zbiorów bibliotecznych

A

1641

Gromadzenie zbiorów bibliotecznych

BE5

między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana

1642

Udostępnianie zbiorów bibliotecznych

B5

17

Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

170

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań

A

171

Kontrole

1710

Kontrole zewnętrzne w podmiotach

A

1711

Kontrole przeprowadzane przez podmioty w jednostkach im podległych

A

1712

Kontrole wewnętrzne w podmiocie

A

1713

Udział podmiotów w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne

BE10

1714

Książka kontroli

BE5

172

Audyt

1720

Bieżące akta audytu

A

1721

Stałe akta audytu

A

173

Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

A

2

SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ GMINĘ I JEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE

20

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych

200

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

2000

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych

A

między innymi regulaminy pracy

2001

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

BE10

2002

Wykazy etatów

A

2003

Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań

A

2004

Umowy zbiorowe i ich negocjowanie

A

201

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

2010

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych

A

2011

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

BE10

21

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów gminy i kierowników podmiotów

210

Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy

B5

przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów

211

Konkursy na stanowiska

2110

Konkursy na stanowiska w urzędach

B5

akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111

2111

Konkursy na stanowiska w jednostkach podległych

B5

akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111

212

Obsługa zatrudnienia

2120

Obsługa zatrudnienia kierownictw urzędów oraz kierownictw jednostek podległych

BE5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2121

Obsługa zatrudnienia pracowników urzędów

B5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2122

Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników urzędów

B5

między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2123

Rozmieszczanie i wynagradzanie kierownictw jednostek podległych

B5

między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2124

Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

213

Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych

2130

Opiniowanie i ocenianie pracowników urzędów

BE5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

2131

Opiniowanie i ocenianie kierownictw jednostek podległych

BE5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

214

Staże, wolontariat, praktyki

2140

Staże zawodowe

BE10

2141

Wolontariat

BE10

2142

Praktyki

BE10

215

Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)

2150

Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne

B50

2151

Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne

B10

216

Nagradzanie, odznaczanie i karanie

2160

Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2161

Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2162

Karanie

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

2163

Postępowanie dyscyplinarne

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 111

217

Sprawy wojskowe osób zatrudnionych

BE10

218

Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa

BE20

między innymi akta postępowań sprawdzających

22

Ewidencja osobowa

220

Akta osobowe osób zatrudnionych

BE50

221

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

BE50

w tym programy i systemy teleinformatyczne

222

Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych

B5

223

Legitymacje służbowe

B5

224

Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

B5

23

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy

230

Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy

A

231

Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w pracy

A

232

Wypadki

2320

Wypadki przy pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

2321

Wypadki w drodze do pracy i z pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

233

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe

2330

Warunki szkodliwe

BE10

2331

Rejestr warunków szkodliwych

B40

2332

Choroby zawodowe

BE10

234

Czas pracy

2340

Dowody obecności w pracy

B3

2341

Absencje w pracy

B3

2342

Rozliczenia czasu pracy

B5

2343

Delegacje służbowe

B3

w tym ich ewidencja

2344

Ustalanie i zmiany czasu pracy

B3

235

Urlopy osób zatrudnionych

2350

Urlopy wypoczynkowe

B5

2351

Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp.

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

2352

Urlopy bezpłatne

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

236

Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji

B5

24

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

240

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych

2400

Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych

BE10

2401

Służba przygotowawcza

BE10

2402

Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach

BE10

w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych

2403

Dokształcanie pracowników

B5

studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych

241

Sprawy socjalno-bytowe

2410

Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

B5

2411

Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych

B5

2412

Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi

BE5

2413

Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

BE5

2414

Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy

B5

242

Ubezpieczenia społeczne

2420

Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego

B10

2421

Obsługa ubezpieczenia społecznego

B10

w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS

2422

Legitymacje ubezpieczeniowe

B5

2423

Dowody uprawnień do zasiłków

B5

2424

Emerytury i renty

B10

2425

Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp.

B10

243

Opieka zdrowotna

2430

Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej

BE10

2431

Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy

B10

25

Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych gminy

250

Administracja obiektami

2500

Przejmowanie obiektów na potrzeby urzędów i jednostek organizacyjnych gminy

A

2501

Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom

B5

2502

Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne

B5

251

Eksploatacja budynków i lokali przez urzędy i jednostki organizacyjne gminy

2510

Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń

B5

2511

Dokumentacja techniczna prac remontowych

B5

2512

Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń

B5

korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.

252

Podatki i opłaty publiczne

B10

253

Ubezpieczenia majątkowe

B10

między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

254

Ochrona mienia własnej jednostki

BE10

plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia

255

Ochrona przeciwpożarowa

BE10

instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp.

26

Gospodarka materiałowa

260

Zaopatrzenie

2600

Źródła zaopatrzenia

B5

zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa

2601

Zaopatrzenie materiałowe

B5

261

Obsługa materiałowa środków rzeczowych

2610

Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych

B10

dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe

2611

Ewidencja środków trwałych i nietrwałych

B10

2612

Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników

B10

2613

Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B10

2614

Konserwacja i remonty środków trwałych

B5

2615

Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych

B5

262

Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)

B5

263

Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna

2630

Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich

B5

2631

Ewidencja środków transportu

B10

2632

Eksploatacja własnych środków transportowych

B5

karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży i myjni

2633

Użytkowanie obcych środków transportowych

B5

zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów

2634

Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych)

B10

w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności

2635

Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej

BE10

27

Zamówienia publiczne

270

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych

A

271

Dokumentacja zamówień publicznych

B5

272

Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych

B10

3

FINANSE GMINY ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY

30

Planowanie i realizacja budżetu

300

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu

A

301

Wieloletnia prognoza finansowa

A

302

Planowanie budżetu gminy

3020

Przygotowanie projektu budżetu gminy

BE5

między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia

3021

Budżet gminy i jego zmiany

A

3022

Opiniowanie budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową

A

3023

Informacja o stanie mienia komunalnego

A

3024

Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu

BE5

3025

Propozycje organów jednostek pomocniczych gminy dotyczące rozdysponowania środków budżetowych

A

3026

Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany

BE10

303

Realizacja budżetu

3030

Układ wykonawczy budżetu gminy

A

3031

Przekazywanie środków finansowych dla urzędów, ich komórek i jednostek organizacyjnych gminy

B5

3032

Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji

B5

w tym z urzędami skarbowymi

3033

Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji

B5

3034

Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

3035

Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu

A

3036

Rewizja budżetu i jego bilansu

A

3037

Realizacja budżetów komórek organizacyjnych

BE10

304

Finansowanie

3040

Finansowanie działalności urzędów i jednostek organizacyjnych gminy

B5

3041

Finansowanie inwestycji

BE5

3042

Finansowanie remontów

B5

305

Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych

3050

Obsługa finansowa funduszy i środków dodatkowych

B5

3051

Obsługa finansowa pożyczek i kredytów

B5

3052

Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi

B5

3053

Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat

3054

Gospodarka pozabudżetowa

B5

306

Emitowanie obligacji

3060

Emitowanie obligacji na terenie kraju

BE5

3061

Emitowanie obligacji za granicą

BE5

31

Dochody, podatki i opłaty

310

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji

A

311

Zobowiązania podatkowe

3110

Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

3111

Rejestry podatkowe, ewidencje i wykazy w tym zakresie

B10

312

Podatki i ich wymiary

3120

Podatek od nieruchomości

B10

3121

Podatek rolny

B10

3122

Podatek leśny

B10

3123

Łączne zobowiązanie podatkowe rolników

B10

3124

Podatek od środków transportowych

B10

3125

Podatek od osób fizycznych

B10

3126

Podatek od spadków i darowizn

B10

3127

Łączne zobowiązanie podatkowe dla osób niebędących rolnikami

B10

313

Opłaty

3130

Opłata skarbowa

B10

3131

Opłata eksploatacyjna

B10

3132

Opłata targowa

B10

3133

Opłata ewidencyjna CEPiK

B10

3134

Opłata adiacencka

B10

3135

Opłata miejscowa

B10

3136

Opłaty za zarząd gruntami i za ich użytkowanie

B10

3137

Opłata administracyjna

B10

3138

Opłata od posiadania psów

B10

314

Zaświadczenia

3140

Zaświadczenia w sprawach podatkowych

B5

3141

Zaświadczenia w sprawach opłat

B5

315

Inne dochody gminy

3150

Dochody z majątku gminy

B5

3151

Odsetki

B5

3152

Dochody z majątku Skarbu Państwa

B5

3153

Dotacje

B5

3154

Subwencje

B5

316

Egzekucja i windykacja

3160

Egzekucja administracyjna prowadzona przez podmiot

B5

3161

Egzekucja administracyjna prowadzona przez inne organy egzekucyjne

B5

3162

Windykacja należności

B5

3163

Kontrole podatkowe przeprowadzane przez przedstawicieli gminy u podatników

BE10

317

Opłaty i inkaso sołtysów

B5

32

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

320

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

3200

Polityka rachunkowości i plany kont

A

w tym jej projekty, uzgodnienia

3201

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

A

321

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy

3210

Obrót gotówkowy

B5

plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych

3211

Obrót bezgotówkowy

B5

wyciągi bankowe, przelewy

3212

Depozyty kasowe, obsługa wadium

B5

322

Księgowość

3220

Dowody księgowe

B5

3221

Dokumentacja księgowa

B5

3222

Rozliczenia

B5

rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty

3223

Ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

3224

Uzgadnianie sald

B5

3225

Kontrole i rewizje kasy

B5

3226

Zobowiązania, poręczenia

B5

3227

Księgowość materiałowo-towarowa

B5

3228

Obsługa księgowa w zakresie VAT

B10

323

Rozliczenia płac i wynagrodzeń

3230

Dokumentacja płac i potrąceń z płac

B5

3231

Listy płac

B50

3232

Kartoteki wynagrodzeń

B50

3233

Wypłaty diet radnym

B10

3234

Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego

B5

3235

Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne

B50

3236

Deklaracje na PFRON

B5

3237

Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac

B50

324

Inwentaryzacja

3240

Wycena i przecena

B10

3241

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5

325

Dyscyplina finansowa

3250

Interwencje Głównego Księgowego

A

3251

Inne sprawy nadzoru finansowego

BE5

4

KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

40

Kultura

400

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury

A

401

Programy rozwoju kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego

A

402

Rejestracja instytucji kultury i monitorowanie ich działalności

A

403

Mecenat nad działalnością kulturalną

A

404

Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości, obchodów

w tym obchodów rocznic narodowych

4040

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych

A

4041

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych

A

41

Zabytki

410

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków

A

411

Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie

A

412

Ochrona zabytków

4120

Zabytki nieruchome

A

w tym gminna ewidencja zabytków nieruchomych

4121

Zabytki ruchome

A

4122

Zgłaszanie o odkryciach lub ujawnieniach przedmiotów zabytkowych

A

4123

Współdziałanie z wojewódzkim konserwatorem zabytków i otrzymywanie informacji z rejestrów zabytków

BE10

4124

Przejmowanie w zarząd obiektu zabytkowego

A

4125

Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku

A

4126

Znakowanie obiektów zabytkowych

A

zadanie tylko powiatu

413

Społeczni opiekunowie zabytków

BE10

zadanie tylko powiatu

414

Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci

A

415

Parki kulturowe

A

między innymi sprawy utworzenia parku, planu jego ochrony

416

Popularyzacja i upowszechnianie wiedzy o zabytkach

A

42

Kultura fizyczna

420

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury fizycznej

A

421

Programy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

422

Prowadzenie ewidencji i rejestrów oraz dokumentacji jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kulturę fizyczną

4220

Kluby sportowe, związki sportowe, stowarzyszenia kultury fizycznej

A

zadanie tylko powiatu

4221

Uczniowskie kluby sportowe

A

4222

Stowarzyszenia kultury fizycznej nieprowadzące działalności gospodarczej

A

zadanie tylko powiatu

4223

Obiekty sportowe i rekreacyjne

A

zadanie tylko powiatu

423

Opieka nad sportowcami oraz działalnością sportową

BE10

w tym stypendia

424

Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej

BE10

425

Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych

BE10

426

Wspieranie jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kulturę fizyczną

BE10

43

Turystyka i wypoczynek

430

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu turystyki i wypoczynku

A

431

Programy rozwoju turystyki i wypoczynku oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

432

Organizacja informacji turystycznej

BE10

433

Wyznaczanie szlaków turystycznych i tras rowerowych

A

434

Wspieranie działalności w zakresie turystyki i wypoczynku

BE10

44

System oświaty

440

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty

A

441

Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

442

System oświaty publicznej

4420

Ustalanie sieci przedszkoli publicznych

A

4421

Ustalanie sieci szkół publicznych oraz granic ich obwodów

A

4422

Uzyskiwanie zezwoleń na założenie szkoły lub placówki publicznej

A

4423

Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych

A

4424

Nadzór nad działalnością szkół i placówek oświatowych

A

w tym arkusze organizacyjne szkół

443

Szkoły niepubliczne

4430

Prowadzenie ewidencji szkół niepublicznych

A

w tym procedura dokonywania wpisu, wykreślenia

4431

Wspieranie szkół niepublicznych

BE10

między innymi przekazywanie dotacji

444

System informacji oświatowej

A

445

Organizacja i realizacja zadań z zakresu nauczania i wychowania

4450

Realizacja obowiązku nauki oraz sprawy rekrutacji do szkół

BE10

4451

Kierowanie dzieci do szkół specjalnych lub ośrodków poza granicami powiatu

B10

zadanie tylko powiatu

4452

Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna

B10

4453

Dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych

B10

4454

Pomoc psychologiczno-pedagogiczna i klasy integracyjne

BE10

4455

Olimpiady i konkursy edukacyjne

BE10

446

Wspieranie uczniów

4460

Programy pomocy materialnej dla uczniów

A

4461

Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom

B5

4462

Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom

B5

4463

Pomoc materialna uczniom o charakterze motywacyjnym

BE5

4464

Dowóz uczniów do szkół

BE5

447

Rozwój zawodowy nauczycieli

4470

Awans zawodowy nauczycieli

BE50

4471

Wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli

BE5

4472

Nagradzanie i wyróżnianie nauczycieli

BE10

448

Sprawy nauczycieli

4480

Realizacja i wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych nauczycieli

BE5

4481

Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli

A

5

WYBORY, REFERENDA, SPISY POWSZECHNE, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, STAN CYWILNY, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO

50

Wybory i referenda, spisy powszechne

500

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów, spisów powszechnych

A

501

Rejestry i spisy wyborców

5010

Prowadzenie i obsługa rejestru wyborców

BE5

5011

Spisy wyborców

B5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

5012

Udostępnianie danych z rejestru i spisów wyborców

B5

502

Obsługa organizacyjna wyborów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

503

Obsługa organizacyjna referendów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

504

Obsługa spisów powszechnych

5040

Gminne biura spisowe

BE5

5041

Rachmistrze spisowi

B5

5042

Nadzorowanie prac spisowych

BE5

5043

Popularyzacja spisów powszechnych

BE5

51

Stowarzyszenia i fundacje

zadanie tylko powiatu

510

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru nad stowarzyszeniami i fundacjami

A

zadanie tylko powiatu

511

Monitorowanie działalności stowarzyszeń

A

zadanie tylko powiatu

512

Monitorowanie działalności stowarzyszeń zwykłych

A

zadanie tylko powiatu

513

Monitorowanie działalności fundacji

A

zadanie tylko powiatu w tym dokumentacja przekazywana z sądu, czy fundacji

514

Udostępnianie jednostkom zewnętrznym i osobom fizycznym informacji dotyczących działalności stowarzyszeń i fundacji

BE5

zadanie tylko powiatu

52

Działalność organizacji pożytku publicznego

520

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności organizacji pożytku publicznego

A

521

Gminna Rada Działalności Pożytku Publicznego

A

522

Wspólne zespoły doradcze i opiniodawcze gminy i organizacji pożytku publicznego

A

523

Wymiana informacji o kierunkach działalności organizacji pożytku publicznego pomiędzy gminą i tymi organizacjami

A

524

Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego

BE5

525

Oferty z własnej inicjatywy organizacji pożytku publicznego na realizację zadań z zakresu tej działalności

BE5

526

Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego

BE10

53

Sprawy społeczne i obywatelskie

530

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich

A

531

Sprawy społeczne

5310

Zgromadzenia i imprezy masowe

BE5

5311

Zbiórki publiczne

BE5

5312

Mniejszości narodowe

A

5313

Repatrianci

A

5314

Obsługa rzeczy znalezionych

BE5

5315

Przekazywanie do publicznej wiadomości informacji, zawiadomień itp. od innych organów

B5

w tym od organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości

532

Przyjmowanie oświadczeń i poświadczenia

5320

Oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy

A

5321

Poświadczanie własnoręczności podpisu

B10

5322

Poświadczanie pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu

BE10

533

Wybory ławników sądowych

BE5

534

Sprawy obywatelskie

5340

Obywatelstwo

BE10

5341

Ewidencja ludności

BE50

5342

Aktualizowanie danych w ewidencji ludności

B5

5343

Sprawy meldunkowe

B10

5344

Obsługa dowodów osobistych

B10*)

*) przy czym dokumentacja dotycząca dowodów osobistych wydanych w okresie do 1979 r. (włącznie) kwalifikowana jest do kategorii A, w okresie od 1980 do 2010 do kategorii BE50

5345

Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych

B5

535

Stan cywilny

5350

Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów

A

5351

Rejestracja aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu i ich zmiany

A

5352

Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5353

Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg

B10*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5354

Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5355

Zmiany imion i nazwisk

B10*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5356

Nadawanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie

A

536

Udostępnianie i wymiana danych i informacji z akt stanu cywilnego oraz ich zabezpieczanie

5360

Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5361

Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

5362

Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego

B5

5363

Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego

B5

5364

Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego

B5

w tym zaświadczenia o dokonanych wpisach ich braku, zaginięciu lub zniszczeniu księgi

5365

Profilaktyka i konserwacja akt stanu cywilnego

BE10

w tym uzyskiwanie zgody od wojewody na wyniesienie akt poza urząd stanu cywilnego

537

Sprawy konsularne

BE5

54

Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami

zadanie tylko powiatu

540

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące rejestracji pojazdów i wydawania uprawnień do kierowania pojazdami

A

zadanie tylko powiatu

541

Rejestracja pojazdów

zadanie tylko powiatu

5410

Dokumentacja rejestracji pojazdów

BE10

zadanie tylko powiatu

5411

Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie rejestracji pojazdów

B5

zadanie tylko powiatu

542

Stacje kontroli pojazdów, diagności

zadanie tylko powiatu

5420

Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów

BE10

zadanie tylko powiatu

5421

Nadzór nad działalnością stacji kontroli pojazdów

BE10

zadanie tylko powiatu

5422

Wydawanie i cofanie uprawnień dla diagnostów

BE10

zadanie tylko powiatu

543

Wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami

zadanie tylko powiatu

5430

Ewidencjonowanie kierowców

BE10

zadanie tylko powiatu

5431

Ewidencjonowanie osób bez uprawnień do kierowania pojazdami

BE10

zadanie tylko powiatu

5432

Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie uprawnień do kierowania pojazdami

B5

zadanie tylko powiatu

544

Ośrodki szkolenia kierowców, instruktorzy nauki jazdy

zadanie tylko powiatu

5440

Rejestrowanie działalności przedsiębiorców prowadzących ośrodki szkolenia kierowców

BE10

zadanie tylko powiatu

5441

Wpisywanie i skreślanie z ewidencji instruktorów

BE10

zadanie tylko powiatu

55

Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne

550

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące bezpieczeństwa ludności, spraw wojskowych i obronnych

A

551

Komisja bezpieczeństwa i porządku

zadanie tylko powiatu

5510

Organizacja Komisji bezpieczeństwa i porządku

A

zadanie tylko powiatu w tym powoływanie, odwoływanie, kierowanie do prac, regulaminy

5511

Posiedzenia Komisji bezpieczeństwa i porządku

A

zadanie tylko powiatu

552

Bezpieczeństwo ludności

5520

Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom gminy i osobom przebywającym czasowo na terenie gminy

BE5

5521

Organizacja i działalność straży gminnych (miejskich)

A

5522

Współdziałanie z organizacjami zajmującymi się organizowaniem i niesieniem pomocy i ratunku

BE5

między innymi WOPR, GOPR

553

Zarządzanie kryzysowe

5530

Prace Zespołu Zarządzania Kryzysowego

A

5531

Monitorowanie działalności centrów zarządzania kryzysowego

A

5532

Planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń miejscowych oraz ich analizowanie

A

5533

Planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności

A

5534

Organizacja łączności alarmowej

BE10

5535

Zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych

A

554

Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa

5540

Programowanie i analizowanie działalności straży pożarnej

A

5541

Popularyzacja ochrony przeciwpożarowej

A

5542

Szkolenie strażaków

BE10

5543

Wyposażenie w sprzęt służb przeciwpożarowych

B10

5544

Planowanie zabezpieczenia gminy przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia

A

5545

Akcje przeciwpowodziowe

BE10

555

Obrona cywilna

5550

Plany obrony cywilnej

A

5551

Opracowywanie i uzgadnianie planów działania w zakresie obrony cywilnej

A

5552

Organizacja formacji obronnych

A

5553

Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej

A

5554

Organizacja ewakuacji ludności

B10

5555

Zaopatrzenie ludności i zakładów pracy w sprzęt obronny

B10

5556

Baza służąca obronie cywilnej

B10

5557

Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie

A

556

Sprawy obronne

5560

Planowanie w zakresie spraw obronnych

A

5561

Organizowanie systemu kierowania obronnością

B10

5562

Przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa

B10

5563

Przygotowanie obiektów i dróg o znaczeniu obronnym na potrzeby obronne państwa

B10

5564

Organizacja jednostek zmilitaryzowanych

B10

5565

Nakładanie obowiązku świadczeń osobistych na rzecz obronności i ich wykonywanie

B10

5566

Przeznaczanie nieruchomości i rzeczy ruchomych na cele świadczeń na rzecz obronności oraz wykonywanie tych świadczeń

B10

5567

Odszkodowania za utratę lub uszkodzenie oraz za szkody wynikłe z utrzymania przedmiotów świadczeń rzeczowych

B10

5568

Realizacja zadań na rzecz wojsk sojuszniczych wynikających z obowiązków państwa-gospodarza (HNS)

B10

557

Sprawy wojskowe oraz z zakresu kwalifikacji wojskowej

5570

Organizacja kwalifikacji wojskowej

B10

5571

Działalność komisji kwalifikacyjnej

B10

5572

Orzekanie w sprawach wojskowych

B10

5573

Reklamowanie osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i czasie wojny

B10

6

KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

60

Kształtowanie i ochrona środowiska

600

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kształtowania i ochrony środowiska

A

601

Ustalanie i opiniowanie polityki ekologicznej

A

602

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska

A

603

Monitoring w zakresie ochrony środowiska

A

604

Informacje o środowisku i jego ochronie

BE10

605

Kształtowanie postaw proekologicznych

BE10

606

Wnioskowanie o ściganie za wykroczenia określone w przepisach prawa dotyczących ochrony przyrody i środowiska

BE10

61

Gospodarowanie zasobami przyrody

610

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody

A

611

Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania zasobami przyrody

A

612

Ochrona przyrody, gruntów rolnych i leśnych

6120

Ustanawianie form ochrony przyrody

A

6121

Utrzymywanie form ochrony przyrody

B5

6122

Ochrona gatunkowa roślin i zwierząt

BE5

6123

Zwierzęta i rośliny podlegające ograniczeniom przewozowym

BE10

w tym rejestr i wydawanie zaświadczeń

6124

Rekultywacja gruntów rolnych

BE10

6125

Przeznaczanie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne

BE10

613

Ochrona roślin, zieleni i zadrzewień

6130

Ustanawianie i ochrona zieleni, zadrzewień, parków gminnych

A

6131

Zezwalanie na usuwanie drzew i krzewów

B5

6132

Nakładanie kar za zniszczenie, usuwanie, niewłaściwą pielęgnację terenów zieleni, drzew, krzewów

B5

614

Ochrona zwierząt i ochrona weterynaryjna

6140

Ochrona zwierząt gospodarskich i domowych

BE5

między innymi informacje o zasadach hodowli zwierząt; zapobieganie bezdomności, rejestr psów agresywnych, odbieranie zwierząt właścicielom

6141

Informacje o posiadaczach i hodowcach zwierząt podlegających ochronie

BE5

między innymi rejestr posiadaczy, wnioski o wpis do rejestru, zaświadczenia o wpisie

6142

Zwalczanie zakaźnych chorób zwierzęcych

BE5

6143

Profilaktyka weterynaryjna i upowszechnianie higieny pozyskiwania produktów zwierzęcych

BE5

615

Gospodarka łowiecka

6150

Administrowanie łowiectwem

BE10

między innymi ustalanie obwodów łowieckich, dzierżawa obwodów łowieckich, odstrzał redukcyjny zwierząt, nadzór nad pogotowiami dla zwierząt dziko żyjących

6151

Plany łowieckie

BE5

między innymi opiniowanie planów łowieckich

6152

Zezwalanie na hodowlę chartów rasowych i ich mieszańców

BE5

zadanie tylko powiatu

616

Ochrona lasów i gospodarka leśna w lasach niestanowiących własności Skarbu Państwa

6160

Powierzanie realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej

A

zadanie tylko powiatu

6161

Roczne limity zalesienia

A

uzgodnienia z powiatem

6162

Uproszczone plany urządzenia lasów oraz inwentaryzacja stanu lasów

A

zadanie tylko powiatu

6163

Kontrola realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej

BE10

zadanie tylko powiatu

6164

Realizacja zadań z zakresu gospodarki leśnej

BE10

zadanie tylko powiatu między innymi przyznawanie dotacji

617

Rybactwo śródlądowe

6170

Śródlądowe obwody rybackie

A

zadanie tylko powiatu

6171

Nadzór nad śródlądową gospodarką rybacką

BE5

zadanie tylko powiatu

6172

Wydawanie kart wędkarskich i kart łowiectwa podwodnego

B5

zadanie tylko powiatu

6173

Rejestracja sprzętu pływackiego służącego do połowu ryb

B5

zadanie tylko powiatu

6174

Zezwalanie na przegradzanie sieciowymi rybackimi narzędziami połowowymi wód płynących

B5

zadanie tylko powiatu

6175

Zezwalanie na ustawianie sieciowych rybackich narzędzi połowowych na wodach śródlądowych

B5

zadanie tylko powiatu

618

Produkcja roślinna

6180

Zezwalanie na uprawę maku i konopi

BE5

6181

Ochrona roślin uprawnych przed chorobami i szkodnikami

BE5

6182

Nakazy wykonania określonych czynności i zabiegów w zakresie ochron roślin

BE5

62

Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem

620

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem

A

621

Programy, projekty, analizy z zakresu wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem

A

622

Wprowadzanie substancji lub energii do środowiska

6220

Ustalanie wpływu realizacji inwestycji na środowisko

BE10

między innymi decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji, opiniowanie przedsięwzięć w zakresie wpływu na środowisko

6221

Pozwalanie na wprowadzanie do środowiska substancji lub energii

BE10

między innymi wydanie, cofanie, ograniczanie, wygasanie pozwoleń

6222

Zgłaszanie eksploatacji instalacji, których użytkowanie nie wymaga pozwolenia

BE5

6223

Pozwolenia zintegrowane w zakresie wprowadzania substancji lub energii do środowiska

BE10

6224

Pomiary wielkości emisji zanieczyszczeń powietrza

BE5

między innymi informacje o pomiarach w skali województwa, informacje o pomiarach prowadzonych przez zobowiązane podmioty, monitorowanie pomiarów

6225

Pozwolenia na wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza

BE10

6226

Wydawanie opinii w zakresie ochrony przed substancjami lub polami elektromagnetycznymi

BE5

6227

Uczestnictwo w systemie handlu uprawnieniami do emisji i monitorowanie wielkości emisji

BE10

między innymi zezwolenia, monitorowanie

6228

Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza

A

623

Gospodarka odpadami

6230

Zatwierdzanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi

BE10

w tym także wstrzymywanie działalności w zakresie gospodarowania odpadami niebezpiecznymi

6231

Informacje o poważnych awariach

BE10

6232

Informacje o wytwarzaniu odpadów oraz sposobach gospodarowania odpadami

BE5

między innymi zatwierdzanie informacji

6233

Zezwalanie na prowadzenie odzyskiwania, unieszkodliwiania, zbierania lub transportu odpadów

B5

6234

Opiniowanie wniosków o wydanie zezwoleń na prowadzenie odzyskiwania lub unieszkodliwiania odpadów

B5

opinie dla innych organów

6235

Zgłaszanie posiadania oraz prowadzenia transportu odpadów

B5

wraz z rejestrem

6236

Nakazy usunięcia odpadów z miejsc nieprzeznaczonych do ich składowania lub magazynowania

BE5

6237

Zezwolenia na międzynarodowe przemieszczanie odpadów oraz zezwolenia wstępne na prowadzenie instalacji, w której prowadzone są procesy odzysku

BE5

tj. zezwolenia otrzymywane do wiadomości

624

Opłaty za gospodarcze korzystanie ze środowiska

B10

625

Ochrona przed hałasem

6250

Mapy akustyczne

A

6251

Decydowanie o dopuszczalnym poziomie hałasu, w tym pozwolenia na emitowanie hałasu do środowiska

BE10

między innymi wydawane w odpowiedzi na interwencje mieszkańców

6252

Zgłaszanie instalacji emitujących hałas, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia

BE5

6253

Pomiary emisji hałasu

BE5

6254

Wydawanie opinii w zakresie ochrony przed hałasem

BE5

63

Ochrona wód i gospodarowanie wodami

630

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony wód i gospodarowania wodami

A

631

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony wód i gospodarowania wodami

A

632

Ochrona wód oraz ochrona przed powodzią i suszą

6320

Ustalanie stref ochronnych ujęć wody

BE10

6321

Studium ochrony przeciwpowodziowej

A

w tym opinie

6322

Odszkodowania w związku z zalaniem gruntów podczas powodzi

BE10

6323

Nakazy usunięcia drzew i krzewów

BE10

zadanie tylko powiatu

Między innymi z terenów wałów przeciwpowodziowych

6324

Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom wód

B5

633

Prawo własności wód

6330

Ustalanie linii brzegu

BE10

zadanie tylko powiatu

6331

Naruszenie stanu wody na gruncie

B5

6332

Użytkowanie gruntów pokrytych wodami

BE10

634

Zarządzanie zasobami wodnymi

6340

Ustalanie stref ochronnych urządzeń pomiarowych państwowej sieci hydrologiczno-meteorologicznej

BE10

zadanie tylko powiatu

6341

Pozwolenia wodnoprawne

BE10

zadanie tylko powiatu

6342

Zgłaszanie instalacji wodnych, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia

BE5

6343

Spółki wodne

BE10

zadanie tylko powiatu

6344

Ewidencjonowanie kąpielisk

A

64

Ochrona powierzchni ziemi

zadanie tylko powiatu

640

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony powierzchni ziemi

A

zadanie tylko powiatu

641

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony powierzchni ziemi

A

zadanie tylko powiatu

642

Badanie jakości gleby i ziemi

BE10

zadanie tylko powiatu

643

Obserwacje terenów zagrożonych ruchami masowymi ziemi oraz terenów, na których występują te ruchy

A

zadanie tylko powiatu

644

Uzgodnienia w odniesieniu do terenów zagrożonych osuwaniem się mas ziemnych

BE10

zadanie tylko powiatu

645

Wydawanie opinii w zakresie ochrony powierzchni ziemi

BE5

zadanie tylko powiatu

65

Gospodarowanie złożami i kopalinami

650

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania złożami i kopalinami

A

651

Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania złożami i kopalinami

A

652

Geologia surowcowa

6520

Ewidencja złóż kopalin

A

6521

Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin

A

6522

Przyznawanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych

BE10

zadanie tylko powiatu

6523

Opiniowanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych

BE5

6524

Opiniowanie planów ruchu zakładu górniczego

A

6525

Analizy wykonawstwa prac w zakresie geologii surowcowej

BE5

6526

Zatwierdzanie kryteriów bilansowości złóż

BE5

6527

Zatwierdzanie projektu zagospodarowania złoża

BE5

6528

Przyjmowanie dokumentacji ustalającej zasoby złóż kopalin pospolitych

BE5

653

Hydrogeologia

6530

Zatwierdzanie projektów prac hydrogeologicznych

BE5

6531

Przyjmowanie dokumentacji hydrogeologicznych

BE5

654

Geologia inżynierska

6540

Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich

BE5

6541

Przyjmowanie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej

BE5

655

Inne prace geologiczne

BE10

656

Szkody górnicze

6560

Analizy i informacje dotyczące występowania szkód górniczych

A

6561

Programy, plany, sprawozdania w zakresie usuwania szkód górniczych

A

6562

Koordynacja zamierzeń i współpraca z innymi instytucjami w zakresie zapobiegania i likwidacji szkód

BE10

zadanie tylko powiatu

6563

Orzekanie w sprawie szkód górniczych

BE10

6564

Ewidencja budynków mieszkalnych zakwalifikowanych do rozbiórki na skutek szkód górniczych

A

6565

Przeglądy okresowe budynków przeznaczonych do rozbiórki na skutek szkód

BE5

657

Nadzór nad robotami geologicznymi

6570

Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań i sporządzaniem dokumentacji geologicznej

BE10

6571

Orzecznictwo w sprawach szkód powstałych w związku z robotami geologicznymi

BE10

6572

Zezwolenia na prowadzenie prac geologicznych

BE5

6573

Kontrola realizacji planów prac geologicznych

BE10

658

Informacja geologiczna i zawiadomienia

6580

Informacja geologiczna

BE5

6581

Zawiadomienia o odkryciu kopalnych roślin lub zwierząt

A

66

Geodezja i kartografia

zadanie tylko powiatu
Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika z odrębnych przepisów

660

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące geodezji i kartografii

A

zadanie tylko powiatu

661

Programy, projekty, analizy z zakresu geodezji i kartografii

A

zadanie tylko powiatu

662

Ewidencjonowanie gruntów i budynków

zadanie tylko powiatu

6620

Obsługa ewidencji gruntów i budynków

BE10

zadanie tylko powiatu

6621

Informacje, wypisy oraz wyrysy z operatu ewidencyjnego

B5

zadanie tylko powiatu

6622

Zmiana formy użytkowania gruntów

BE10

zadanie tylko powiatu

6623

Aktualizacja użytków gruntowych

BE10

zadanie tylko powiatu

6624

Numeracja porządkowa nieruchomości

A

6625

Nazewnictwo placów i ulic

A

663

Sieć uzbrojenia terenu

zadanie tylko powiatu

6630

Koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu

BE10

zadanie tylko powiatu

6631

Nadzór nad prowadzeniem prac związanych z siecią uzbrojenia terenu

BE5

zadanie tylko powiatu

664

Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny

6640

Obsługa państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego

BE10

zadanie tylko powiatu

6641

Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi oraz zlecanie prowadzenia prac geodezyjnych i kartograficznych

B5

zadanie tylko powiatu

6642

Udostępnianie państwowego zasobu geodezyjno-kartograficznego

B5

zadanie tylko powiatu

6643

Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych

B5

zadanie tylko powiatu

67

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa

670

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa

A

671

Programy, projekty, analizy z zakresu planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa

A

672

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne

6720

Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego

A

6721

Ustalanie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego

A

6722

Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego

A

wraz ze skargami na ustalenia planu, rozstrzygnięciami

6723

Nadzór nad realizacją ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego

BE10

6724

Przeznaczenie terenów w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego

B5

w tym informacje, zawiadomienia, opinie, w tym opiniowanie projektów prac na przykład geologicznych, wstępnych projektów podziałów nieruchomości, zaświadczenia o zgodności projektu albo sposobu użytkowania (budynku) z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, wnioski o zmianę przeznaczenie terenu

6725

Roszczenia w związku ze zmianą wartości nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego

BE10

w tym opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, roszczenia odszkodowawcze w związku z uchwaleniem albo zmianą planu zagospodarowania przestrzennego

6726

Okresowe oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym wynikających z realizacji planu miejscowego

A

6727

Wydawanie wypisów, wyrysów, zaświadczeń itp. w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego

B5

673

Lokalizacja inwestycji

6730

Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu

A

w tym decyzje, opiniowanie decyzji, a także przenoszenie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu na rzecz innego podmiotu

6731

Wstrzymywanie użytkowania terenu oraz przywracanie poprzedniego sposobu zagospodarowania

A

6732

Stwierdzanie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu

B5

6733

Ustalanie lokalizacji inwestycji celu publicznego

A

w tym decyzje, opiniowanie decyzji

674

Budownictwo

6740

Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części

BE10

przy czym okres przechowywania liczony jest zgodnie z ustawą ‑ Prawo budowlane; w tym zatwierdzanie projektu budowlanego, pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych, zmianę sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części, remonty obiektów budowlanych, przenoszenie pozwolenia na innego inwestora

6741

Rozbiórka obiektów budowlanych

B10

w tym pozwolenia, decyzje

6742

Zezwolenia na wejście w teren sąsiedniej nieruchomości w celu wykonania niezbędnych robót budowlanych

B5

6743

Zgłaszanie zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych, rozbiórki, zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części

B5

68

Gospodarowanie nieruchomościami

680

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania nieruchomościami

A

681

Wiedza o nieruchomościach i jej aktualizacja

6810

Ewidencja nieruchomości

A

6811

Inwentaryzowanie nieruchomości

A

6812

Oszacowanie wartości i wycena nieruchomości

A

682

Stan prawny nieruchomości

6820

Przejmowanie nieruchomości na rzecz Skarbu Państwa

A

6821

Wykonywanie, ograniczanie, pozbawianie praw do nieruchomości oraz zwrot nieruchomości

A

zadanie tylko powiatu

6822

Przejmowanie nieruchomości na rzecz gminy

A

6823

Zakup nieruchomości

A

6824

Zniesienie współwłasności nieruchomości

A

6825

Komunalizacja mienia Skarbu Państwa

A

6826

Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności

A

683

Rozgraniczanie, scalanie i podział nieruchomości

przy czym opłata adiacencka przy klasie 3134

6830

Rozgraniczanie nieruchomości

A

6831

Podział nieruchomości

A

6832

Scalanie nieruchomości

A

6833

Odszkodowania za nieruchomości przejęte pod drogi publiczne

BE10

684

Zarządzanie nieruchomościami

6840

Sprzedaż nieruchomości

A

6841

Oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste

A

6842

Rozwiązywanie i wygaszanie umów użytkowania wieczystego

BE5

6843

Opłaty za użytkowanie wieczyste

B5

6844

Oddawanie nieruchomości w trwały zarząd

BE10

6845

Przekazywanie nieruchomości do korzystania, w tym w dzierżawę lub najem

BE10

6846

Przekazywanie nieruchomości na cele szczególne

BE10

6847

Służebności gruntowe

BE5

685

Użyczenia nieruchomości

6850

Użyczanie nieruchomości

BE5

6851

Udostępnianie nieruchomości pod lokalizację nośników reklamowych

B5

6852

Zezwolenia na czasowe zajęcie nieruchomości

B5

6853

Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych

B10

686

Tereny pod budownictwo mieszkaniowe

6860

Tworzenie zasobu gruntów na cele rozbudowy pod budownictwo mieszkaniowe

A

6861

Stan prawny terenów pod budownictwo mieszkaniowe

A

6862

Planowanie szczegółowe dla terenów pod budownictwo mieszkaniowe

A

6863

Zarządzanie zasobem terenów na cele budownictwa mieszkaniowego

BE10

687

Nadzór nad zarządzaniem gruntami

6870

Organizacja zarządzania gruntami

BE10

6871

Nadzór i kontrola zarządzania gruntami

BE10

6872

Opiniowanie sposobu zarządzania gruntami

BE5

6873

Wspólnoty gruntowe

BE10

7

GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ PRAW KONSUMENCKICH

70

Gospodarka komunalna

700

Zagadnienia ogólne w zakresie gospodarki komunalnej

7000

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki komunalnej

A

7001

Analizowanie, prognozowanie
i planowanie z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

7002

Przekazywanie zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

7003

Nadzorowanie i monitorowanie realizacji przekazanych zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

w tym opiniowanie planów działalności jednostek, którym przekazano zadania

701

Inwestycje komunalne

7010

Planowanie inwestycji komunalnych

A

7011

Przygotowanie inwestycji komunalnej

BE10

7012

Opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji inwestycji komunalnych

BE5

7013

Realizacja i odbiór inwestycji komunalnych

BE5

7014

Ewidencja inwestycji komunalnych

A

702

Utrzymanie, eksploatacja i zarządzanie obiektami i urządzeniami komunalnymi

7020

Ewidencja obiektów i urządzeń komunalnych

A

7021

Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych

BE5

w tym utrzymanie, bieżące remonty i eksploatacja terenów zieleni miejskiej, komunikacyjnej, infrastruktury sportowej i rekreacyjnej, lokali, budynków, składowisk odpadów, ujęć wody etc; zgłoszenia awarii wraz z rejestrem

703

Usługi komunalne

7030

Ustalanie wysokości opłat za usługi komunalne oraz zatwierdzanie cenników opłat za usługi komunalne

A

7031

Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych

B5

w tym także samorządowym jednostkom organizacyjnym; między innymi umowy na realizację usług komunalnych

7032

Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych

A

7033

Badania i analizy w zakresie jakości świadczonych usług komunalnych

A

704

Zarządzanie cmentarzami

7040

Zakładanie, rozszerzanie i likwidacja cmentarzy komunalnych

A

7041

Ewidencja cmentarzy na terenie jednostki samorządu

A

7042

Ewidencja cmentarna

A

w tym księgi, bazy danych

7043

Projekty kwater (miejsc grzebalnych)

A

7044

Przydział miejsc grzebalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7045

Utrzymanie miejsc grzebalnych

B5

7046

Ekshumacje

A

7047

Udostępnianie danych i informacji z ewidencji cmentarnej

B5

7048

Zezwalanie na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich zza granicy w celu ich pochowania

B5*)

zadanie tylko powiatu
*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7049

Przekazywanie zwłok do celów naukowych

A

zadanie tylko powiatu

71

Gospodarowanie budynkami, mieszkaniami i lokalami

710

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarowania budynkami, mieszkaniami i lokalami

A

711

Zagadnienia ogólne w zakresie gospodarowania budynkami, mieszkaniami i lokalami

7110

Wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym i lokalowym zasobem gminy

A

7111

Pozyskiwanie budynków i lokali na cele komunalne

A

7112

Pozyskiwanie wsparcia finansowego na tworzenie lokali socjalnych, mieszkań chronionych, noclegowni, domów dla bezdomnych, lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy niebędących lokalami socjalnymi

A

7113

Analizowanie cen najmu lokali mieszkalnych nienależących do publicznego zasobu mieszkaniowego

A

7114

Ustalanie zasad najmu lokali oraz wysokości opłat za najem lokali

A

712

Stan prawny budynków, mieszkań i lokali

7120

Samodzielność lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7121

Ustanawianie odrębnej własności lokali

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7122

Znoszenie współwłasności nieruchomości

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7123

Ustalanie tytułów prawnych do lokali

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7124

Ustalanie i poświadczanie stanu prawnego nieruchomości i lokali

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7125

Wykup mieszkań i lokali przez najemców

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7126

Teczki zbiorcze na dokumentację budynków, lokali i mieszkań

A

w tym ich ewidencja

713

Zarząd nieruchomością wspólną

7130

Wspólnoty mieszkaniowe

A

w tym protokoły z posiedzeń, uchwały, reprezentowanie gminy lub Skarbu Państwa na posiedzeniach, ewidencja wspólnot

7131

Powierzanie podmiotom zewnętrznym zarządu nieruchomościami

A

7132

Kontrolowanie prawidłowości sprawowania zarządu nieruchomościami

A

7133

Kontrolowanie prawidłowości wykorzystania lokali

BE5

w tym informacje o zakłócaniu porządku domowego

7134

Przejmowanie ruchomości w depozyt

BE5

w tym protokoły przejęcia, wydawania depozytu, korespondencja

7135

Przebudowa lokali

B5

714

Zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych wspólnoty gminnej

7140

Ustalanie uprawnień do najmu lokali z mieszkaniowego zasobu gminy

BE10

między innymi wnioski, protokoły z wizji, wywiady środowiskowe, projekty list oczekujących, protesty oczekujących, listy oczekujących, skierowania do zawarcia umowy najmu, przyznawanie lokali; także wynajem lokali o czynszu wolnym

7141

Przyznawanie lokali mieszkalnych zamiennych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego, na przykład w związku ze złym stanem technicznym budynku, klęską żywiołową

7142

Zapewnianie lokali mieszkalnych socjalnych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego, między innymi wyroki sądowe o przyznaniu prawa do lokalu socjalnego, odszkodowania za zajmowanie lokalu bez tytułu prawnego, odszkodowania za niedostarczenie lokalu

7143

Postępowanie o opróżnienie lokalu mieszkalnego

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego,
między innymi udział przedstawicieli gminy w tzw. interwencjach ubocznych, postępowania sądowe

7144

Zamiana lokali mieszkalnych

B5

7145

Zawieranie umów o odpłatne używanie lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego;
dotyczy lokali mieszkalnych, socjalnych, zamiennych;
między innymi protokoły o wydanie lokali, wnioski o obniżenie czynszu, wypowiadanie umów

7146

Zadłużenie czynszowe lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego;
między innymi ulgi, umorzenia

7147

Podnajem lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

715

Lokale użytkowe

7150

Przetargi na wynajem lokali użytkowych

B5

7151

Umowy na wynajem lokali użytkowych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

7152

Przyznawanie pomocy publicznej
w zakresie wynajmu lokali użytkowych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

7153

Zadłużenie czynszowe lokali użytkowych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

716

Teczki zbiorcze na dokumentację lokali mieszkalnych i użytkowych

BE10

w tym ich ewidencja, która kwalifikowana jest do kategorii A

72

Drogownictwo i system komunikacyjny

720

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu drogownictwa i systemu komunikacyjnego

A

721

Zarządzanie drogami

7210

Zaliczanie dróg do określonej kategorii

BE10

7211

Opinie w sprawie przebiegu dróg

BE10

722

Organizacja i bezpieczeństwo ruchu drogowego

7220

Ewidencja zatwierdzonych projektów zmian organizacji ruchu drogowego

A

zadanie tylko powiatu

7221

Projekty zmian organizacji ruchu drogowego

BE5

7222

Pomiary ruchu drogowego

BE5

7223

Znaki drogowe i sygnalizacja drogowa

BE5

7224

Wypadki drogowe

BE5

7225

Okresowe kontrole stanu dróg i obiektów mostowych

BE5

7226

Współdziałanie w zakresie organizacji i bezpieczeństwa ruchu drogowego

BE5

723

Nadzór nad wykorzystaniem dróg

7230

Zezwolenia na korzystanie z dróg w sposób szczególny

B5

7231

Ustalanie miejsc postoju i opłat za parkowanie

BE5

7232

Ustalanie stref taryfowych taxi

BE5

7233

Wydawanie kart parkingowych

B5

zadanie tylko powiatu

7234

Przeciwdziałanie niszczeniu dróg

BE5

7235

Usuwanie pojazdów

B5

724

System komunikacyjny

7240

Planowanie i organizowanie publicznego transportu zbiorowego

A

7241

Studia, analizy, badania dotyczące komunikacji

A

7242

Opiniowanie rozwiązań i projektów dotyczących komunikacji zbiorowej i przewozów taksówką

BE5

7243

Nadzór nad realizacją usług gminnego transportu publicznego

BE5

7244

Działalność marketingowa, reklamowa i promocyjna w zakresie transportu

BE5

73

Wspieranie gospodarki i rynku pracy

730

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu wspierania gospodarki i rynku pracy

731

Polityka gospodarcza

7310

Strategia rozwoju gospodarczego

A

7311

Realizacja strategii rozwoju gospodarczego i planów operacyjnych

A

7312

Analizy i oceny stanu oraz perspektyw rozwoju gospodarczego

A

7313

Pozyskiwanie środków pozabudżetowych i pomocowych na rozwój gminy

BE5

732

Promocja gospodarcza

7320

Konkursy i nagrody gospodarcze

A

7321

Wspieranie aktywności gospodarczej mieszkańców

BE5

7322

Pozyskiwanie inwestorów

BE5

7323

Informacja gospodarcza

A

7324

Specjalne strefy ekonomiczne

BE5

733

Działalność gospodarcza

7330

Wykonywanie zadań z zakresu obsługi ewidencji działalności gospodarczej

B10*)

*) przy czym całość dokumentacji w zakresie ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli nie wiąże się z obsługą centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, należy zakwalifikować do kategorii A

7331

Poświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z innych urzędów

B5

7332

Poświadczanie danych ze zbioru ewidencji działalności gospodarczej

B5

7333

Ewidencja pól biwakowych i ich kategoryzacja

A

7334

Ewidencja miejsc noclegowych

A

7335

Ustalanie godzin pracy placówek

BE5

734

Zezwolenia, licencje i zgłoszenia

7340

Zezwolenia na sprzedaż alkoholu

B3

7341

Udzielanie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób i rzeczy

BE5

zadanie tylko powiatu

7342

Zezwolenia na wykonywanie przewozów w transporcie drogowym

BE5

7343

Zgłoszenia przewozów drogowych na potrzeby własne

B5

zadanie tylko powiatu

7344

Udzielanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką

BE5

7345

Egzaminowanie osób, które ukończyły szkolenie w zakresie transportu drogowego taksówką

BE5

zadanie tylko powiatu

7346

Nadzór nad prowadzeniem działalności zgodnie z zezwoleniem (licencją)

BE10

zadanie tylko powiatu

735

Pomoc publiczna dla przedsiębiorców

7350

Programy pomocy publicznej przedsiębiorcom

A

7351

Udzielanie pomocy publicznej przedsiębiorcom

A

7352

Sprawozdawczość w zakresie udzielonej przedsiębiorcom pomocy publicznej

A

736

Rynek pracy

zadanie tylko powiatu

7360

Powoływanie składu Powiatowej Rady Zatrudnienia

A

zadanie tylko powiatu

7361

Powiatowa Rada Zatrudnienia

A

zadanie tylko powiatu współdziałanie z Radą

7362

Analizy, obserwacje i badanie rynku pracy

A

zadanie tylko powiatu
w tym materiały otrzymywane z powiatowego urzędu pracy

7363

Monitorowanie działalności organów i urzędów odpowiedzialnych za działanie w zakresie walki z bezrobociem i wspierania rynku pracy

A

zadanie tylko powiatu

7364

Wyznaczanie podmiotów, w których odbywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna

BE10

zadanie tylko powiatu

74

Ochrona praw konsumenckich

740

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony praw konsumenckich

A

741

Poradnictwo w zakresie ochrony praw konsumenckich

A

742

Postępowania w zakresie praw konsumenckich

BE10

743

Edukacja konsumencka

BE10

8

OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA

80

Ochrona zdrowia

800

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zdrowia

A

801

Programowanie działań oraz monitorowanie sytuacji w ochronie zdrowia

8010

Programy w zakresie ochrony zdrowia

A

8011

Udział w programach i projektach zewnętrznych w zakresie ochrony zdrowia

A

8012

Analizy i oceny potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców

A

8013

Analizy i oceny efektów realizowanych programów zdrowotnych

A

8014

Przygotowywanie danych do Wojewódzkiego Planu Zdrowotnego

BE5

8015

Plan zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych

A

802

Organizacja opieki zdrowotnej

8020

Stan prawny i własnościowy zakładów opieki zdrowotnej

A

8021

Rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej

A

w tym powoływanie, materiały z prac rad

8022

Rozpatrywanie odwołań od uchwał rad społecznych

A

8023

Nadzór nad zakładami opieki zdrowotnej

BE10

8024

Analizowanie i ocenianie działalności zakładów opieki zdrowotnej

A

803

Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna

8030

Organizacja i realizacja działań w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej

BE10

8031

Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia i edukacją zdrowotną

BE5

804

Ubezpieczanie zdrowotne osób nieubezpieczonych

B5

w tym ich zgłaszanie do ubezpieczenia

805

Sprawy sanitarne i przeciwepidemiczne

8050

Ochrona zdrowia publicznego przed zakażeniami i chorobami zakaźnymi

BE10

8051

Plany działań na wypadek wystąpienia epidemii

A

81

Pomoc społeczna

810

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pomocy społecznej

A

811

Programy i analizy w zakresie pomocy społecznej

8110

Programy w zakresie pomocy społecznej

A

8111

Udział w programach i projektach zewnętrznych

A

8112

Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej

A

812

Realizacja zadań w zakresie pomocy społecznej

8120

Współdziałanie z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej

BE10

8121

Umowy i porozumienia z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej

A

8122

Otwarte konkursy ofert na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej

B5

8123

Oferty z własnej inicjatywy podmiotów zewnętrznych na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej

B5

8124

Realizacja przez podmioty zewnętrzne zadań z zakresu pomocy społecznej

BE10

8125

Opiniowanie sytuacji osób przebywających na terenie gminy dla instytucji zewnętrznych

B5

8126

Zastępstwo prawne w sprawach z zakresu pomocy społecznej

BE10

między innymi w sprawach o roszczenia alimentacyjne

8127

Wnioskowanie w sprawach niezdolności do pracy i niepełnosprawności

BE10

813

Praca socjalna

8130

Poradnictwo specjalistyczne

BE10

8131

Interwencja kryzysowa

BE10

8132

Pomoc kombatantom i osobom represjonowanym

BE5

8133

Pomoc cudzoziemcom, uchodźcom i repatriantom

BE5

8134

Pomoc osobom bezdomnym

BE5

8135

Zapobieganie patologiom społecznym

BE5

8136

Szkolenia i poradnictwo rodzinne

BE10

814

Profilaktyka alkoholowa

8140

Prowadzenie świetlic środowiskowych finansowanych w ramach profilaktyki alkoholowej

BE10

8141

Dodatkowe zadania podejmowane w ramach profilaktyki alkoholowej

BE10

815

Kierowanie dziecka do placówki opiekuńczo-wychowawczej oraz monitorowanie jego pobytu

BE10

816

Udzielanie pomocy wychowankom i podopiecznym placówek opiekuńczo-wychowawczych

BE10

817

Rodziny zastępcze

8170

Dobór rodzin zastępczych

BE10

8171

Opiniowanie rodzin zastępczych

BE10

8172

Monitorowanie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej

BE10

8173

Rozliczenia finansowe w zakresie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej

B10

82

Obsługa świadczeń w zakresie pomocy społecznej

820

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu udzielania świadczeń pomocy społecznej

A

821

Świadczenia pieniężne

8210

Zasiłki stałe

B5

8211

Zasiłki okresowe (w tym specjalne)

B5

8212

Zasiłki celowe (w tym specjalne)

B5

8213

Zasiłki i pożyczki w celu ekonomicznego usamodzielnienia

B5

8214

Zasiłki celowe w związku z klęską żywiołową lub ekologiczną

B5

8215

Zasiłki celowe w związku ze zdarzeniem losowym

B5

8216

Zasiłki celowe na pokrycie wydatków na świadczenia zdrowotne

B5

8217

Opłacanie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

B5

822

Świadczenia niepieniężne

8220

Udzielanie pomocy rzeczowej

B5

8221

Sprawienie pogrzebu

B5

8222

Udzielanie schronienia

B5

8223

Dożywianie

B5

8224

Udzielanie posiłku potrzebującym

B5

8225

Zapewnianie usług opiekuńczych, w tym specjalistycznych

B5

8226

Kierowanie do domów pomocy społecznej

B5

8227

Kierowanie do ośrodków wsparcia

B5

8228

Przyznawanie pobytu w mieszkaniu chronionym

B5

823

Sprawy osób niepełnosprawnych rozpatrywane na poziomie gminy

BE5

824

Obsługa dodatków mieszkaniowych

B5

825

Realizacja świadczeń rodzinnych

8250

Zasiłki rodzinne i dodatki do zasiłków rodzinnych

B10

8251

Zasiłki pielęgnacyjne

B10

8252

Świadczenia pielęgnacyjne

B10

8253

Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka

B10

8254

Zapomoga finansowana ze środków własnych gminy z tytułu urodzenia się dziecka

B10

826

Teczki zbiorcze na dokumentację wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych

BE5

klasa może być wybrana jedynie w systemie tradycyjnym

827

Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej

B10

828

Obsługa osób korzystających ze świadczeń i dodatków

8280

Informowanie jednostek zewnętrznych o osobach korzystających ze świadczeń lub dodatków

B5

na przykład ZUS, Policja, urząd pracy

8281

Zaświadczenia dla świadczeniobiorców

B5

8282

Listy wypłat świadczeń ze składką na ZUS

B50

8283

Listy wypłat bez składki na ZUS

B5

8284

Rozliczenia składek na ZUS

B10

8285

Zgłoszenia świadczeniobiorców do ZUS

B10

8286

Obsługa finansowa świadczeń

B5

83

Obsługa pozostałych świadczeń

830

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pozostałych świadczeń

A

831

Zaliczka alimentacyjna

8310

Planowanie i sprawozdawczość w zakresie zaliczki alimentacyjnej

A

8311

Zaliczka alimentacyjna

B10

8312

Windykacja i egzekucja nienależnie pobranej zaliczki alimentacyjnej

B5

8313

Egzekucja zaliczki alimentacyjnej od dłużników alimentacyjnych

B10

8314

Zaświadczenia w sprawach zaliczki alimentacyjnej

B5

832

Świadczenia z funduszu alimentacyjnego

8320

Świadczenia z funduszu alimentacyjnego

B10

8321

Postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych

B10

8322

Wpływanie na aktywizację zawodową dłużników alimentacyjnych

B10

8323

Postępowanie w zakresie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego należności z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego

B10

8324

Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego

B5

8325

Egzekucja świadczeń z funduszu alimentacyjnego

B10

8326

Planowanie i sprawozdawczość w zakresie świadczeń z funduszu alimentacyjnego

A

84

Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

840

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej

A

841

Zagadnienia ogólne w zakresie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych

8410

Programy działania na rzecz osób niepełnosprawnych

A

8411

Realizacja i monitorowanie programów na rzecz osób niepełnosprawnych

A

8412

Zadania finansowane ze środków PFRON

BE10

842

Zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności

zadanie tylko powiatu

8420

Powoływanie i odwoływanie członków zespołu do spraw orzekania niepełnosprawności

A

zadanie tylko powiatu

8421

Orzekanie o stopniu niepełnosprawności

B10

zadanie tylko powiatu

843

Społeczna rada do spraw osób niepełnosprawnych

A

844

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla instytucji

8440

Zwrot kosztów wynagrodzeń osób niepełnosprawnych i składek na ubezpieczenie społeczne

B10

8441

Zwrot kosztów przystosowania stanowisk pracy, adaptacji pomieszczeń i urządzeń do potrzeb osób niepełnosprawnych oraz kosztów zatrudnienia pracownika pomagającego pracownikowi niepełnosprawnemu

BE10

845

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla osób fizycznych

BE10

846

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla instytucji

zadanie tylko powiatu

8460

Dofinansowanie kosztów tworzenia i działania warsztatów terapii zajęciowej

BE10

zadanie tylko powiatu

8461

Dofinansowanie sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych

BE10

zadanie tylko powiatu

8462

Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego

B10

zadanie tylko powiatu

847

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla osób fizycznych

zadanie tylko powiatu

8470

Dofinansowanie uczestnictwa dorosłych osób niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych

B10

zadanie tylko powiatu

8471

Dofinansowanie uczestnictwa dzieci niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych

B10

zadanie tylko powiatu

8472

Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego

B10

zadanie tylko powiatu

8473

Dofinansowanie przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych

B10

zadanie tylko powiatu

8474

Dofinansowanie likwidacji barier architektonicznych

BE10

zadanie tylko powiatu

8475

Dofinansowanie likwidacji barier w komunikowaniu się

BE10

zadanie tylko powiatu

8476

Dofinansowanie likwidacji barier technicznych

BE10

zadanie tylko powiatu

1) Wszędzie tam, gdzie mowa jest o „gminie”, rozumie się odpowiednio „związek międzygminny” oraz miasto na prawach powiatu.

Załącznik nr 3

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW POWIATU I STAROSTW POWIATOWYCH

SPIS
KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0

ZARZĄDZANIE POWIATEM I JEGO REPREZENTACJA

00

Organy kolegialne i jednoosobowe powiatu

01

Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole

02

Udział powiatu w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski powiatu

03

Współdziałanie powiatu z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą

04

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej

05

Reprezentacja i promowanie powiatu

06

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych

07

Legislacja, obsługa prawna powiatu i jego jednostek organizacyjnych

1

ZARZĄDZANIE STAROSTWEM POWIATOWYM I JEDNOSTKAMI PODLEGŁYMI POWIATOWI

10

Udział w posiedzeniach organów kolegialnych powiatu

11

Gremia kolegialne starostwa i udział przedstawicieli starostwa w obcych gremiach

12

Zbiory aktów normatywnych

13

Informatyzacja

14

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

15

Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli

16

Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna

17

Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

2

SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ POWIAT I STAROSTWO POWIATOWE

20

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych

21

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów powiatu i starostwa powiatowego

22

Ewidencja osobowa

23

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy

24

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

25

Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji starostwa lub jednostek podległych powiatowi

26

Gospodarka materiałowa

27

Zamówienia publiczne

3

FINANSE POWIATU ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA STAROSTWA I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH POWIATOWI

30

Planowanie i realizacja budżetu

31

Dochody, podatki i opłaty

32

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

4

KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

40

Kultura

41

Zabytki

42

Kultura fizyczna

43

System oświaty

5

WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO

50

Wybory i referenda

51

Stowarzyszenia i fundacje

52

Działalność organizacji pożytku publicznego

53

Sprawy społeczne i obywatelskie

54

Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami

55

Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne

6

KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

60

Kształtowanie i ochrona środowiska

61

Gospodarowanie zasobami przyrody

62

Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem

63

Ochrona wód i gospodarowanie wodami

64

Ochrona powierzchni ziemi

65

Gospodarowanie złożami i kopalinami

66

Geodezja i kartografia

67

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa

68

Gospodarowanie nieruchomościami

7

GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ PRAW KONSUMENCKICH

70

Gospodarka komunalna

71

Drogownictwo i system komunikacyjny

72

Wspieranie gospodarki i rynku pracy

73

Ochrona praw konsumenckich

8

OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA

80

Ochrona zdrowia

81

Pomoc społeczna

82

Nadzór nad powiatowym centrum pomocy rodzinie

83

Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

Symbole klasyfikacyjne

Hasło klasyfikacyjne

Ozna-
czenie
kate-
gorii archi-
walnej

Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego

I

II

III

IV

1

2

3

4

5

6

7

0

ZARZĄDZANIE POWIATEM I JEGO REPREZENTACJA

00

Organy kolegialne i jednoosobowe powiatu

000

Rada powiatu

0000

Organizacja pracy rady powiatu

A

między innymi statut, regulaminy

0001

Planowanie i sprawozdawczość z prac rady powiatu

A

w tym korespondencja

0002

Sesje rady powiatu

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

0003

Wnioski i interpelacje radnych

A

w tym rejestr i odpowiedzi

0004

Przewodniczący rady powiatu

A

między innymi korespondencja kierowana do i od przewodniczącego

0005

Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do rady powiatu oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami

A

w tym rejestr i odpowiedzi

0006

Projekty uchwał rady powiatu

A

proces ich przygotowania i uzgadniania

0007

Uchwały rady powiatu

A

w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0711

0008

Realizacja uchwał rady powiatu i jej monitorowanie

A

001

Komisje, zespoły i inne organy kolegialne rady powiatu

0010

Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu

A

0011

Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu

A

0012

Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

0013

Projekty uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu

A

0014

Uchwały komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu

A

w tym ich rejestr

0015

Realizacja uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu

A

002

Zarząd Powiatu

0020

Powoływanie i organizacja pracy Zarządu Powiatu

A

między innymi regulaminy

0021

Planowanie i sprawozdawczość z prac Zarządu Powiatu

A

w tym korespondencja

0022

Posiedzenia Zarządu Powiatu

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

0023

Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do Zarządu Powiatu oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami

A

w tym rejestr i odpowiedzi

0024

Projekty aktów normatywnych Zarządu Powiatu

A

proces ich przygotowania i uzgadniania

0025

Akty normatywne Zarządu Powiatu

A

w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0711

0026

Realizacja aktów normatywnych Zarządu Powiatu i jej monitorowanie

A

0027

Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu Zarządu Powiatu

A

pozostałe upoważnienia przy klasie 077

003

Obsługa radnych powiatu

0030

Wygaśnięcie mandatu radnego

A

0031

Kluby radnych powiatu

A

0032

Sprawy osobowe radnych powiatu

BE5

0033

Oświadczenia majątkowe radnych powiatu lub o członkach ich rodzin

B6

0034

Inne oświadczenia radnych powiatu lub o członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

0035

Podnoszenie kompetencji radnych powiatu

BE5

między innymi szkolenia, seminaria

004

Patronat organów powiatu lub starosty powiatowego

A

005

Zawieszenie organów powiatu (zarząd komisaryczny) lub wyznaczanie osób do pełnienia funkcji organów powiatu

A

006

Działania interwencyjne organów administracji rządowej w ramach nadzoru nad organami powiatu

A

01

Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole

010

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działań w zakresie podziału terytorialnego, organizacji, ustalania herbów, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli

A

011

Podział terytorialny

0110

Tworzenie, łączenie i znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany ich granic

A

między innymi projektowanie, wnioskowanie, opiniowanie

0111

Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych

A

012

Organizacja powiatu

0120

Statut powiatu i jego zmiany

A

0121

Organizacja starostw powiatowych

A

w tym tworzenie, likwidacja itp. dotyczy między innymi statutu, regulaminu organizacyjnego, ich zmian, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowych regulacji wewnętrznych w sferze organizacyjnej, nadawania numeru NIP, REGON

0122

Organizacja jednostek organizacyjnych, stanowiących aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży

A

rodzaje dokumentacji i spraw jak przy klasie 0121

0123

Tworzenie, łączenie, przekształcanie i likwidacja samorządowych jednostek organizacyjnych oraz ich organizacja

A

dotyczy jednostek innych niż wymienione przy klasach 0121 i 0122

0124

Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od powiatu

BE5

dotyczy między innymi informacji lub materiałów przekazywanych do wiadomości lub zaopiniowania powiatowi

013

Herby, flagi, emblematy, insygnia, odznaczenia, medale lub inne symbole powiatu i jego jednostek

A

ustalanie, zmiany, korespondencja uzgodnieniowa itp.

014

Systemy zarządzania jakością

0140

Wdrażanie systemu zarządzania jakością

A

0141

Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany

A

0142

Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

0143

Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

0144

Audyty jakości zewnętrzne

A

0145

Audyty jakości wewnętrzne

A

0146

Doskonalenie systemu zarządzania jakością

BE5

0147

Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością

B5

między innymi korespondencja porządkowa

015

Usprawnianie organizacji starostwa oraz wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania

A

02

Udział powiatu w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski powiatu

020

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące udziału powiatu w tworzeniu i działalności innych jednostek oraz nadzoru właścicielskiego powiatu

A

021

Udział powiatu w tworzeniu związków, stowarzyszeń lub porozumień oraz ich organizacja i zmiany

A

022

Monitorowanie przez powiat działalności związków i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień

A

023

Nadzór właścicielski powiatu

0230

Tworzenie przez powiat spółek i fundacji oraz ich likwidowanie

A

0231

Przystępowanie do spółek i fundacji

A

0232

Realizacja nadzoru właścicielskiego

A

03

Współdziałanie powiatu z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą

030

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania powiatu z innymi jednostkami organizacyjnymi

A

031

Zawieranie i realizacja porozumień powiatu z organami administracji państwowej lub samorządowej

A

032

Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań powiatu i monitorowanie ich wykonania

A

033

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania powiatu i jego jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym

A

034

Działalność powiatu w sprawach zagranicznych

0340

Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi

A

0341

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych w sprawach zagranicznych

A

0342

Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli powiatu

A

w tym programy, sprawozdania

0343

Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy

A

035

Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

0350

Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

A

0351

Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach

BE5

04

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej

040

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

041

Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych

A

042

Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

w tym ich audyt i kontrola

05

Reprezentacja i promowanie powiatu

050

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania powiatu

A

051

Nadawanie odznaczeń, medali lub tytułów przez powiat

A

052

Kontakty ze środkami publicznego przekazu

0520

Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne

A

0521

Konferencje prasowe i wywiady

A

0522

Monitoring środków publicznego przekazu

A

w tym wycinki prasowe

053

Promocja powiatu w kraju i za granicą

0530

Strategie, programy i plany promocji powiatu

A

0531

Własne akcje promocyjne i reklamowe powiatu

A

0532

Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych

A

np. targi, festiwale

0533

Materiały promocyjne powiatu i jego jednostek

A

między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie

0534

Materiały do serwisu internetowego

A

054

Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach

A

na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy)

055

Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie

B5

056

Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez

A

układ według tematów i wydarzeń

06

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych

z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu

060

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych

A

061

Strategie

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

062

Programy

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

063

Planowanie

0630

Planowanie na poziomie całego powiatu

A

w tym korespondencja

0631

Planowanie na poziomie całego starostwa

A

w tym korespondencja

0632

Planowanie na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych w powiecie

A

0633

Planowanie w komórkach organizacyjnych starostwa

BE5

064

Sprawozdawczość

0640

Sprawozdawczość na poziomie całego powiatu

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0641

Sprawozdawczość na poziomie każdej jednostki organizacyjnej w powiecie

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0642

Sprawozdawczość statystyczna

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0643

Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0644

Meldunki i raporty sytuacyjne

BE5

065

Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja

A

066

Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych

A

inne niż w klasie 064; np. dla Prezydenta RP, Parlamentu, Premiera RP, wojewody itp.

07

Legislacja, obsługa prawna powiatu i jego jednostek organizacyjnych

070

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące legislacji i obsługi prawnej

A

071

Akty prawa miejscowego

0710

Zbiór aktów prawa miejscowego

A

0711

Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego

A

w tym korespondencja

072

Legislacja

0720

Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących dotyczących samorządu terytorialnego

A

0721

Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego

A

0722

Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne projektów aktów prawa miejscowego

A

0723

Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne innych projektów aktów prawa

BE10

0724

Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne projektów dokumentów niemających charakteru aktu prawnego

BE10

073

Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami administracji publicznej

BE10

074

Opinie prawne na potrzeby powiatu i jego jednostek organizacyjnych

BE10

075

Prowadzenie spraw sądowych

0750

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi

BE10

w tym repertoria

0751

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi

BE10

w tym repertoria

076

Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności

BE10

077

Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne

BE10

w tym ich rejestry; upoważnienia Zarządu Powiatu przy klasie 0027

1

ZARZĄDZANIE STAROSTWEM POWIATOWYM I JEDNOSTKAMI PODLEGŁYMI POWIATOWI

10

Udział w posiedzeniach organów kolegialnych powiatu

A

11

Gremia kolegialne starostwa i udział przedstawicieli starostwa w obcych gremiach

110

Posiedzenia kierownictwa starostwa

A

111

Komisje, zespoły, grupy robocze w starostwie

A

powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac itp.

112

Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych

BE10

113

Narady (zebrania) pracowników

A

12

Zbiory aktów normatywnych

120

Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictwa starostwa

A

komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu

121

Zbiory aktów normatywnych obcych

BE10

13

Informatyzacja

130

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji

A

131

Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych

BE10

132

Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne

B10

133

Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania

1330

Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania

BE5

1331

Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych

A

1332

Ewidencja stosowanych systemów i programów

A

1333

Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów

BE5

1334

Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów

B10

134

Projektowanie i eksploatacja powiatowych stron i portali internetowych

BE10

135

Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych

BE10

dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)

14

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

140

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

A

141

Informacje niejawne

1410

Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych oraz wykazu tych informacji dla poszczególnych klauzul

A

obsługa kancelaryjna przy klasach 1620-1623, akta postępowań sprawdzających przy klasie 218

1411

Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych

BE10

1412

Udostępnianie informacji niejawnych

BE10

142

Ochrona danych osobowych

BE10

143

Informacja publiczna

1430

Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej

A

1431

Udostępnianie informacji publicznej

BE5

144

Obsługa merytoryczna systemów powiadamiania mieszkańców powiatu

A

15

Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli

150

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg i wniosków oraz postulatów i inicjatyw obywateli

A

151

Skargi i wnioski

1510

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)

A

w tym ich rejestr

1511

Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości

BE5

152

Postulaty i inicjatywy obywateli

A

16

Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna

160

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej

A

w tym dotyczące instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej

161

Obsługa kancelaryjna

1610

Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism

B5

1611

Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy

A

1612

Ewidencja druków ścisłego zarachowania

B10

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601

1613

Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków

A

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601

1614

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

162

Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne

1620

Rejestr teczek (rejestr klas końcowych)

A

1621

Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności

BE50

1622

Dziennik wykonanej dokumentacji

B10

1623

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych zawierającej informacje niejawne między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

163

Archiwum zakładowe

1630

Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

A

przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego

1631

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

A

1632

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

A

1633

Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym

B5

1634

Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym

BE5

w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii

1635

Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym

A

1636

Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym

BE10

164

Zbiory biblioteczne w starostwie

1640

Ewidencja zbiorów bibliotecznych

A

1641

Gromadzenie zbiorów bibliotecznych

BE5

między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana

1642

Udostępnianie zbiorów bibliotecznych

B5

17

Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

170

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań

A

171

Kontrole

1710

Kontrole zewnętrzne w starostwie

A

1711

Kontrole przeprowadzane przez przedstawicieli organów powiatu i starostwa w jednostkach im podległych

A

1712

Kontrole wewnętrzne w starostwie

A

1713

Udział przedstawicieli organów powiatu i starostwa w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne

BE10

1714

Książka kontroli

BE5

172

Audyt

1720

Bieżące akta audytu

A

1721

Stałe akta audytu

A

173

Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

A

2

SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ POWIAT I STAROSTWO POWIATOWE

20

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych

200

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

2000

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych

A

między innymi regulaminy pracy

2001

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

BE10

2002

Wykazy etatów

A

2003

Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań

A

2004

Umowy zbiorowe i ich negocjowanie

A

201

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

2010

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych

A

2011

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

BE10

21

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów powiatu i starostwa powiatowego

210

Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy

B5

przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów

211

Konkursy na stanowiska

2110

Konkursy na stanowiska w starostwie powiatowym

B5

akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111

2111

Konkursy na stanowiska w jednostkach podległych powiatowi

B5

akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111

212

Obsługa zatrudnienia

2120

Obsługa zatrudnienia kierownictwa starostwa oraz kierownictw jednostek podległych

BE5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2121

Obsługa zatrudnienia pracowników starostwa powiatowego

B5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2122

Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników starostwa powiatowego

B5

między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2123

Rozmieszczanie i wynagradzanie kierownictw jednostek podległych

B5

między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2124

Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

213

Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych

2130

Opiniowanie i ocenianie pracowników starostwa powiatowego

BE5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

2131

Opiniowanie i ocenianie kierownictw jednostek podległych

BE5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

214

Staże, wolontariat, praktyki

2140

Staże zawodowe

BE10

2141

Wolontariat

BE10

2142

Praktyki

BE10

215

Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)

2150

Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne

B50

2151

Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne

B10

216

Nagradzanie, odznaczanie i karanie

2160

Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2161

Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2162

Karanie

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

2163

Postępowanie dyscyplinarne

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 111

217

Sprawy wojskowe osób zatrudnionych

BE10

218

Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa

BE20

między innymi akta postępowań sprawdzających

22

Ewidencja osobowa

220

Akta osobowe osób zatrudnionych

BE50

221

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

BE50

w tym programy i systemy teleinformatyczne

222

Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych

B5

223

Legitymacje służbowe

B5

224

Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

B5

23

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy

230

Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy

A

231

Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w pracy

A

232

Wypadki

2320

Wypadki przy pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

2321

Wypadki w drodze do pracy i z pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

233

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe

2330

Warunki szkodliwe

BE10

2331

Rejestr warunków szkodliwych

B40

2332

Choroby zawodowe

BE10

234

Czas pracy

2340

Dowody obecności w pracy

B3

2341

Absencje w pracy

B3

2342

Rozliczenia czasu pracy

B5

2343

Delegacje służbowe

B3

w tym ich ewidencja

2344

Ustalanie i zmiany czasu pracy

B3

235

Urlopy osób zatrudnionych

2350

Urlopy wypoczynkowe

B5

2351

Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp.

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

2352

Urlopy bezpłatne

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

236

Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji

B5

24

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

240

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych

2400

Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych

BE10

2401

Służba przygotowawcza

BE10

2402

Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach

BE10

w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych

2403

Dokształcanie pracowników

B5

studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych

241

Sprawy socjalno-bytowe

2410

Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

B5

2411

Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych

B5

2412

Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi

BE5

2413

Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

BE5

2414

Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy

B5

242

Ubezpieczenia społeczne

2420

Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego

B10

2421

Obsługa ubezpieczenia społecznego

B10

w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS

2422

Legitymacje ubezpieczeniowe

B5

2423

Dowody uprawnień do zasiłków

B5

2424

Emerytury i renty

B10

2425

Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp.

B10

243

Opieka zdrowotna

2430

Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej

BE10

2431

Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy

B10

25

Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji starostwa lub jednostek podległych powiatowi

250

Administracja obiektami

2500

Przejmowanie obiektów na potrzeby starostwa lub jednostek podległych powiatowi

A

2501

Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom

B5

2502

Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne

B5

251

Eksploatacja budynków i lokali przez starostwa lub jednostki podległe powiatowi

2510

Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń

B5

2511

Dokumentacja techniczna prac remontowych

B5

2512

Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń

B5

korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.

252

Podatki i opłaty publiczne

B10

253

Ubezpieczenia majątkowe

B10

między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

254

Ochrona mienia własnej jednostki

BE10

plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia

255

Ochrona przeciwpożarowa

BE10

instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp.

26

Gospodarka materiałowa

260

Zaopatrzenie

2600

Źródła zaopatrzenia

B5

zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa

2601

Zaopatrzenie materiałowe

B5

261

Obsługa materiałowa środków rzeczowych

2610

Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych

B10

dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe

2611

Ewidencja środków trwałych i nietrwałych

B10

2612

Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników

B10

2613

Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B10

2614

Konserwacja i remonty środków trwałych

B5

2615

Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych

B5

262

Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)

B5

263

Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna

2630

Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich

B5

2631

Ewidencja środków transportu

B10

2632

Eksploatacja własnych środków transportowych

B5

karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży i myjni

2633

Użytkowanie obcych środków transportowych

B5

zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów

2634

Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych)

B10

w tym dokumentacja dot. konserwacji i remontów środków łączności

2635

Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej

BE10

27

Zamówienia publiczne

270

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych

A

271

Sprawy zezwoleń na odstąpienie od stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych

BE5

272

Dokumentacja zamówień publicznych

B5

273

Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych

B10

3

FINANSE POWIATU ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA STAROSTWA
I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH POWIATOWI

30

Planowanie i realizacja budżetu

300

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu

A

301

Wieloletnia prognoza finansowa

A

302

Planowanie budżetu powiatu

3020

Przygotowanie projektu budżetu powiatu

BE5

między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia

3021

Budżet powiatu i jego zmiany

A

3022

Opiniowanie budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową

A

3023

Informacja o stanie mienia powiatu

A

3024

Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu

BE5

3025

Propozycje jednostek podległych powiatowi dotyczące rozdysponowania środków budżetowych

A

3026

Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany

BE10

303

Realizacja budżetu

3030

Układ wykonawczy budżetu powiatu

A

3031

Przekazywanie środków finansowych dla starostwa, jego komórek i jednostek organizacyjnych podległych powiatowi

B5

3032

Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji

B5

w tym z urzędami skarbowymi

3033

Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji

B5

3034

Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

3035

Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu

A

3036

Rewizja budżetu i jego bilansu

A

3037

Realizacja budżetów komórek organizacyjnych

BE10

304

Finansowanie

3040

Finansowanie działalności starostwa i jednostek organizacyjnych podległych powiatowi

B5

3041

Finansowanie inwestycji

BE5

3042

Finansowanie remontów

B5

305

Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych

3050

Obsługa finansowa funduszy i środków

B5

3051

Obsługa finansowa pożyczek i kredytów

B5

3052

Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi

B5

3053

Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej

B*)

*) zas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat

3054

Gospodarka pozabudżetowa

B5

306

Emitowanie obligacji

3060

Emitowanie obligacji na terenie kraju

BE5

3061

Emitowanie obligacji za granicą

BE5

31

Dochody, podatki i opłaty

310

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji

A

311

Zobowiązania podatkowe

3110

Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

3111

Rejestry podatkowe, ewidencje i wykazy w tym zakresie

B10

312

Podatki i ich wymiary

B10

313

Opłaty

B10

314

Zaświadczenia

3140

Zaświadczenia w sprawach podatkowych

B5

3141

Zaświadczenia w sprawach opłat

B5

315

Inne dochody powiatu

3150

Dochody z majątku powiatu

B5

3151

Odsetki

B5

3152

Dochody z majątku Skarbu Państwa

B5

3153

Dotacje

B5

3154

Subwencje

B5

316

Egzekucja i windykacja

3160

Egzekucja należności pieniężnych

B5

3161

Egzekucja administracyjna

B5

3162

Windykacja należności

B5

3163

Kontrole podatkowe przeprowadzane przez przedstawicieli powiatu u podatników

BE10

32

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

320

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

3200

Polityka rachunkowości i plany kont

A

w tym jej projekty, uzgodnienia

3201

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

A

321

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy

3210

Obrót gotówkowy

B5

plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych

3211

Obrót bezgotówkowy

B5

wyciągi bankowe, przelewy

3212

Depozyty kasowe, obsługa wadium

B5

322

Księgowość

3220

Dowody księgowe

B5

3221

Dokumentacja księgowa

B5

3222

Rozliczenia

B5

rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty

3223

Ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

3224

Uzgadnianie sald

B5

3225

Kontrole i rewizje kasy

B5

3226

Zobowiązania, poręczenia

B5

3227

Księgowość materiałowo-towarowa

B5

3228

Obsługa księgowa w zakresie VAT

B10

323

Rozliczenia płac i wynagrodzeń

3230

Dokumentacja płac i potrąceń z płac

B5

3231

Listy płac

B50

3232

Kartoteki wynagrodzeń

B50

3233

Wypłaty diet radnym

B10

3234

Deklaracje podatkowe

B5

3235

Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne

B50

3236

Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac

B50

324

Inwentaryzacja

3240

Wycena i przecena

B10

3241

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5

325

Dyscyplina finansowa

3250

Interwencje Głównego Księgowego

A

3251

Inne sprawy nadzoru finansowego

BE5

4

KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

40

Kultura

400

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury

A

401

Programy rozwoju kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego

A

402

Rejestracja instytucji kultury i monitorowanie ich działalności

A

403

Mecenat nad działalnością kulturalną

A

404

Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości, obchodów

w tym obchodów rocznic narodowych

4040

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych

A

4041

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych

A

41

Zabytki

410

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków

A

411

Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie

A

412

Ochrona zabytków

4120

Znakowanie obiektów zabytkowych

A

4121

Współdziałanie z wojewódzkim konserwatorem zabytków i otrzymywanie informacji z rejestrów zabytków

BE10

4122

Przejmowanie w zarząd obiektu zabytkowego

A

4123

Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku

A

4124

Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą zabytków nieruchomych

A

klasa może być wybrana jedynie w systemie tradycyjnym

4125

Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą zabytków ruchomych

A

klasa może być wybrana jedynie w systemie tradycyjnym

413

Społeczni opiekunowie zabytków

BE10

414

Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci

A

415

Popularyzacja i upowszechnianie wiedzy o zabytkach

A

42

Kultura fizyczna

420

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury fizycznej

A

421

Programy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

422

Prowadzenie ewidencji i rejestrów oraz dokumentacji jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kulturę fizyczną

4220

Kluby sportowe, związki sportowe, stowarzyszenia kultury fizycznej

A

4221

Uczniowskie kluby sportowe

A

4222

Stowarzyszenia kultury fizycznej nieprowadzące działalności gospodarczej

A

4223

Obiekty sportowe i rekreacyjne

A

423

Opieka nad sportowcami oraz działalnością sportową

BE10

w tym stypendia

424

Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej

BE10

425

Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych

BE10

43

System oświaty

430

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty

A

431

Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

432

System oświaty publicznej

4320

Ustalanie sieci publicznych szkół ponadgimnazjalnych i szkół specjalnych oraz granic ich obwodów

A

4321

Uzyskiwanie zezwoleń na założenie szkoły lub placówki publicznej

A

4322

Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych

A

4323

Nadzór nad działalnością szkół i placówek oświatowych

A

w tym arkusze organizacyjne szkół

433

Szkoły niepubliczne

4330

Prowadzenie ewidencji szkół niepublicznych

A

w tym procedura dokonywania wpisu, wykreślenia

4331

Wspieranie szkół niepublicznych

BE10

między innymi przekazywanie dotacji

434

System informacji oświatowej

A

435

Organizacja i realizacja zadań z zakresu nauczania i wychowania

4350

Realizacja obowiązku nauki oraz sprawy rekrutacji do szkół

BE10

4351

Kierowanie dzieci do szkół specjalnych lub ośrodków poza granicami powiatu

B5

4352

Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna

B10

4353

Dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych

B10

4354

Pomoc psychologiczno-pedagogiczna i klasy integracyjne

BE10

4355

Olimpiady i konkursy edukacyjne

BE10

436

Wspieranie uczniów

4360

Programy pomocy materialnej dla uczniów

A

4361

Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom

B5

4362

Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom

B5

4363

Pomoc materialna uczniom o charakterze motywacyjnym

BE5

437

Rozwój zawodowy nauczycieli

4370

Awans zawodowy nauczycieli

BE50

4371

Wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli

BE5

4372

Nagradzanie i wyróżnianie nauczycieli

BE10

438

Sprawy nauczycieli

4380

Realizacja i wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych nauczycieli

BE5

4381

Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli

A

5

WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO

50

Wybory i referenda

500

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów

A

501

Obsługa organizacyjna wyborów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

502

Obsługa organizacyjna referendów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

51

Stowarzyszenia i fundacje

510

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru nad stowarzyszeniami i fundacjami

A

511

Monitorowanie działalności stowarzyszeń

A

512

Monitorowanie działalności stowarzyszeń zwykłych

A

513

Monitorowanie działalności fundacji

A

w tym dokumentacja przekazywana z sądu lub fundacji

514

Udostępnianie jednostkom zewnętrznym i osobom fizycznym informacji dotyczących działalności stowarzyszeń i fundacji

BE5

52

Działalność organizacji pożytku publicznego

520

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności organizacji pożytku publicznego

A

521

Powiatowa Rada Działalności Pożytku Publicznego

A

522

Wspólne zespoły doradcze i opiniodawcze powiatu i organizacji pożytku publicznego

A

523

Wymiana informacji o kierunkach działalności organizacji pożytku publicznego pomiędzy powiatem i tymi organizacjami

A

524

Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego

BE5

525

Oferty z własnej inicjatywy organizacji pożytku publicznego na realizację zadań z zakresu tej działalności

BE5

526

Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego

BE10

53

Sprawy społeczne i obywatelskie

530

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich

A

531

Sprawy społeczne

5310

Zgromadzenia i imprezy masowe

BE5

5311

Zbiórki publiczne

BE5

5312

Mniejszości narodowe

A

5313

Repatrianci

A

5314

Obsługa rzeczy znalezionych

BE5

532

Nabywanie, wybór i utrata obywatelstwa polskiego

A

54

Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami

540

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące rejestracji pojazdów i wydawania uprawnień do kierowania pojazdami

A

541

Rejestracja pojazdów

5410

Dokumentacja rejestracji pojazdów

BE10

5411

Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie rejestracji pojazdów

B5

542

Stacje kontroli pojazdów, diagności

5420

Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów

BE10

5421

Nadzór nad działalnością stacji kontroli pojazdów

BE10

5422

Wydawanie i cofanie uprawnień dla diagnostów

BE10

543

Wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami

5430

Ewidencjonowanie kierowców

BE10

5431

Ewidencjonowanie osób bez uprawnień do kierowania pojazdami

BE10

5432

Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie uprawnień do kierowania pojazdami

B5

544

Ośrodki szkolenia kierowców, instruktorzy nauki jazdy

5440

Rejestrowanie działalności przedsiębiorców prowadzących ośrodki szkolenia kierowców

BE10

5441

Wpisywanie i skreślanie z ewidencji instruktorów

BE10

55

Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne

550

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące bezpieczeństwa ludności, spraw wojskowych i obronnych

A

551

Komisja bezpieczeństwa i porządku

5510

Organizacja Komisji bezpieczeństwa i porządku

A

w tym powoływanie, odwoływanie, kierowanie do prac, regulaminy

5511

Posiedzenia Komisji bezpieczeństwa i porządku

A

552

Bezpieczeństwo ludności

5520

Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom powiatu i osobom przebywającym czasowo na terenie powiatu

BE5

5521

Współdziałanie z organizacjami zajmującymi się organizowaniem i niesieniem pomocy i ratunku

BE5

między innymi WOPR, GOPR

553

Zarządzanie kryzysowe

5530

Prace Zespołu Zarządzania Kryzysowego

A

5531

Monitorowanie działalności centrów zarządzania kryzysowego

A

5532

Planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń miejscowych oraz ich analizowanie

A

5533

Planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności

A

5534

Organizacja łączności alarmowej

BE10

5535

Zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych

A

554

Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa

5540

Ochrona przeciwpożarowa

BE10

5541

Planowanie zabezpieczenia powiatu przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia

A

5542

Akcje przeciwpowodziowe

BE10

555

Obrona cywilna

5550

Plany obrony cywilnej

A

5551

Opracowywanie i uzgadnianie planów działania w zakresie obrony cywilnej

A

5552

Organizacja formacji obronnych

A

5553

Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej

A

5554

Organizacja ewakuacji ludności

B10

5555

Zaopatrzenie ludności i zakładów pracy w sprzęt obronny

B10

5556

Baza służąca obronie cywilnej

B10

5557

Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie

A

556

Sprawy obronne

5560

Planowanie w zakresie spraw obronnych

A

5561

Organizowanie systemu kierowania obronnością

B10

5562

Przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa

B10

5563

Przygotowanie obiektów i dróg o znaczeniu obronnym na potrzeby obronne państwa

B10

5564

Organizacja jednostek zmilitaryzowanych

B10

557

Sprawy wojskowe oraz z zakresu kwalifikacji wojskowej

5570

Organizacja kwalifikacji wojskowej

B10

5571

Działalność komisji kwalifikacyjnej

B10

5572

Orzekanie w sprawach wojskowych

B10

5573

Reklamowanie osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i czasie wojny

B10

6

KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

60

Kształtowanie i ochrona środowiska

600

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kształtowania i ochrony środowiska

A

601

Ustalanie i opiniowanie polityki ekologicznej

A

602

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska

A

603

Monitoring w zakresie ochrony środowiska

A

604

Informacje o środowisku i jego ochronie

BE10

605

Kształtowanie postaw proekologicznych

BE10

606

Wnioskowanie o ściganie za wykroczenia określone w przepisach prawa dotyczących ochrony przyrody i środowiska

BE10

61

Gospodarowanie zasobami przyrody

610

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody

A

611

Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania zasobami przyrody

A

612

Ochrona przyrody, gruntów rolnych i leśnych

6120

Ochrona gatunkowa roślin i zwierząt

BE5

6121

Zwierzęta i rośliny podlegające ograniczeniom przewozowym

BE10

w tym rejestr i wydawanie zaświadczeń

6122

Rekultywacja gruntów rolnych

BE10

6123

Przeznaczanie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne

BE10

6124

Wyłączanie gruntów rolnych z produkcji rolniczej

BE10

613

Ochrona roślin, zieleni i zadrzewień

BE5

614

Ochrona zwierząt i ochrona weterynaryjna

6140

Zwalczanie zakaźnych chorób zwierzęcych

BE5

6141

Profilaktyka weterynaryjna i upowszechnianie higieny pozyskiwania produktów zwierzęcych

BE5

6142

Współdziałanie z inspekcją weterynaryjną w sprawach ochrony zwierząt

BE5

615

Gospodarka łowiecka

6150

Administrowanie łowiectwem

BE10

między innymi ustalanie obwodów łowieckich, dzierżawa obwodów łowieckich, odstrzał redukcyjny zwierząt, nadzór nad pogotowiami dla zwierząt dziko żyjących

6151

Plany łowieckie

BE5

między innymi opiniowanie planów łowieckich

6152

Zezwalanie na hodowlę chartów rasowych i ich mieszańców

BE5

616

Ochrona lasów i gospodarka leśna w lasach niestanowiących własności Skarbu Państwa

6160

Powierzanie realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej

A

6161

Roczne limity zalesienia

A

6162

Uproszczone plany urządzenia lasów oraz inwentaryzacja stanu lasów

A

6163

Kontrola realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej

BE10

6164

Realizacja zadań z zakresu gospodarki leśnej

BE10

między innymi przyznawanie dotacji

617

Rybactwo śródlądowe

6170

Śródlądowe obwody rybackie

A

6171

Nadzór nad śródlądową gospodarką rybacką

BE5

6172

Wydawanie kart wędkarskich i kart łowiectwa podwodnego

B5

6173

Rejestracja sprzętu pływackiego służącego do połowu ryb

B5

6174

Zezwalanie na przegradzanie sieciowymi rybackimi narzędziami połowowymi wód płynących

B5

6175

Zezwalanie na ustawianie sieciowych rybackich narzędzi połowowych na wodach śródlądowych

B5

6176

Społeczna Straż Rybacka

A

618

Produkcja roślinna

6180

Programowanie produkcji roślinnej

A

6181

Ochrona roślin uprawnych przed chorobami i szkodnikami

BE5

6182

Nakazy wykonania określonych czynności i zabiegów w zakresie ochron roślin

BE5

6183

Zwalczanie skutków klęsk żywiołowych w rolnictwie

BE5

6184

Zagospodarowywanie płodów rolnych i skup interwencyjny

BE5

62

Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem

620

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem

A

621

Programy, projekty, analizy z zakresu wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem

A

622

Wprowadzanie substancji lub energii do środowiska

6220

Pozwalanie na wprowadzanie do środowiska substancji lub energii

BE10

między innymi wydawanie, cofanie, ograniczanie, wygaszanie pozwoleń

6221

Zgłaszanie eksploatacji instalacji, których użytkowanie nie wymaga pozwolenia

BE5

6222

Pozwolenia zintegrowane w zakresie wprowadzania substancji lub energii do środowiska

BE10

6223

Pomiary wielkości emisji zanieczyszczeń powietrza

BE5

między innymi informacje o pomiarach w skali województwa, informacje o pomiarach prowadzonych przez zobowiązane podmioty, monitorowanie pomiarów

6224

Pozwolenia na wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza

BE10

6225

Wydawanie opinii w zakresie ochrony powietrza

BE5

6226

Uczestnictwo w systemie handlu uprawnieniami do emisji i monitorowanie wielkości emisji

BE10

między innymi zezwolenia, monitorowanie

6227

Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza

A

623

Gospodarka odpadami

6230

Zatwierdzanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi

BE10

w tym także wstrzymywanie działalności w zakresie gospodarowania odpadami niebezpiecznymi

6231

Informacje o poważnych awariach i gospodarowanie odpadami w wyniku wypadków i awarii

BE10

6232

Informacje o wytwarzaniu odpadów oraz sposobach gospodarowania odpadami

BE5

między innymi zatwierdzanie informacji

6233

Zezwalanie na prowadzenie odzyskiwania, unieszkodliwiania, zbierania lub transportu odpadów

B5

6234

Opiniowanie wniosków o wydanie zezwoleń na prowadzenie odzyskiwania lub unieszkodliwiania odpadów

B5

opinie dla innych organów

6235

Zgłaszanie posiadania oraz prowadzenia transportu odpadów

B5

wraz z rejestrem

6236

Zezwolenia na międzynarodowe przemieszczanie odpadów oraz zezwolenia wstępne na prowadzenie instalacji, w której prowadzone są procesy odzysku

BE5

tj. zezwolenia otrzymywane do wiadomości

6237

Użytkowanie składowisk odpadów

BE5

624

Ochrona przed hałasem

6240

Mapy akustyczne

A

6241

Decydowanie o dopuszczalnym poziomie hałasu, w tym pozwolenia na emitowanie hałasu do środowiska

BE10

między innymi wydawane w odpowiedzi na interwencje mieszkańców

6242

Zgłaszanie instalacji emitujących hałas, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia

BE5

6243

Pomiary emisji hałasu

BE5

6244

Wydawanie opinii w zakresie ochrony przed hałasem

BE5

63

Ochrona wód i gospodarowanie wodami

630

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony wód i gospodarowania wodami

A

631

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony wód i gospodarowania wodami

A

632

Ochrona wód oraz ochrona przed powodzią i suszą

6320

Ustalanie stref ochronnych ujęć wody

BE10

6321

Studium ochrony przeciwpowodziowej

A

w tym opinie

6322

Odszkodowania w związku z zalaniem gruntów podczas powodzi

BE10

6323

Nakazy usunięcia drzew i krzewów

BE10

między innymi z terenów wałów przeciwpowodziowych

6324

Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom wód

B5

633

Prawo własności wód

6330

Ustalanie linii brzegu

BE10

6331

Naruszenie stanu wody na gruncie

B5

6332

Użytkowanie gruntów pokrytych wodami

BE10

634

Zarządzanie zasobami wodnymi

6340

Ustalanie stref ochronnych urządzeń pomiarowych państwowej sieci hydrologiczno-meteorologicznej

BE10

6341

Pozwolenia wodnoprawne

BE10

6342

Zgłaszanie instalacji wodnych, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia

BE5

6343

Spółki wodne

BE10

64

Ochrona powierzchni ziemi

640

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony powierzchni ziemi

A

641

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony powierzchni ziemi

A

642

Badanie jakości gleby i ziemi

BE10

643

Obserwacje terenów zagrożonych ruchami masowymi ziemi oraz terenów, na których występują te ruchy

A

644

Uzgodnienia w odniesieniu do terenów zagrożonych osuwaniem się mas ziemnych

BE10

65

Gospodarowanie złożami i kopalinami

650

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania złożami i kopalinami

A

651

Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania złożami i kopalinami

A

652

Geologia surowcowa

6520

Ewidencja złóż kopalin

A

6521

Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin

A

6522

Przyznawanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych

BE10

6523

Opiniowanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych

BE5

6524

Opiniowanie planów ruchu zakładu górniczego

A

6525

Analizy wykonawstwa prac w zakresie geologii surowcowej

BE5

6526

Zatwierdzanie kryteriów bilansowości złóż

BE5

6527

Zatwierdzanie projektu zagospodarowania złoża

BE5

6528

Przyjmowanie dokumentacji ustalającej zasoby złóż kopalin pospolitych

BE5

653

Hydrogeologia

6530

Zatwierdzanie projektów prac hydrogeologicznych

BE5

6531

Przyjmowanie dokumentacji hydrogeologicznych

BE5

654

Geologia inżynierska

6540

Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich

BE5

6541

Przyjmowanie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej

BE5

655

Inne prace geologiczne

BE10

656

Szkody górnicze

6560

Analizy i informacje dotyczące występowania szkód górniczych

A

6561

Programy, plany, sprawozdania w zakresie usuwania szkód górniczych

A

6562

Koordynacja zamierzeń i współpraca z innymi instytucjami w zakresie zapobiegania i likwidacji szkód

BE10

6563

Orzekanie w sprawie szkód górniczych

BE10

6564

Ewidencja budynków mieszkalnych zakwalifikowanych do rozbiórki na skutek szkód górniczych

A

6565

Przeglądy okresowe budynków przeznaczonych do rozbiórki na skutek szkód

BE5

657

Nadzór nad robotami geologicznymi

6570

Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań i sporządzaniem dokumentacji geologicznej

BE10

6571

Orzecznictwo w sprawach szkód powstałych w związku z robotami geologicznymi

BE10

6572

Zezwolenia na prowadzenie prac geologicznych

BE5

6573

Kontrola realizacji planów prac geologicznych

BE10

658

Informacja geologiczna i zawiadomienia

6580

Informacja geologiczna

BE5

6581

Zawiadomienia o odkryciu kopalnych roślin lub zwierząt

A

66

Geodezja i kartografia

klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika z odrębnych przepisów

660

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące geodezji i kartografii

A

661

Programy, projekty, analizy z zakresu geodezji i kartografii

A

662

Ewidencjonowanie gruntów i budynków

6620

Obsługa ewidencji gruntów i budynków

BE10

6621

Informacje, wypisy oraz wyrysy z operatu ewidencyjnego

B5

6622

Zmiana formy użytkowania gruntów

BE10

6623

Aktualizacja użytków gruntowych

BE10

6624

Numeracja porządkowa nieruchomości

A

663

Sieć uzbrojenia terenu

6630

Koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu

BE10

6631

Nadzór nad prowadzeniem prac związanych z siecią uzbrojenia terenu

BE5

664

Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny

6640

Obsługa państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego

BE10

6641

Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi oraz zlecanie prowadzenia prac geodezyjnych i kartograficznych

B5

6642

Udostępnianie państwowego zasobu geodezyjno-kartograficznego

B5

6643

Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych

B5

67

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa

670

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa

A

671

Programy, projekty, analizy z zakresu planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa

A

672

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne

A

673

Lokalizacja inwestycji

BE5

opiniowanie

674

Budownictwo

6740

Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części

BE10

przy czym okres przechowywania liczony jest zgodnie z ustawą - Prawo budowlane; w tym zatwierdzanie projektu budowlanego, pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych, zmianę sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części, remonty obiektów budowlanych, przenoszenie pozwolenia na innego inwestora

6741

Rozbiórka obiektów budowlanych

B10

w tym pozwolenia, decyzje

6742

Zezwolenia na wejście w teren sąsiedniej nieruchomości w celu wykonania niezbędnych robót budowlanych

B5

6743

Zgłaszanie zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych, rozbiórki, zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części

B5

68

Gospodarowanie nieruchomościami

680

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania nieruchomościami

A

681

Wiedza o nieruchomościach i jej aktualizacja

6810

Ewidencja nieruchomości

A

6811

Inwentaryzowanie nieruchomości

A

6812

Oszacowanie wartości i wycena nieruchomości

A

682

Stan prawny nieruchomości

6820

Przejmowanie nieruchomości na rzecz Skarbu Państwa

A

6821

Wykonywanie, ograniczanie, pozbawianie praw do nieruchomości oraz zwrot nieruchomości

A

6822

Zakup nieruchomości

A

6823

Zniesienie współwłasności nieruchomości

A

6824

Komunalizacja mienia Skarbu Państwa

A

6825

Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności

A

6826

Służebności gruntowe

BE5

683

Odszkodowania za zajęcie nieruchomości pod drogi publiczne

BE10

684

Zarządzanie nieruchomościami

6840

Sprzedaż nieruchomości

A

6841

Oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste

BE5

6842

Rozwiązywanie i wygaszanie umów użytkowania wieczystego

BE5

6843

Opłaty za użytkowanie wieczyste

B5

6844

Oddawanie nieruchomości w trwały zarząd

BE10

6845

Przekazywanie nieruchomości do korzystania, w tym w dzierżawę lub najem

BE10

6846

Przekazywanie nieruchomości na cele szczególne

BE10

685

Użyczenia nieruchomości

6850

Użyczanie nieruchomości

BE5

6851

Udostępnianie nieruchomości pod lokalizację nośników reklamowych

B5

6852

Zezwolenia na czasowe zajęcie nieruchomości

B5

6853

Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych

B10

7

GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ PRAW KONSUMENCKICH

70

Gospodarka komunalna

700

Zagadnienia ogólne w zakresie gospodarki komunalnej

7000

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki komunalnej

A

7001

Analizowanie, prognozowanie i planowanie z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

7002

Przekazywanie zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

7003

Nadzorowanie i monitorowanie realizacji przekazanych zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

w tym opiniowanie planów działalności jednostek, którym przekazano zadania

701

Inwestycje

7010

Planowanie inwestycji

A

7011

Przygotowanie inwestycji

BE10

7012

Opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji inwestycji

BE5

7013

Realizacja i odbiór inwestycji

BE5

7014

Ewidencja inwestycji

A

702

Utrzymanie, eksploatacja i zarządzanie obiektami i urządzeniami komunalnymi

7020

Ewidencja obiektów i urządzeń komunalnych

A

7021

Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych

BE5

w tym utrzymanie, bieżące remonty i eksploatacja terenów zieleni miejskiej, komunikacyjnej, infrastruktury sportowej i rekreacyjnej, lokali, budynków, składowisk odpadów, ujęć wody etc.; zgłoszenia awarii wraz z rejestrem

703

Usługi komunalne

7030

Ustalanie wysokości opłat za usługi komunalne oraz zatwierdzanie cenników opłat za usługi komunalne

A

7031

Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych

B

w tym także samorządowym jednostkom organizacyjnym; między innymi umowy na realizację usług komunalnych

7032

Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych

A

7033

Badania i analizy w zakresie jakości świadczonych usług komunalnych

A

704

Sprawy pochówków

7040

Zezwalanie na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich zza granicy w celu ich pochowania

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7041

Przekazywanie zwłok do celów naukowych

A

705

Samodzielność lokali mieszkalnych

A

71

Drogownictwo i system komunikacyjny

710

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu drogownictwa i systemu komunikacyjnego

A

711

Zarządzanie drogami

7110

Zaliczanie dróg do określonej kategorii

BE10

7111

Opinie w sprawie przebiegu dróg

BE10

712

Organizacja i bezpieczeństwo ruchu drogowego

7120

Ewidencja zatwierdzonych projektów zmian organizacji ruchu drogowego

A

7121

Projekty zmian organizacji ruchu drogowego

BE5

7122

Pomiary ruchu drogowego

BE5

7123

Znaki drogowe i sygnalizacja drogowa

BE5

7124

Wypadki drogowe

BE5

7125

Okresowe kontrole stanu dróg i obiektów mostowych

BE5

7126

Współdziałanie w zakresie organizacji i bezpieczeństwa ruchu drogowego

BE5

713

Nadzór nad wykorzystaniem dróg

7130

Zezwolenia na korzystanie z dróg w sposób szczególny

B5

7131

Ustalanie miejsc postoju i opłat za parkowanie

BE5

7132

Ustalanie stref taryfowych taxi

BE5

7133

Wydawanie kart parkingowych

B5

7134

Przeciwdziałanie niszczeniu dróg

BE5

7135

Usuwanie pojazdów

B5

714

System komunikacyjny

7140

Planowanie i organizowanie publicznego transportu zbiorowego

A

7141

Studia, analizy, badania dotyczące komunikacji

A

7142

Opiniowanie rozwiązań i projektów dotyczących komunikacji zbiorowej i przewozów taksówką

BE5

7143

Nadzór nad realizacją usług gminnego transportu publicznego

BE5

7144

Działalność marketingowa, reklamowa i promocyjna w zakresie transportu

BE5

72

Wspieranie gospodarki i rynku pracy

720

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu wspierania gospodarki i rynku pracy

A

721

Polityka gospodarcza

7210

Strategia rozwoju gospodarczego

A

7211

Realizacja strategii rozwoju gospodarczego i planów operacyjnych

A

7212

Analizy i oceny stanu oraz perspektyw rozwoju gospodarczego

A

7213

Pozyskiwanie środków pozabudżetowych i pomocowych na rozwój powiatu

BE5

722

Promocja gospodarcza

7220

Konkursy i nagrody gospodarcze

A

7221

Wspieranie aktywności gospodarczej mieszkańców

BE5

7222

Pozyskiwanie inwestorów

BE5

7223

Informacja gospodarcza

A

7224

Specjalne strefy ekonomiczne

BE5

723

Działalność gospodarcza

7230

Wykonywanie zadań z zakresu obsługi ewidencji działalności gospodarczej

B10*)

*) przy czym całość dokumentacji w zakresie ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli nie wiąże się z obsługą centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, należy zakwalifikować do kategorii A

7231

Poświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z innych urzędów

B5

7232

Poświadczanie danych ze zbioru ewidencji działalności gospodarczej

B5

724

Działalność gospodarcza zagranicznych osób prawnych i fizycznych

BE10

725

Zezwolenia, licencje i zgłoszenia

7250

Udzielanie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób i rzeczy

BE5

7251

Zgłoszenia przewozów drogowych na potrzeby własne

B5

7252

Nadzór nad prowadzeniem działalności zgodnie z zezwoleniem (licencją)

BE10

726

Pomoc publiczna dla przedsiębiorców

7260

Programy pomocy publicznej przedsiębiorcom

A

7261

Udzielanie pomocy publicznej przedsiębiorcom

A

7262

Sprawozdawczość w zakresie udzielonej przedsiębiorcom pomocy publicznej

A

727

Rynek pracy

7270

Powoływanie składu Powiatowej Rady Zatrudnienia

A

7271

Powiatowa Rada Zatrudnienia

A

współdziałanie z Radą

7272

Analizy, obserwacje i badanie rynku pracy

A

w tym materiały otrzymywane z powiatowego urzędu pracy

7273

Monitorowanie działalności organów i urzędów odpowiedzialnych za działanie w zakresie walki z bezrobociem i wspierania rynku pracy

A

7274

Wyznaczanie podmiotów, w których odbywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna

BE10

73

Ochrona praw konsumenckich

730

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony praw konsumenckich

A

731

Poradnictwo w zakresie ochrony praw konsumenckich

A

732

Postępowania w zakresie praw konsumenckich

BE10

733

Edukacja konsumencka

A

8

OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA

80

Ochrona zdrowia

800

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zdrowia

A

801

Programowanie działań oraz monitorowanie sytuacji w ochronie zdrowia

8010

Programy w zakresie ochrony zdrowia

A

8011

Udział w programach i projektach zewnętrznych w zakresie ochrony zdrowia

A

8012

Analizy i oceny potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców

A

8013

Analizy i oceny efektów realizowanych programów zdrowotnych

A

8014

Przygotowywanie danych do Wojewódzkiego Planu Zdrowotnego

BE5

8015

Plan zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych

A

802

Organizacja opieki zdrowotnej

8020

Stan prawny i własnościowy zakładów opieki zdrowotnej

A

8021

Rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej

A

w tym powoływanie, materiały z prac rad

8022

Rozpatrywanie odwołań od uchwał rad społecznych

A

8023

Nadzór nad zakładami opieki zdrowotnej

BE10

8024

Analizowanie i ocenianie działalności zakładów opieki zdrowotnej

A

803

Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna

8030

Organizacja i realizacja działań w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej

BE10

8031

Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia i edukacją zdrowotną

BE5

804

Ubezpieczanie zdrowotne osób nieubezpieczonych

B5

w tym ich zgłaszanie do ubezpieczenia

805

Sprawy sanitarne i przeciwepidemiczne

8050

Ochrona zdrowia publicznego przed zakażeniami i chorobami zakaźnymi

BE10

8051

Plany działań na wypadek wystąpienia epidemii

A

81

Pomoc społeczna

810

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pomocy społecznej

A

811

Programy i analizy w zakresie pomocy społecznej

8110

Programy w zakresie pomocy społecznej

A

8111

Udział w programach i projektach zewnętrznych

A

8112

Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej

A

812

Realizacja zadań w zakresie pomocy społecznej

8120

Współdziałanie z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej

BE10

8121

Umowy i porozumienia z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej

A

8122

Otwarte konkursy ofert na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej

B5

8123

Oferty z własnej inicjatywy podmiotów zewnętrznych na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej

B5

8124

Realizacja przez podmioty zewnętrzne zadań z zakresu pomocy społecznej

BE10

8125

Wnioskowanie w sprawach niezdolności do pracy i niepełnosprawności

BE10

813

Praca socjalna

8130

Poradnictwo specjalistyczne

BE10

8131

Interwencja kryzysowa

BE10

8132

Pomoc kombatantom

BE5

8133

Pomoc cudzoziemcom, uchodźcom i repatriantom

BE5

8134

Pomoc osobom bezdomnym

BE5

8135

Zapobieganie patologiom społecznym

BE5

8136

Szkolenia i poradnictwo rodzinne

BE10

814

Kierowanie dziecka do placówki opiekuńczo-wychowawczej oraz monitorowanie jego pobytu

BE10

815

Udzielanie pomocy wychowankom i podopiecznym placówek opiekuńczo-wychowawczych

BE10

816

Rodziny zastępcze

8160

Dobór rodzin zastępczych

BE10

8161

Opiniowanie rodzin zastępczych

BE10

8162

Monitorowanie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej

BE10

8163

Rozliczenia finansowe w zakresie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej

B10

82

Nadzór nad powiatowym centrum pomocy rodzinie

A

83

Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

830

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej

A

831

Zagadnienia ogólne w zakresie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych

8310

Programy działania na rzecz osób niepełnosprawnych

A

8311

Realizacja i monitorowanie programów na rzecz osób niepełnosprawnych

A

8312

Zadania finansowane ze środków PFRON

BE10

832

Zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności

8320

Powoływanie i odwoływanie członków zespołu do spraw orzekania niepełnosprawności

A

8321

Orzekanie o stopniu niepełnosprawności

B10

833

Społeczna rada do spraw osób niepełnosprawnych

A

834

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla instytucji

8340

Zwrot kosztów wynagrodzeń osób niepełnosprawnych i składek na ubezpieczenie społeczne

B10

8341

Zwrot kosztów przystosowania stanowisk pracy, adaptacji pomieszczeń i urządzeń do potrzeb osób niepełnosprawnych oraz kosztów zatrudnienia pracownika pomagającego pracownikowi niepełnosprawnemu

BE10

835

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla osób fizycznych

BE10

836

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla instytucji

8360

Dofinansowanie kosztów tworzenia i działania warsztatów terapii zajęciowej

BE10

8361

Dofinansowanie sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych

BE10

8362

Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego

B10

837

Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla osób fizycznych

8370

Dofinansowanie uczestnictwa dorosłych osób niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych

B10

8371

Dofinansowanie uczestnictwa dzieci niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych

B10

8372

Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego

B10

8373

Dofinansowanie przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych

B10

8374

Dofinansowanie likwidacji barier architektonicznych

BE10

8375

Dofinansowanie likwidacji barier w komunikowaniu się

BE10

8376

Dofinansowanie likwidacji barier technicznych

BE10

Załącznik nr 4

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA I URZĘDÓW MARSZAŁKOWSKICH

SPIS
KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0

ZARZĄDZANIE WOJEWÓDZTWEM I JEGO REPREZENTACJA

00

Organy kolegialne i jednoosobowe województwa

01

Strategia rozwoju województwa i priorytety współpracy zagranicznej

02

Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole

03

Nadzór właścicielski województwa

04

Współdziałanie województwa z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą

05

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej, których beneficjentem jest samorząd województwa

06

Reprezentacja i promowanie województwa

07

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności województwa oraz jego jednostek organizacyjnych

08

Legislacja oraz obsługa prawna województwa

1

ZARZĄDZANIE URZĘDEM MARSZAŁKOWSKIM

10

Udział w posiedzeniach organów kolegialnych województwa

11

Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach

12

Zbiory aktów normatywnych

13

Informatyzacja

14

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

15

Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli

16

Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna

17

Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

2

SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ WOJEWÓDZTWO I URZĄD MARSZAŁKOWSKI

20

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych

21

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów województwa i kierowników podmiotów

22

Ewidencja osobowa

23

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy

24

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

25

Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych województwa

26

Gospodarka materiałowa

27

Zamówienia publiczne

3

FINANSE WOJEWÓDZTWA ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH WOJEWÓDZTWU

30

Planowanie i realizacja budżetu

31

Dochody, podatki i opłaty

32

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

4

POLITYKA REGIONALNA (POLITYKA ROZWOJU)

40

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu polityki rozwoju

41

Regionalne programy operacyjne

42

Komitet Monitorujący

43

Realizacja regionalnych programów operacyjnych

44

Kontrole w ramach regionalnych programów operacyjnych

45

Projekty partnerskie

5

KULTURA, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

50

Kultura

51

Kultura fizyczna

52

Turystyka i wypoczynek

53

Szkolnictwo wyższe

54

System oświaty

6

WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO

60

Wybory i referenda

61

Działalność organizacji pożytku publicznego

62

Sprawy społeczne i obywatelskie

63

Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne

7

KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMII, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

70

Kształtowanie i ochrona środowiska

71

Gospodarowanie zasobami przyrody i gospodarka rolna

72

Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem

73

Ochrona wód i gospodarowanie wodami

74

Gospodarowanie złożami i kopalinami

75

Geodezja i kartografia

76

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa

77

Gospodarowanie nieruchomościami

78

Inwestycje

8

DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI ORAZ RYNKU PRACY

80

Drogownictwo i system komunikacyjny

81

Polityka gospodarcza

82

Nadzór nad działalnością gospodarczą

83

Pomoc publiczna dla przedsiębiorców

84

Rynek pracy

9

OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA

90

Ochrona zdrowia

91

Pomoc społeczna i polityka prorodzinna

92

Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

Symbole klasyfikacyjne

Hasło klasyfikacyjne

Ozna-
czenie kate-
gorii archi-
walnej

Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego

I

II

III

IV

1

2

3

4

5

6

7

0

ZARZĄDZANIE WOJEWÓDZTWEM I JEGO REPREZENTACJA

00

Organy kolegialne i jednoosobowe województwa

000

Sejmik Województwa

0000

Organizacja pracy Sejmiku Województwa

A

między innymi regulaminy

0001

Planowanie i sprawozdawczość z prac Sejmiku Województwa

A

w tym korespondencja

0002

Sesje Sejmiku Województwa

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

0003

Wnioski i interpelacje radnych

A

w tym rejestr i odpowiedzi

0004

Przewodniczący i wiceprzewodniczący Sejmiku Województwa

A

między innymi korespondencja kierowana do i od przewodniczącego

0005

Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do Sejmiku Województwa oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami

A

w tym rejestr i odpowiedzi

0006

Projekty uchwał Sejmiku Województwa

A

proces ich przygotowania i uzgadniania

0007

Uchwały Sejmiku Województwa

A

w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0811

0008

Realizacja uchwał Sejmiku Województwa i jej monitorowanie

A

001

Komisje, zespoły i inne organy kolegialne Sejmiku Województwa

0010

Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa

A

0011

Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa

A

0012

Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

0013

Projekty uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa

A

0014

Uchwały komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa

A

w tym ich rejestr

0015

Realizacja uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa

A

002

Zarząd Województwa

0020

Powoływanie i organizacja pracy Zarządu Województwa

A

między innymi regulaminy

0021

Planowanie i sprawozdawczość z prac Zarządu Województwa

A

w tym korespondencja

0022

Posiedzenia Zarządu Województwa

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

0023

Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do Zarządu Województwa oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami

A

w tym rejestr i odpowiedzi

0024

Projekty aktów normatywnych Zarządu Województwa

A

proces ich przygotowania i uzgadniania

0025

Akty normatywne Zarządu Województwa

A

w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0811

0026

Realizacja aktów normatywnych Zarządu Województwa i jej monitorowanie

A

0027

Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu Zarządu Województwa

A

pozostałe upoważnienia przy klasie 087

003

Obsługa radnych województwa

0030

Wygaśnięcie mandatu radnego

A

0031

Kluby radnych województwa

A

0032

Sprawy osobowe radnych województwa

BE5

0033

Oświadczenia majątkowe radnych województwa lub o członkach ich rodzin

B6

0034

Inne oświadczenia radnych województwa lub o członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

0035

Podnoszenie kompetencji radnych Sejmiku Województwa

BE5

między innymi szkolenia, seminaria

004

Patronat organów samorządu województwa lub marszałka

A

005

Zawieszenie organów samorządu województwa (zarząd komisaryczny)

A

006

Działania interwencyjne organów administracji rządowej w ramach nadzoru nad organami samorządu województwa

A

01

Strategia rozwoju województwa i priorytety współpracy zagranicznej

010

Strategia rozwoju województwa

0100

Przygotowanie zasad, trybu i harmonogramu opracowania strategii województwa

A

0101

Prowadzenie uzgodnień i zbieranie stanowisk oraz postulatów w sprawie strategii rozwoju województwa

A

0102

Opracowanie strategii rozwoju województwa

A

0103

Rozpowszechnianie strategii rozwoju województwa

BE5

011

Priorytety współpracy zagranicznej

pozostałe sprawy współpracy zagranicznej przy klasie 044

0110

Przygotowanie priorytetów współpracy zagranicznej

A

0111

Uzgadnianie priorytetów współpracy zagranicznej

A

02

Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole

020

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działań w zakresie podziału terytorialnego, organizacji, ustalania herbów, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli

A

021

Podział terytorialny

0210

Tworzenie, łączenie i znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany ich granic

A

między innymi projektowanie, wnioskowanie, opiniowanie

0211

Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych

A

022

Organizacja województwa

0220

Statut województwa i jego zmiany

A

0221

Organizacja urzędu marszałkowskiego

A

dotyczy między innymi statutu, regulaminu organizacyjnego, jego zmiany, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowe regulacje wewnętrzne w sferze organizacyjnej, nadawanie numeru NIP, REGON

0222

Tworzenie, łączenie, przekształcanie i likwidacja samorządowych jednostek organizacyjnych oraz ich organizacja

A

innych niż wymieniony przy klasie 0221

0223

Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od województwa

BE5

dotyczy między innymi informacji lub materiałów przekazywanych do wiadomości lub zaopiniowania samorządowi województwa

023

Herby, flagi, emblematy, insygnia, odznaczenia, medale lub inne symbole województwa i jego jednostek

A

ustalanie, zmiany, korespondencja uzgodnieniowa itp.

024

Systemy zarządzania jakością

0240

Wdrażanie systemu zarządzania jakością

A

0241

Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany

A

0242

Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

0243

Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

0244

Audyty jakości zewnętrzne

A

0245

Audyty jakości wewnętrzne

A

0246

Doskonalenie systemu zarządzania jakością

BE5

0247

Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością

B5

między innymi korespondencja porządkowa

025

Usprawnianie organizacji urzędu marszałkowskiego, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania

A

03

Nadzór właścicielski województwa

030

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące nadzoru właścicielskiego województwa

A

031

Tworzenie przez województwo spółek i fundacji oraz ich likwidowanie

A

032

Przystępowanie do spółek i fundacji

A

033

Realizacja nadzoru właścicielskiego

A

04

Współdziałanie województwa z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą

040

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania województwa z innymi jednostkami organizacyjnymi

A

041

Zawieranie i realizacja porozumień województwa z organami administracji państwowej lub samorządowej

A

042

Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań województwa i monitorowanie ich wykonania

A

043

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania województwa i jego jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym

A

044

Działalność województwa w sprawach zagranicznych

0440

Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi

A

przy czym priorytety współpracy zagranicznej są przy klasie 011

0441

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy województwa w sprawach zagranicznych

A

0442

Zawieranie umów i ich realizacja w sprawach zagranicznej współpracy regionalnej

A

0443

Przystępowanie do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych oraz prowadzenie działalności w tym zakresie

A

0444

Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli województwa

BE10

w tym programy, sprawozdania

0445

Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy

BE10

045

Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

0450

Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

A

0451

Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach

BE5

05

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej, których beneficjentem jest samorząd województwa

050

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

051

Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych

A

052

Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

w tym ich audyt i kontrola

06

Reprezentacja i promowanie województwa

060

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania województwa

A

061

Nadawanie odznaczeń, medali lub innych tytułów przez województwo

A

062

Kontakty ze środkami publicznego przekazu

0620

Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne

A

0621

Konferencje prasowe i wywiady

A

0622

Monitoring środków publicznego przekazu

A

w tym wycinki prasowe

063

Promocja województwa w kraju i za granicą

0630

Strategie, programy i plany promocji województwa

A

0631

Własne akcje promocyjne i reklamowe województwa

A

0632

Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych

A

np. targi, festiwale

0633

Materiały promocyjne województwa i jej jednostek

A

między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie

0634

Materiały do serwisu internetowego

A

064

Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach

A

na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy)

065

Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie

B5

066

Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez

A

układ według tematów i wydarzeń

07

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności województwa oraz jego jednostek organizacyjnych

z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu

070

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności województwa oraz jego jednostek organizacyjnych

A

071

Strategie

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

072

Programy

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

073

Planowanie

0730

Planowanie na poziomie całego województwa

A

w tym korespondencja

0731

Planowanie na poziomie urzędu marszałkowskiego

A

w tym korespondencja

0732

Planowanie na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych w województwie

A

0733

Planowanie w komórkach organizacyjnych urzędu marszałkowskiego

BE5

074

Sprawozdawczość

0740

Sprawozdawczość na poziomie całego województwa

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0741

Sprawozdawczość na poziomie urzędu marszałkowskiego

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0742

Sprawozdawczość na poziomie każdej jednostki organizacyjnej województwa

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0743

Sprawozdawczość statystyczna

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0744

Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych urzędu marszałkowskiego

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0745

Meldunki i raporty sytuacyjne

BE5

075

Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja

A

076

Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych

A

inne niż w klasie 065; np. dla Prezydenta RP, Parlamentu, Premiera RP, wojewody itp.

08

Legislacja oraz obsługa prawna województwa

080

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące legislacji i obsługi prawnej

A

081

Akty prawa miejscowego

0810

Zbiór aktów prawa miejscowego

A

0811

Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego

A

w tym korespondencja

082

Legislacja

0820

Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących dotyczących samorządu terytorialnego

A

0821

Opiniowanie przez województwo projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego

A

0822

Opiniowanie przez jednostki organizacyjne województwa projektów aktów prawa miejscowego

A

0823

Opiniowanie przez jednostki organizacyjne województwa innych projektów aktów prawa

BE10

0824

Opiniowanie przez jednostki organizacyjne województwa projektów dokumentów niemających charakteru aktu prawnego

BE10

083

Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami administracji publicznej

BE10

084

Opinie prawne na potrzeby województwa i jego jednostek organizacyjnych

BE10

085

Prowadzenie spraw sądowych

0850

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi

BE10

w tym repertoria

0851

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi

BE10

w tym repertoria

086

Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności

BE10

087

Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne

BE10

w tym ich rejestry; inne upoważnienia przy klasie 0027

1

ZARZĄDZANIE URZĘDEM MARSZAŁKOWSKIM

10

Udział w posiedzeniach organów kolegialnych województwa

A

11

Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach

110

Posiedzenia kierownictwa urzędu

A

111

Komisje, zespoły, grupy robocze w urzędzie

A

powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac itp.

112

Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych

BE10

113

Narady (zebrania) pracowników

A

12

Zbiory aktów normatywnych

120

Zbiory aktów normatywnych własnego kierownictwa urzędu

A

akty normatywne organów województwa przy klasach 0007 i 0025;
komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu

121

Zbiory aktów normatywnych obcych

BE10

13

Informatyzacja

130

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji

A

131

Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych

BE10

132

Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne

B10

133

Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania

1330

Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania

BE5

1331

Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych

A

1332

Ewidencja stosowanych systemów i programów

A

1333

Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów

BE5

1334

Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów

B10

134

Projektowanie i eksploatacja wojewódzkich stron i portali internetowych

BE10

135

Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych

BE10

dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)

14

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

140

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

A

141

Informacje niejawne

1410

Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych oraz wykazu tych informacji dla poszczególnych klauzul

A

obsługa kancelaryjna przy klasach 1620-1623, akta postępowań sprawdzających przy klasie 218

1411

Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych

BE10

1412

Udostępnianie informacji niejawnych

BE10

142

Ochrona danych osobowych

BE10

143

Informacja publiczna

1430

Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej

A

1431

Udostępnianie informacji publicznej

BE5

144

Obsługa merytoryczna systemów powiadamiania mieszkańców województwa

A

15

Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli

150

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg i wniosków oraz postulatów i inicjatyw obywateli

A

151

Skargi i wnioski

1510

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)

A

w tym ich rejestr

1511

Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości

BE5

152

Postulaty i inicjatywy obywateli

A

16

Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna

160

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej

A

w tym dotyczące instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej

161

Obsługa kancelaryjna

1610

Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism

B5

1611

Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy

A

1612

Ewidencja druków ścisłego zarachowania

B10

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601

1613

Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków

A

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601

1614

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

162

Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne

1620

Rejestr teczek (rejestr klas końcowych)

A

1621

Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności

BE50

1622

Dziennik wykonanej dokumentacji

B10

1623

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych zawierającej informacje niejawne między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

163

Archiwum zakładowe

1630

Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

A

przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego

1631

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

A

1632

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

A

1633

Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym

B5

1634

Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym

BE5

w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii

1635

Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym

A

1636

Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym

BE10

164

Zbiory biblioteczne w podmiotach

1640

Ewidencja zbiorów bibliotecznych

A

1641

Gromadzenie zbiorów bibliotecznych

BE5

między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana

1642

Udostępnianie zbiorów bibliotecznych

B5

17

Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

170

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań

A

171

Kontrole

1710

Kontrole zewnętrzne w podmiotach

A

1711

Kontrole przeprowadzane przez podmioty w jednostkach im podległych

A

1712

Kontrole wewnętrzne w podmiocie

A

1713

Udział podmiotów w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne

BE10

1714

Książka kontroli

BE5

172

Audyt

1720

Bieżące akta audytu

A

1721

Stałe akta audytu

A

173

Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

A

2

SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ WOJEWÓDZTWO I URZĄD MARSZAŁKOWSKI

20

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych

200

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

2000

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych

A

między innymi regulaminy pracy

2001

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

BE10

2002

Wykazy etatów

A

2003

Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań

A

2004

Umowy zbiorowe i ich negocjowanie

A

201

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

2010

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych

A

2011

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

BE10

21

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów województwa i kierowników podmiotów

210

Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy

B5

przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów

211

Konkursy na stanowiska

2110

Konkursy na stanowiska w urzędach

B5

akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111

2111

Konkursy na stanowiska w jednostkach podległych

B5

akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111

212

Obsługa zatrudnienia

2120

Obsługa zatrudnienia kierownictwa urzędu marszałkowskiego oraz kierownictw jednostek podległych

BE5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2121

Obsługa zatrudnienia pracowników urzędu marszałkowskiego

B5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2122

Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników urzędu marszałkowskiego

B5

między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2123

Rozmieszczanie i wynagradzanie kierownictw jednostek podległych

B5

między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2124

Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

213

Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych

2130

Opiniowanie i ocenianie pracowników urzędu marszałkowskiego

BE5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

2131

Opiniowanie i ocenianie kierownictw jednostek podległych

BE5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

214

Staże, wolontariat, praktyki

2140

Staże zawodowe

BE10

2141

Wolontariat

BE10

2142

Praktyki

BE10

215

Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)

2150

Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne

B50

2151

Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne

B10

216

Nagradzanie, odznaczanie i karanie

2160

Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2161

Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2162

Karanie

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

2163

Postępowanie dyscyplinarne

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 111

217

Sprawy wojskowe osób zatrudnionych

BE10

218

Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa

BE20

między innymi akta postępowań sprawdzających

22

Ewidencja osobowa

220

Akta osobowe osób zatrudnionych

BE50

221

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

BE50

w tym programy i systemy teleinformatyczne

222

Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych

B5

223

Legitymacje służbowe

B5

224

Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

B5

23

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy

230

Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy

A

231

Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w pracy

A

232

Wypadki

2320

Wypadki przy pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

2321

Wypadki w drodze do pracy i z pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

233

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe

2330

Warunki szkodliwe

BE10

2331

Rejestr warunków szkodliwych

B40

2332

Choroby zawodowe

BE10

234

Czas pracy

2340

Dowody obecności w pracy

B3

2341

Absencje w pracy

B3

2342

Rozliczenia czasu pracy

B5

2343

Delegacje służbowe

B3

w tym ich ewidencja

2344

Ustalanie i zmiany czasu pracy

B3

235

Urlopy osób zatrudnionych

2350

Urlopy wypoczynkowe

B5

2351

Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp.

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

2352

Urlopy bezpłatne

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

236

Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji

B5

24

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

240

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych

2400

Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych

BE10

2401

Służba przygotowawcza

BE10

2402

Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach

BE10

w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych

2403

Dokształcanie pracowników

B5

studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych

241

Sprawy socjalno-bytowe

2410

Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

B5

2411

Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych

B5

2412

Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi

BE5

2413

Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

BE5

2414

Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy

B5

242

Ubezpieczenia społeczne

2420

Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego

B10

2421

Obsługa ubezpieczenia społecznego

B10

w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS

2422

Legitymacje ubezpieczeniowe

B5

2423

Dowody uprawnień do zasiłków

B5

2424

Emerytury i renty

B10

2425

Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp.

B10

243

Opieka zdrowotna

2430

Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej

BE10

2431

Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy

B10

25

Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych województwa

250

Administracja obiektami

2500

Przejmowanie obiektów na potrzeby urzędu marszałkowskiego lub jednostek podległych województwu

A

2501

Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom

B5

2502

Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne

B5

251

Eksploatacja budynków i lokali przez urząd marszałkowski lub jednostki podległe województwu

2510

Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń

B5

2511

Dokumentacja techniczna prac remontowych

B5

2512

Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń

B5

korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.

252

Podatki i opłaty publiczne

B10

253

Ubezpieczenia majątkowe

B10

między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, ubezpieczenia nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp.

Sprawy odszkodowań
Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

254

Ochrona mienia własnej jednostki

BE10

plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia

255

Ochrona przeciwpożarowa

BE10

instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp.

26

Gospodarka materiałowa

260

Zaopatrzenie

2600

Źródła zaopatrzenia

B5

zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa

2601

Zaopatrzenie materiałowe

B5

261

Obsługa materiałowa środków rzeczowych

2610

Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych

B10

dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe

2611

Ewidencja środków trwałych i nietrwałych

B10

2612

Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników

B10

2613

Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B10

2614

Konserwacja i remonty środków trwałych

B5

2615

Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych

B5

262

Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)

B5

263

Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna

2630

Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich

B5

2631

Ewidencja środków transportu

B10

2632

Eksploatacja własnych środków transportowych

B5

karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży i myjni

2633

Użytkowanie obcych środków transportowych

B5

zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów

2634

Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych)

B10

w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności

2635

Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej

BE10

27

Zamówienia publiczne

270

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych

A

271

Sprawy zezwoleń na odstąpienie od stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych

BE5

272

Dokumentacja zamówień publicznych

B5

273

Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych

B10

3

FINANSE WOJEWÓDZTWA ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH WOJEWÓDZTWU

30

Planowanie i realizacja budżetu

300

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu

A

301

Wieloletnia prognoza finansowa

A

302

Planowanie budżetu województwa

3020

Przygotowanie projektu budżetu województwa

BE5

między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia

3021

Budżet województwa i jego zmiany

A

3022

Opiniowanie budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową

A

3023

Informacje o stanie mienia województwa

A

3024

Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu

BE5

3025

Propozycje jednostek podległych województwu dotyczące rozdysponowania środków budżetowych

A

3026

Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany

BE10

303

Realizacja budżetu

3030

Układ wykonawczy budżetu województwa

A

3031

Przekazywanie środków finansowych dla urzędu, jego komórek i jednostek organizacyjnych województwa oraz innym jednostkom samorządu terytorialnego

BE5

3032

Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji, dotacji i pomocy finansowej jednostkom samorządu terytorialnego

B5

w tym z urzędami skarbowymi

3033

Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji

B5

3034

Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

3035

Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu

A

3036

Rewizja budżetu i jego bilansu

A

3037

Realizacja budżetów komórek organizacyjnych

BE10

304

Finansowanie

3040

Finansowanie działalności urzędu i jednostek podległych województwu

B5

3041

Finansowanie inwestycji

BE5

3042

Finansowanie remontów

B5

305

Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych

3050

Obsługa finansowa funduszy i środków dodatkowych

B5

3051

Obsługa finansowa pożyczek i kredytów

B5

3052

Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi

B5

3053

Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat

3054

Gospodarka pozabudżetowa

B5

306

Emitowanie obligacji

3060

Emitowanie obligacji na terenie kraju

BE5

3061

Emitowanie obligacji za granicą

BE5

31

Dochody, podatki i opłaty

310

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji

A

311

Zobowiązania podatkowe

3110

Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

3111

Rejestry podatkowe, ewidencje i wykazy w tym zakresie

B10

312

Podatki i ich wymiary

B10

313

Opłaty

B10

314

Zaświadczenia

3140

Zaświadczenia w sprawach podatkowych

B5

3141

Zaświadczenia w sprawach opłat

B5

315

Inne dochody województwa

3150

Dochody z majątku województwa

B5

3151

Odsetki

B5

3152

Dotacje

B5

3153

Subwencje

B5

3154

Spadki, zapisy i darowizny na rzecz województwa

BE5

316

Egzekucja i windykacja

3160

Egzekucja należności pieniężnych

B5

3161

Egzekucja administracyjna

B5

3162

Windykacja należności

B5

3163

Kontrole podatkowe przeprowadzane przez przedstawicieli województwa u podatników

BE10

32

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

320

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

3200

Polityka rachunkowości i plany kont

A

w tym jej projekty, uzgodnienia

3201

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

A

321

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy

3210

Obrót gotówkowy

B5

plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych

3211

Obrót bezgotówkowy

B5

wyciągi bankowe, przelewy

3212

Depozyty kasowe, obsługa wadium

B5

322

Księgowość

3220

Dowody księgowe

B5

3221

Dokumentacja księgowa

B5

3222

Rozliczenia

B5

rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty

3223

Ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

3224

Uzgadnianie sald

B5

3225

Kontrole i rewizje kasy

B5

3226

Zobowiązania, poręczenia

B5

3227

Księgowość materiałowo-towarowa

B5

3228

Obsługa księgowa w zakresie VAT

B10

323

Rozliczenia płac i wynagrodzeń

3230

Dokumentacja płac i potrąceń z płac

B5

3231

Listy płac

B50

3232

Kartoteki wynagrodzeń

B50

3233

Wypłaty diet radnym

B10

3234

Deklaracje podatkowe

B5

3235

Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne

B50

3236

Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac

B50

324

Inwentaryzacja

3240

Wycena i przecena

B10

3241

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5

325

Dyscyplina finansowa

3250

Interwencje Głównego Księgowego

A

3251

Inne sprawy nadzoru finansowego

BE5

4

POLITYKA REGIONALNA (POLITYKA ROZWOJU)

40

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu polityki rozwoju

A

41

Regionalne programy operacyjne

410

Przygotowanie regionalnych programów operacyjnych

BE10

411

Uzgadnianie regionalnych programów operacyjnych

A

412

Kontrakt wojewódzki

A

42

Komitet Monitorujący

420

Organizacja pracy Komitetu Monitorującego

A

421

Posiedzenia Komitetu Monitorującego

A

43

Realizacja regionalnych programów operacyjnych

430

Ustalanie priorytetów regionalnych programów operacyjnych oraz kryteriów wyboru projektów

A

431

Powierzanie zadań związanych z realizacją regionalnych programów operacyjnych

A

432

Konkursy wyborów projektów w ramach regionalnych programów operacyjnych

BE10

433

Realizacja dofinansowanych projektów w ramach regionalnych programów operacyjnych

BE10

w tym audyty

434

Działania informacyjne i promocyjne związane z projektami finansowanymi w ramach regionalnych programów operacyjnych

BE10

44

Kontrole w ramach regionalnych programów operacyjnych

A

45

Projekty partnerskie

BE10

5

KULTURA, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

50

Kultura

500

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury

A

501

Programy rozwoju kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego

A

502

Rejestracja instytucji kultury i monitorowanie ich działalności

A

503

Mecenat nad działalnością kulturalną

A

w tym stypendia, nagrody

504

Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości, obchodów

w tym obchodów rocznic narodowych

5040

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych

A

5041

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych

A

51

Kultura fizyczna

510

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury fizycznej

A

511

Programy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

512

Rozbudowa bazy sportowej w województwie

BE5

nie dotyczy własnych obiektów

513

Opieka nad sportowcami oraz działalnością sportową

BE10

w tym stypendia

514

Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej

BE10

515

Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych

BE10

52

Turystyka i wypoczynek

520

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu turystyki i wypoczynku

A

521

Programy rozwoju turystyki i wypoczynku oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

522

Realizacja zadań w dziedzinie turystyki i wypoczynku

5220

Promocja turystyczna regionu

A

5221

Upowszechnianie krajoznawstwa

A

5222

Organizatorzy turystyki i pośrednicy turystyki

A

w tym rejestr

5223

Kontrole organizatorów turystyki i pośredników turystyki

BE10

5224

Uprawnienia pilotów i przewodników turystycznych

A

53

Szkolnictwo wyższe

530

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu szkolnictwa wyższego

A

531

Tworzenie, przekształcanie i likwidowanie publicznych uczelni zawodowych

A

532

Monitorowanie działalności publicznych uczelni zawodowych

A

533

Wspieranie materialne i finansowe studentów

BE5

54

System oświaty

540

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty

A

541

Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

542

System oświaty publicznej

5420

Ustalanie sieci szkół publicznych oraz granic ich obwodów

A

5421

Uzyskiwanie zezwoleń na założenie szkoły lub placówki publicznej

A

5422

Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych

A

5423

Nadzór nad działalnością szkół i placówek oświatowych

A

w tym arkusze organizacyjne szkół

543

Szkoły niepubliczne

5430

Prowadzenie ewidencji szkół niepublicznych

A

w tym procedura dokonywania wpisu, wykreślenia

5431

Wspieranie szkół niepublicznych

BE10

między innymi przekazywanie dotacji

544

System informacji oświatowej

A

545

Organizacja i realizacja zadań z zakresu nauczania i wychowania

5450

Realizacja obowiązku nauki oraz sprawy rekrutacji do szkół

BE10

5451

Kierowanie dzieci do ośrodków szkolno-wychowawczych

B10

5452

Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna

B10

5453

Pomoc psychologiczno-pedagogiczna i klasy integracyjne

BE10

5454

Olimpiady i konkursy edukacyjne

BE10

546

Wspieranie uczniów

5460

Programy pomocy materialnej dla uczniów

A

5461

Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom

B5

5462

Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom

BE5

5463

Pomoc materialna uczniom o charakterze motywacyjnym

BE5

547

Rozwój zawodowy nauczycieli

5470

Publiczne placówki doskonalenia nauczycieli

A

5471

Niepubliczne placówki doskonalenia nauczycieli

A

5472

Awans zawodowy nauczycieli

BE50

5473

Wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli

BE5

5474

Nagradzanie i wyróżnianie nauczycieli

BE10

548

Sprawy nauczycieli

5480

Realizacja i wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych nauczycieli

BE5

5481

Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli

A

6

WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO

60

Wybory i referenda

600

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów

A

601

Rejestry i spisy wyborców

B5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

602

Obsługa organizacyjna wyborów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

603

Obsługa organizacyjna referendów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

61

Działalność organizacji pożytku publicznego

610

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności organizacji pożytku publicznego

A

611

Wojewódzka Rada Działalności Pożytku Publicznego

A

612

Wspólne zespoły doradcze i opiniodawcze województwa i organizacji pożytku publicznego

A

613

Wymiana informacji o kierunkach działalności organizacji pożytku publicznego pomiędzy województwem i tymi organizacjami

A

614

Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego

BE5

615

Oferty z własnej inicjatywy organizacji pożytku publicznego na realizację zadań z zakresu tej działalności

BE5

616

Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego

BE10

62

Sprawy społeczne i obywatelskie

620

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich

A

621

Zgromadzenia i imprezy masowe

BE5

622

Zbiórki publiczne

BE5

623

Mniejszości narodowe

A

624

Repatrianci

A

625

Cudzoziemcy

BE10

63

Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne

630

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące bezpieczeństwa ludności, spraw wojskowych i obronnych

A

631

Bezpieczeństwo ludności

BE10

632

Zarządzanie kryzysowe

BE10

633

Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa

BE10

634

Obrona cywilna

BE10

635

Sprawy obronne

6350

Planowanie w zakresie spraw obronnych

A

6351

Organizowanie systemu kierowania obronnością

B10

6352

Przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa

B10

6353

Przygotowanie obiektów i dróg o znaczeniu obronnym na potrzeby obronne państwa

B10

6354

Organizacja jednostek zmilitaryzowanych

B10

6355

Przeznaczanie nieruchomości i rzeczy ruchomych na cele świadczeń na rzecz obronności oraz wykonywanie tych świadczeń

B10

6356

Odszkodowania za utratę lub uszkodzenie oraz za szkody wynikłe z utrzymania przedmiotów świadczeń rzeczowych

B10

636

Sprawy wojskowe oraz z zakresu kwalifikacji wojskowej

BE10

7

KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

70

Kształtowanie i ochrona środowiska

700

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kształtowania i ochrony środowiska

A

701

Zagadnienia ogólne w zakresie kształtowania i ochrony środowiska

7010

Ustalanie i opiniowanie polityki ekologicznej

A

7011

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska

A

7012

Monitoring w zakresie ochrony środowiska

A

7013

Informacje o środowisku i jego ochronie

BE10

7014

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

A

m. in. sprawy z zakresu powoływania członków rad nadzorczych, zarządów

702

Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom środowiska

7020

Nowoczesna technika i technologia ograniczająca zanieczyszczenie środowiska

BE10

7021

Tworzenie obszarów ograniczonego użytkowania

BE10

7022

Bilans źródeł zanieczyszczenia środowiska

A

7023

Ewidencja potencjalnych źródeł zanieczyszczenia środowiska

A

7024

Ewidencja obiektów inżynierskich służących ochronie środowiska

BE5

7025

Gospodarowanie opakowaniami

BE5

703

Oddziaływanie na środowisko

7030

Oceny oddziaływania na środowisko

BE5

7031

Zobowiązania do przedstawienia oceny oddziaływania na środowisko

B5

7032

Przeglądy ekologiczne

BE10

7033

Usuwanie przyczyn szkodliwego oddziaływania lub zagrożeń stanu środowiska

BE5

7034

Nadzór administracyjny nad podmiotami korzystającymi ze środowiska

BE5

704

Kształtowanie postaw proekologicznych i promowanie ochrony środowiska

BE10

705

Wnioskowanie o ściganie za wykroczenia określone w przepisach prawa dotyczących ochrony przyrody i środowiska

BE10

706

Udostępnianie informacji o środowisku

BE10

71

Gospodarowanie zasobami przyrody i gospodarka rolna

710

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody i gospodarki rolnej

A

711

Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania zasobami przyrody

A

712

Przyroda

7120

Ochrona przyrody

BE10

7121

Parki krajobrazowe

A

7122

Obszary chronionego krajobrazu

A

713

Gospodarka łowiecka

7130

Plany łowieckie

A

między innymi opiniowanie planów łowieckich

7131

Administrowanie łowiectwem

A

między innymi ustalanie obwodów łowieckich i zmiana ich granic

7132

Egzaminowanie w zakresie uprawnień do polowań

BE10

7133

Okresy polowań, w tym ich skracanie

A

w tym rejestr

7134

Ustalanie zasad w zakresie odszkodowań za szkody na gruntach leśnych i rolnych

A

7135

Odszkodowania łowieckie

BE10

714

Rybactwo śródlądowe

7140

Obręby hodowlane i ochronne

A

7141

Oceny realizacji obowiązku prowadzenia racjonalnej gospodarki rybackiej

BE5

7142

Zwolnienia z prowadzenia racjonalnej gospodarki rybackiej

BE5

7143

Regulowanie spraw połowów i przepływu ryb

BE5

7144

Uprawnienia do rybactwa

B5

715

Ochrona gruntów rolnych i leśnych

7150

Rekultywacja gruntów rolnych

BE10

7151

Przeznaczanie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne

BE10

7152

Modernizacja dróg dojazdowych do gruntów rolnych

B5

7153

Fundusz Ochrony Gruntów Rolnych

A

716

Produkcja rolna

7160

Programy pomocowe dla rolników

BE10

7161

Lokalne grupy działania

A

7162

Systemy jakości żywienia

A

7163

Promowanie działań w zakresie ochrony nazw i oznaczeń produktów rolnych, w tym tradycyjnych

BE10

7164

Porejestrowe doświadczalnictwo odmian

BE5

7165

Grupy producentów rolnych

A

7166

Grupy producentów owoców i warzyw

A

7167

Kontrolowanie działalności grup producentów

BE10

72

Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem

720

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem

A

721

Programy, projekty, analizy z zakresu wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem

A

722

Wprowadzanie substancji lub energii do środowiska

7220

Ustalanie wpływu realizacji inwestycji na środowisko

BE10

między innymi decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji, opiniowanie przedsięwzięć w zakresie wpływu na środowisko

7221

Pozwalanie na wprowadzanie do środowiska substancji lub energii

BE10

między innymi wydanie, cofanie, ograniczanie, wygasanie pozwoleń

7222

Pozwolenia zintegrowane w zakresie wprowadzania substancji lub energii do środowiska

BE10

7223

Uzgodnienia wielkości i rodzaju emisji zanieczyszczeń powietrza

BE10

7224

Ochrona przed promieniowaniem niejonizującym

BE10

7225

Uczestnictwo w systemie handlu uprawnieniami do emisji i monitorowanie wielkości emisji

BE10

7226

Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza

A

723

Gospodarka energetyczna

7230

Gospodarowanie zasobami paliw i źródeł energii o zasięgu lokalnym

A

7231

Planowanie zaopatrzenia w paliwa i energię

BE10

7232

Odnawialne źródła energii

BE10

7233

Wdrażanie techniki i technologii energooszczędnych

BE10

7234

Promocja poszanowania (oszczędności) energii

A

724

Gospodarka odpadami

7240

Programy gospodarki odpadami niebezpiecznymi

BE10

w tym także wstrzymywanie działalności w zakresie gospodarowania odpadami niebezpiecznymi

7241

Składowiska odpadów

A

w tym instrukcje eksploatacji, sprawy zamykania składowisk

7242

Substancje stwarzające szczególne zagrożenie dla środowiska

A

w tym rejestr

7243

Zezwalanie na wytwarzanie odpadów

BE5

7244

Zezwolenia na prowadzenie działalności z zakresie odzysku lub unieszkodliwiania odpadów

BE5

7245

Informowanie o wytworzonych odpadach oraz sposobach gospodarowania nimi

BE5

7246

Gospodarcze wykorzystanie odpadów przemysłowych zawierających substancje promieniotwórcze

B5

725

Opłaty za gospodarcze korzystanie ze środowiska

7250

Opłaty produktowe

B10

7251

Opłaty za substancje kontrolowane

B10

7252

Opłaty za emisję zanieczyszczeń do powietrza

B10

7253

Opłaty za składowanie odpadów

B10

7254

Opłaty za pobór wody i odprowadzanie ścieków

B10

726

Uzgadnianie dopuszczalnego poziomu hałasu

B10

73

Ochrona wód i gospodarowanie wodami

730

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony wód i gospodarowania wodami

A

731

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony wód i gospodarowania wodami

A

732

Ochrona wód oraz ochrona przed powodzią i suszą

7320

Realizacja krajowego programu oczyszczania ścieków komunalnych w województwie

A

7321

Ustalanie linii brzegu

BE10

7322

Pozwolenia wodno-prawne

BE10

7323

Ewidencja wód, urządzeń melioracji wodnych oraz zmeliorowanych gruntów

A

7324

Programowanie, planowanie, nadzorowanie wykonywania urządzeń melioracji wodnych

A

7325

Rozstrzyganie w sprawie współfinansowania wykonywania urządzeń melioracji wodnych podstawowych z publicznych środków wspólnotowych

BE10

7326

Opłaty melioracyjne i inwestycyjne

B10

7327

Związki spółek wodnych

BE10

74

Gospodarowanie złożami i kopalinami

740

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania złożami i kopalinami

A

741

Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania złożami i kopalinami

A

742

Geologia surowcowa

7420

Ewidencja złóż kopalin

A

7421

Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin

A

7422

Przyznawanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych

BE10

7423

Opiniowanie koncesji wydanych przez inne organy administracji w zakresie prac geologicznych

B5

7424

Kryteria bilansowości złóż kopalin

A

7425

Obszary i tereny górnicze

A

7426

Projekty zagospodarowania złoża

BE5

7427

Przyjmowanie dokumentacji ustalającej zasoby złóż i kopalin

BE5

743

Hydrogeologia

7430

Zatwierdzanie projektów prac hydrogeologicznych

BE5

7431

Przyjmowanie i decyzje żądające uzupełnienia lub poprawy dokumentacji hydrogeologicznej

BE5

w tym jej uzupełnianie i korekty

7432

Bilans zasobów wód podziemnych

A

7433

Rejestracja i ewidencja ujęć wód podziemnych

A

7434

Opinie, wnioski dotyczące warunków hydrogeologicznych

B5

7435

Ochrona wód podziemnych, w tym opinie hydrogeologiczne

B10

744

Geologia inżynierska

7440

Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich

BE5

7441

Przyjmowanie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej

BE5

745

Inne prace geologiczne

BE10

746

Nadzór nad robotami geologicznymi

7460

Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań, prac i sporządzaniem dokumentacji geologicznej

BE10

7461

Nadzór i kontrola nad wykonywaniem uprawnień z tytułu koncesji geologicznych

BE10

7462

Kontrole zakładów górniczych

BE10

7463

Egzekwowanie przepisów prawa geologicznego i górniczego

BE5

747

Uprawnienia do kontroli geologicznej

7470

Okręgowa geologiczna komisja egzaminacyjna

A

7471

Postępowanie egzaminacyjne w zakresie geologii i górnictwa

B50

7472

Uprawnienia do sprawowania dozoru geologicznego nad pracami geologicznymi

B50

748

Informacja geologiczna i zawiadomienia

7480

Informacja geologiczna

BE5

7481

Zawiadomienia o odkryciu kopalnych roślin lub zwierząt

A

75

Geodezja i kartografia

klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika z odrębnych przepisów

750

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące geodezji i kartografii

A

751

Programy, projekty, analizy z zakresu geodezji i kartografii

A

752

Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny

7520

Obsługa państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego

BE10

7521

Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi oraz zlecanie prowadzenia prac geodezyjnych i kartograficznych

B5

7522

Udostępnianie państwowego zasobu geodezyjno-kartograficznego

B5

76

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa

760

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa

A

761

Programy, projekty, analizy z zakresu planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa

A

762

Wojewódzka Komisja Urbanistyczno-Architektoniczna

A

763

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne

7630

Plany zagospodarowania przestrzennego i studia uwarunkowań zagospodarowania przestrzennego

A

7631

Ewidencja i rejestracja planów zagospodarowania przestrzennego

A

7632

Analizy, studia, koncepcje i programy z zakresu zagospodarowania przestrzennego obszaru województwa

A

7633

Analizy i studia z zakresu zagospodarowania przestrzennego o znaczeniu ponadlokalnym

A

7634

Uzgadnianie i opiniowanie planów zagospodarowania przestrzennego

BE5

7635

Inspirowanie i wdrażanie nowych rozwiązań w zakresie zagospodarowania przestrzennego

A

7636

Zlecanie opracowań na potrzeby planowania przestrzennego

B5

7637

Wnioski i opinie dotyczące innych opracowań planistycznych

BE5

764

Budownictwo mieszkaniowe

BE5

77

Gospodarowanie nieruchomościami

770

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania nieruchomościami

A

771

Najem lokali mieszkaniowych

B5

772

Eksploatacja i ochrona budynków i lokali

B5

773

Współdziałanie ze wspólnotami mieszkaniowymi

BE10

774

Stan prawny nieruchomości

7740

Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości

A

7741

Regulowanie stanu prawnego nieruchomości

A

7742

Postępowania w zakresie roszczeń byłych właścicieli nieruchomości województwa

A

7743

Odszkodowania za nieruchomości województwa

BE10

78

Inwestycje

780

Planowanie inwestycji

A

781

Przygotowanie inwestycji

BE10

782

Opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji inwestycji

BE5

783

Realizacja i odbiór inwestycji

BE5

784

Ewidencja inwestycji

A

8

DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI ORAZ RYNKU PRACY

80

Drogownictwo i system komunikacyjny

800

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu drogownictwa i systemu komunikacyjnego

A

801

Zarządzanie drogami

8010

Planowanie, budowa i modernizacja dróg wojewódzkich

BE10

8011

Zaliczanie dróg do określonej kategorii

BE10

8012

Opinie w sprawie przebiegu dróg

BE10

8013

Utrzymanie dróg wojewódzkich i mostów

B5

8014

Nadzór nad wojewódzkim zarządem dróg

BE10

802

Organizacja i bezpieczeństwo ruchu drogowego

8020

Kontrole oznakowania dróg wojewódzkich

BE5

8021

Ewidencja zatwierdzonych projektów zmian organizacji ruchu drogowego

A

8022

Projekty zmian organizacji ruchu drogowego

BE5

8023

Pomiary ruchu drogowego

BE5

8024

Wypadki drogowe

BE5

8025

Okresowe kontrole stanu dróg i obiektów mostowych

BE5

8026

Współdziałanie w zakresie organizacji i bezpieczeństwa ruchu drogowego

BE5

803

Nadzór nad wykorzystaniem dróg

8030

Zezwolenia na korzystanie z dróg w sposób szczególny

B5

8031

Przeciwdziałanie niszczeniu dróg

BE5

804

Szkolenie kierowców

8040

Ewidencja egzaminatorów sprawdzających kwalifikacje osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami

A

8041

Nadzór nad przeprowadzaniem egzaminów państwowych na prawo jazdy

BE10

8042

Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących pracownie psychologiczne badające kierowców

A

8043

Rejestrowanie psychologów uprawnionych do wykonywania badań psychologicznych w zakresie psychologii transportu

A

8044

Kontrola i nadzór nad wykonywaniem badań psychologicznych i wydawanie orzeczeń

BE10

8045

Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących kursy dokształcające

A

8046

Kursy dokształcające dla kierowców przewożących towary niebezpieczne

BE5

8047

Wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami przedstawicielom korpusu dyplomatycznego

BE10

805

System komunikacji

8050

Planowanie i organizowanie publicznego transportu zbiorowego

A

8051

Studia, analizy, badania dotyczące komunikacji

A

806

Transport kolejowy

8060

Organizacja regionalnych kolejowych przewozów pasażerskich

BE10

8061

Uzgadnianie rozkładu jazdy pociągów

A

8062

Uzgodnienia w zakresie linii kolejowych

A

8063

Tabor kolejowy

BE5

8064

Infrastruktura kolejowa

BE5

8065

Kontrola realizacji przewozów kolejowych

A

807

Przewozy drogowe

8070

Zezwalanie na przewozy drogowe

B5

8071

Dopłaty do autobusowych przewozów pasażerskich

BE5

8072

Nadzór i kontrola realizacji przewozów drogowych

BE10

81

Polityka gospodarcza

810

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu polityki gospodarczej

A

811

Założenia polityki gospodarczej

A

812

Analizy i oceny przedsięwzięć gospodarczych

A

813

Promocja gospodarcza

BE5

82

Nadzór nad działalnością gospodarczą

820

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru nad działalnością gospodarczą

A

821

Ewidencjonowanie przedsiębiorców prowadzących działalność regulowaną

A*)

*) przy czym całość dokumentacji w zakresie ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli nie wiąże się z obsługą centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej należy zakwalifikować do kategorii A

822

Działalność gospodarcza w zakresie hotelarstwa

8220

Ewidencja obiektów hotelarskich

A

8221

Zaszeregowanie obiektów hotelarskich

BE10

8222

Kontrola obiektów hotelarskich

A

823

Działalność gospodarcza w zakresie łowiectwa

BE10

824

Działalność gospodarcza w zakresie energetyki

BE10

825

Działalność gospodarcza w zakresie produkcji tablic rejestracyjnych

BE10

826

Działalność gospodarcza w zakresie przechowalnictwa dokumentacji

8260

Rejestrowanie i wykreślanie przechowawców akt osobowych i płacowych

A

8261

Kontrola działalności gospodarczej w zakresie przechowalnictwa dokumentacji

A

8262

Potwierdzanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

B5

827

Zezwolenia, licencje i zgłoszenia

8270

Zezwolenia na prowadzenie w kraju obrotu hurtowego napojami alkoholowymi

B10

8271

Opiniowanie wniosków w sprawie udzielenia, zmiany lub cofnięcia koncesji na wytwarzanie, przesyłanie, dystrybucję ciepła, energii elektrycznej, wytwarzanie, magazynowanie paliw ciekłych

B10

83

Pomoc publiczna dla przedsiębiorców

830

Programy pomocy publicznej przedsiębiorcom

A

831

Udzielanie pomocy publicznej przedsiębiorcom

A

832

Sprawozdawczość w zakresie udzielonej przedsiębiorcom pomocy publicznej

A

84

Rynek pracy

840

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rynku pracy

A

841

Powoływanie składu Wojewódzkiej Rady Zatrudnienia

A

842

Wojewódzka Rada Zatrudnienia

A

współdziałanie z Radą

843

Analizy, obserwacje i badanie rynku pracy

A

w tym materiały otrzymywane z wojewódzkiego urzędu pracy

844

Monitorowanie i współdziałanie działalności organów i urzędów odpowiedzialnych za działanie w zakresie walki z bezrobociem i wspierania rynku pracy

A

9

OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA

90

Ochrona zdrowia

900

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zdrowia

A

901

Programowanie działań oraz monitorowanie sytuacji w ochronie zdrowia

9010

Wojewódzki Plan Zdrowotny

A

9011

Programy w zakresie ochrony zdrowia

A

9012

Udział w programach i projektach zewnętrznych w zakresie ochrony zdrowia

A

9013

Analizy i oceny potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców

A

9014

Analizy i oceny efektów realizowanych programów zdrowotnych

A

9015

Plan zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych

A

902

Organizacja opieki zdrowotnej

9020

Rada oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia

A

9021

Stan prawny i własnościowy zakładów opieki zdrowotnej

A

9022

Rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej

A

w tym powoływanie, materiały z prac rad

9023

Rozpatrywanie odwołań od uchwał rad społecznych

A

9024

Nadzór nad placówkami opieki zdrowotnej

BE10

9025

Analizowanie i ocenianie działalności zakładów opieki zdrowotnej

A

9026

Zakłady opiekuńczo-lecznicze i pielęgnacyjno-opiekuńcze

A

9027

Prywatna praktyka psychologiczna

A

9028

Monitorowanie sytuacji sanitarno-epidemiologicznej

A

903

Monitorowanie działalności w zakresie medycyny pracy

A

904

Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna

9040

Organizacja i realizacja działań w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej

BE10

9041

Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia i edukacją zdrowotną

BE5

905

Doskonalenie zawodowe kadry służby zdrowia

9050

Kształcenie podyplomowe kadry służby zdrowia

BE10

9051

Nadzór nad podmiotami uprawnionymi do prowadzenia staży podyplomowych

BE10

9052

Finansowanie staży podyplomowych kadry służby zdrowia

B10

906

Kierowanie pacjentów do placówek

9060

Kierowanie do zakładów opiekuńczo-leczniczych i pielęgnacyjno-opiekuńczych

B5

9061

Kierowanie do placówek opieki psychiatrycznej

BE5

907

Ochrona zdrowia

9070

Monitorowanie realizacji zadań w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień i zakażeń

A

między innymi alkoholizm, narkomania, HIV/AIDS

9071

Badania w zakresie narkomanii

BE10

9072

Współdziałanie z innymi podmiotami w zakresie zwalczania uzależnień

BE5

91

Pomoc społeczna i polityka prorodzinna

910

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pomocy społecznej i polityki prorodzinnej

A

911

Programy i analizy w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej

9110

Programy w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej

A

9111

Programy w zakresie przemocy w rodzinie

A

9112

Udział w programach i projektach zewnętrznych

A

9113

Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej

A

912

Inspirowanie, wspieranie i prowadzenie działań na rzecz wyrównywania poziomu życia mieszkańców województwa

913

Koordynowanie świadczeń rodzinnych

BE5

914

Kształcenie kadr w zakresie pomocy społecznej

9140

Organizacja kształcenia i szkolenia kadr

BE5

9141

Posiedzenia Regionalnej Komisji Egzaminacyjnej

A

9142

Przeprowadzanie egzaminów na specjalizację pierwszego stopnia

BE50

9143

Rejestr dyplomów specjalizacji I stopnia

BE50

915

Nadzór nad regionalnym ośrodkiem polityki społecznej

A

916

Realizowanie zadań w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej

9160

Bank danych o wolnych miejscach w placówkach opiekuńczo-wychowawczych

BE5

9161

Placówki opiekuńczo-wychowawcze i ośrodki adopcyjno-opiekuńcze

A

w tym rejestr

9162

Zezwalanie na prowadzenie działalności w zakresie placówek zapewniających całodobową opiekę osobom niepełnosprawnym, przewlekle chorym lub w podeszłym wieku

BE10

w tym cofanie zezwoleń

9163

Dotowanie działalności centrów integracji społecznej

BE10

9164

Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie świadczeń z funduszu alimentacyjnego

BE10

9165

Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego

BE5

92

Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

920

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych

A

921

Zagadnienia ogólne w zakresie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych

9210

Programy i plany działania na rzecz osób niepełnosprawnych

A

9211

Realizacja i monitorowanie programów na rzecz osób niepełnosprawnych

A

922

Wojewódzka rada do spraw osób niepełnosprawnych

A

923

Ośrodki prowadzące turnusy rehabilitacyjne dla osób niepełnosprawnych

BE10

w tym rejestr

924

Dofinansowanie robót budowlanych w obiektach służących rehabilitacji niepełnosprawnych

B10

925

Dofinansowanie zakładów pracy chronionej i aktywności zawodowej

B10

926

Udzielanie pomocy zakładom pracy chronionej

BE10

Załącznik nr 5

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE I URZĘDÓW OBSŁUGUJĄCYCH TE ORGANY

SPIS
KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0

ZARZĄDZANIE ZESPOLONĄ ADMINISTRACJĄ RZĄDOWĄ W WOJEWÓDZTWIE I JEJ REPREZENTACJA

00

Wojewoda

01

Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole

02

Współdziałanie organów rządowej administracji zespolonej w województwie z innymi jednostkami w kraju i za granią

03

Reprezentacja i promowanie działań organów rządowej administracji zespolonej

04

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności organów rządowej administracji zespolonej i ich urzędów

05

Legislacja i obsługa prawna organów rządowej administracji zespolonej i ich urzędów

1

ZARZĄDZANIE URZĘDAMI ORGANÓW RZĄDOWEJ ADMINISTRACJI ZESPOLONEJ

10

Gremia kolegialne urzędów i udział przedstawicieli tych urzędów w obcych gremiach

11

Zbiory aktów normatywnych

12

Informatyzacja

13

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

14

Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli

15

Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna

16

Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

2

SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ ORGANY I ICH URZĘDY

20

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych

21

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów rządowej administracji zespolonej oraz kierowników ich urzędów

22

Ewidencja osobowa

23

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy

24

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

25

Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji organów rządowej administracji zespolonej oraz ich urzędów

26

Gospodarka materiałowa

27

Zamówienia publiczne

3

FINANSE ORGANÓW RZĄDOWEJ ADMINISTACJI ZESPOLONEJ I ICH URZĘDÓW

30

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu finansów publicznych i rachunkowości

31

Planowanie i realizacja budżetu

32

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

4

NADZÓR NAD DZIAŁALNOŚCIĄ ORGANÓW JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO, ICH ZWIĄZKÓW ORAZ INNYCH PODMIOTÓW I JEDNOSTEK

40

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru wojewody

41

Nadzór nad działalnością organów samorządu terytorialnego

42

Nadzór nad związkami i stowarzyszeniami jednostek samorządu terytorialnego

43

Kontrole prowadzone przez wojewodę

44

Nadzór nad przedsiębiorstwami państwowymi

5

KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

50

Kultura

51

Ochrona zabytków

52

Ochrona pamięci, walk i męczeństwa

53

Polityka oświatowa w województwie

54

Sieć szkół i placówek oświatowych

55

Nadzór pedagogiczny, opieka nad wypoczynkiem dzieci i młodzieży oraz przedsięwzięcia edukacyjne

56

Sprawdziany oraz egzaminy gimnazjalne, maturalne i dojrzałości, sprawy duplikatów, odpisów, nostryfikacji i legalizacji świadectw i dyplomów oraz druki szkolne

57

Sprawy uczniów i wychowanków

58

Pragmatyka zawodowa nauczycieli

6

WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, STAN CYWILNY, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO

60

Wybory i referenda

61

Sprawy obywatelskie, społeczne, wyznaniowe oraz cudzoziemców i uchodźców

62

Ewidencja ludności, stan cywilny, dokumenty tożsamości, paszporty

63

Zarządzanie kryzysowe oraz ochrona przeciwpowodziowa

64

Ochrona ludności

65

Sprawy obronne

66

Sprawy wojskowe

67

Przejścia graniczne

68

Bezpieczeństwo publiczne

7

KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

70

Kształtowanie i ochrona środowiska

71

Gospodarowanie zasobami przyrody

72

Geodezja i kartografia

73

Polityka energetyczna

74

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne

75

Gospodarka nieruchomościami

76

Organizacja zadań z zakresu nadzoru budowlanego

77

Realizowanie zadań z zakresu nadzoru budowlanego

78

Budownictwo, inwestycje i gospodarka mieszkaniowa

8

POLITYKA ROZWOJU REGIONALNEGO, TRANSPORT DROGOWY, NADZOROWANIE RYNKU, GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ OCHRONA PRAW KONSUMENCKICH

80

Polityka rozwoju

81

Transport drogowy

82

Nadzór nad jakością handlową artykułów rolno-spożywczych

83

Nadzór nad handlem

84

Ochrona praw konsumenckich

85

Inspekcja farmaceutyczna

86

Promocja zatrudnienia i polityka rynku pracy

87

Wojewódzka komisja dialogu społecznego

9

INSPEKCJA SANITARNA, INSPEKCJA WETERYNARYJNA, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE, OCHRONA ZDROWIA

90

Inspekcja sanitarna

91

Zdrowie i ochrona zwierząt

92

Bezpieczeństwo żywności pochodzenia zwierzęcego i pasz

93

Funkcjonowanie laboratorium inspekcji weterynaryjnej

94

Pomoc społeczna

95

Osoby niepełnosprawne

96

Ochrona zdrowia

97

Kadry medyczne

98

Lecznictwo uzdrowiskowe

Symbole klasyfikacyjne

Hasło klasyfikacyjne

Ozna-
czenie kate-
gorii archi-
walnej

Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego

I

II

III

IV

1

2

3

4

5

6

7

0

ZARZĄDZANIE ZESPOLONĄ ADMINISTRACJĄ RZĄDOWĄ W WOJEWÓDZTWIE I JEJ REPREZENTACJA

00

Wojewoda

000

Powoływanie i odwoływanie wojewody i wicewojewodów oraz określanie zakresów kompetencji wicewojewodów

A

001

Nadzór Prezesa Rady Ministrów nad wojewodą

0010

Kierowanie działalnością wojewody przez Prezesa Rady Ministrów

A

w tym wytyczne i polecenia

0011

Sprawozdania z pracy wojewody i okresowa ocena tej pracy

A

0012

Nadzór nad działalnością wojewody przez Prezesa Rady Ministrów

A

0013

Rozstrzyganie sporów między wojewodami oraz między wojewodą a członkiem Rady Ministrów lub centralnym organem administracji rządowej

A

002

Udzielanie ministrom lub organom centralnej administracji rządowej przez wojewodę informacji i wyjaśnień

A

003

Przekazywanie zadań wojewody innym podmiotom

0030

Ustanawianie pełnomocników wojewody oraz osób upoważnionych do działania w jego imieniu

A

0031

Powierzanie zadań wojewody innym podmiotom

A

0032

Kontrolowanie prawidłowości realizacji powierzonych zadań

A

004

Działania wojewody

0040

Powoływanie i odwoływanie organów rządowej administracji zespolonej w województwie

A

0041

Informacje od organów niezespolonej administracji rządowej w województwie

A

0042

Narady organizowane przez wojewodę

A

01

Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole

010

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działań w zakresie podziału terytorialnego, organizacji, ustalania herbów, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli

A

011

Podział terytorialny

0110

Tworzenie, łączenie i znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany ich granic

A

między innymi projektowanie, wnioskowanie, opiniowanie

0111

Nadawanie statusu miasta

A

0112

Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych

A

012

Organizacja administracji rządowej

0120

Statut urzędu wojewódzkiego i jego zmiany

A

0121

Szczegółowa organizacja oraz tryb pracy urzędów administracji zespolonej w województwie

A

między innymi regulaminy, ich zmiany, tworzenie delegatur, nadawanie numeru NIP, REGON;
dotyczy wszystkich urzędów obsługujących organy rządowej administracji zespolonej w województwie

0122

Organizacja innych jednostek administracji rządowej

BE5

dotyczy między innymi informacji lub materiałów przekazywanych do wiadomości lub zaopiniowania

013

Systemy zarządzania jakością

0130

Wdrażanie systemów zarządzania jakością

A

0131

Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany

A

0132

Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

0133

Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

0134

Audyty jakości zewnętrzne

A

0135

Audyty jakości wewnętrzne

A

0136

Doskonalenie systemu zarządzania jakością

BE5

0137

Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością

B5

między innymi korespondencja porządkowa

014

Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania

A

02

Współdziałanie organów rządowej administracji zespolonej w województwie z innymi jednostkami w kraju i za granicą

020

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania organów rządowej administracji zespolonej w województwie z innymi jednostkami w kraju i za granicą

A

021

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania organów rządowej administracji zespolonej w województwie z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym

A

022

Działalność w zakresie spraw zagranicznych

0220

Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi

A

0221

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy w sprawach zagranicznych

A

0222

Wyjazdy zagraniczne organów rządowej administracji zespolonej i ich przedstawicieli

BE10

w tym programy, sprawozdania

0223

Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy

A

023

Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

0230

Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

A

0231

Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach

BE5

03

Reprezentacja i promowanie działań organów rządowej administracji zespolonej

030

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania działań organów rządowej administracji zespolonej

A

031

Patronat organów rządowej administracji zespolonej oraz ich udział w komitetach honorowych

A

032

Odznaczenia, medale, tytuły i inne honory

0320

Wnioskowanie o nadanie odznaczeń, medali, tytułów i innych honorów

A

0321

Wręczanie (przekazywanie) odznaczeń, medali, tytułów i innych honorów

BE10

033

Kontakty ze środkami publicznego przekazu

0330

Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne

A

0331

Konferencje prasowe i wywiady

A

0332

Monitoring środków publicznego przekazu

A

w tym wycinki prasowe

034

Promowanie działań organów rządowej administracji zespolonej w kraju i za granicą

0340

Strategie, programy i plany promocji

A

0341

Własne akcje promocyjne i reklamowe

A

0342

Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych

A

np. targi, festiwale

0343

Materiały promocyjne organów rządowej administracji zespolonej

A

między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie

0344

Materiały do serwisu internetowego

A

035

Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach

A

na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy)

036

Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie

B5

037

Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez

A

układ według tematów i wydarzeń

04

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności organów rządowej administracji zespolonej i ich urzędów

z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu

040

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności organów rządowej administracji zespolonej i ich urzędów

A

041

Strategie

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

042

Programy

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

043

Planowanie

0430

Planowanie na poziomie organów rządowej administracji zespolonej

A

w tym korespondencja

0431

Planowanie na poziomie każdego urzędu rządowej administracji zespolonej

A

w tym korespondencja

0432

Planowanie w komórkach organizacyjnych urzędów

BE5

044

Sprawozdawczość

0440

Sprawozdawczość na poziomie organów rządowej administracji zespolonej

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0441

Sprawozdawczość na poziomie każdego urzędu rządowej administracji zespolonej

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0442

Sprawozdawczość statystyczna

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0443

Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych urzędów

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

0444

Meldunki i raporty sytuacyjne

BE5

045

Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja

A

046

Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych

A

inne niż w klasie 045; np. dla Prezydenta RP, Parlamentu itp.

05

Legislacja i obsługa prawna organów rządowej administracji zespolonej i ich urzędów

przy czym sprawy aktów prawa miejscowego organów samorządu terytorialnego przy klasach 4130-4132

050

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące legislacji i obsługi prawnej

A

051

Akty prawa miejscowego wojewody

0510

Zbiór aktów prawa miejscowego wojewody

A

w tym ich rejestry

0511

Przekazywanie aktów prawa miejscowego wojewody do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego

A

w tym korespondencja

052

Legislacja

0520

Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących dotyczących organów rządowej administracji zespolonej i ich urzędów

A

0521

Opiniowanie przez organy rządowej administracji zespolonej i ich urzędy projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego

A

0522

Opiniowanie przez organy rządowej administracji zespolonej i ich urzędy innych projektów aktów prawa

BE10

0523

Opiniowanie przez organy rządowej administracji zespolonej i ich urzędy projektów dokumentów niemających charakteru aktu prawnego

BE10

053

Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami administracji publicznej

BE10

054

Opinie prawne na potrzeby organów rządowej administracji zespolonej i ich urzędów

BE10

055

Prowadzenie spraw sądowych

0550

Prowadzenie spraw sądowych przed Sądem Najwyższym

A

w tym repertoria

0551

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi

BE10

w tym repertoria

0552

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi

BE10

w tym repertoria

056

Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności

BE10

057

Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne

BE10

w tym ich rejestry; inne upoważnienia i pełnomocnictwa przy klasie 0030

1

ZARZĄDZANIE URZĘDAMI ORGANÓW RZĄDOWEJ ADMINISTRACJI ZESPOLONEJ

10

Gremia kolegialne urzędów i udział przedstawicieli tych urzędów w obcych gremiach

100

Posiedzenia kierownictwa urzędu

A

101

Komisje, zespoły, grupy robocze w urzędzie

A

powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac itp.

102

Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych

BE10

103

Narady (zebrania) pracowników

A

11

Zbiory aktów normatywnych

innych niż akty prawa miejscowego

110

Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów

A

akty normatywne wojewody przy klasie 0510;
komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu

111

Zbiory aktów normatywnych obcych

BE10

12

Informatyzacja

120

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji

A

121

Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych

BE10

122

Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne

B10

123

Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania

1230

Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania

BE5

1231

Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych

A

1232

Ewidencja stosowanych systemów i programów

A

1233

Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów

BE5

1234

Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów

B10

124

Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych

BE10

125

Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych

BE10

dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)

13

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

130

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

A

131

Informacje niejawne

1310

Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych oraz wykazu tych informacji dla poszczególnych klauzul

A

obsługa kancelaryjna przy klasach 1530-1532, akta postępowań sprawdzających przy klasie 217

1311

Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych

BE10

1312

Udostępnianie informacji niejawnych

BE10

132

Ochrona danych osobowych

BE10

133

Informacja publiczna

1330

Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej

A

1331

Udostępnianie informacji publicznej

BE5

14

Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli

140

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg i wniosków oraz postulatów i inicjatyw obywateli

A

141

Skargi i wnioski

1410

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)

A

w tym ich rejestr

1411

Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości

BE5

w tym ich rejestr, o ile został utworzony

142

Postulaty i inicjatywy obywateli

A

15

Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna

150

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej

A

w tym dotyczące instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej

151

Obsługa kancelaryjna

1510

Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism

B5

1511

Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy

A

1512

Ewidencja druków ścisłego zarachowania

B10

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601

1513

Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków

A

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasach 2601

1514

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i urzędami w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

152

Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne

1520

Rejestr teczek (rejestr klas końcowych)

A

1521

Dzienniki ewidencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności

BE50

1522

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych zawierającej informacje niejawne między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

153

Archiwum zakładowe

1530

Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

A

przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego

1531

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

A

1532

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

A

1533

Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym

B5

1534

Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym

BE5

w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii

1535

Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym

A

1536

Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym

BE10

154

Zbiory biblioteczne w urzędach

1540

Ewidencja zbiorów bibliotecznych

A

1541

Gromadzenie zbiorów bibliotecznych

BE5

między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana

1542

Udostępnianie zbiorów bibliotecznych

B5

16

Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

160

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań

A

161

Kontrole

dotyczy tylko kontroli urzędów niezwiązanych z realizacją zadań ustawowych

1610

Kontrole zewnętrzne w urzędach

A

1611

Kontrole przeprowadzane przez urzędy w jednostkach im podległych

A

np. kontrole urzędu wojewódzkiego w urzędach organów rządowej administracji zespolonej itp.

1612

Kontrole wewnętrzne w urzędach

A

1613

Udział urzędów w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne

BE10

1614

Książka kontroli

BE5

162

Audyt

1620

Bieżące akta audytu

A

1621

Stałe akta audytu

A

163

Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

A

2

SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ ORGANY I ICH URZĘDY

20

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych

200

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

2000

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych

A

między innymi regulaminy pracy

2001

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

BE10

2002

Wykazy etatów

A

2003

Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań

A

201

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

2010

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych

A

2011

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

BE10

21

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów rządowej administracji zespolonej oraz kierowników ich urzędów

210

Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy

B5

przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów

211

Obsługa zatrudnienia

2110

Obsługa zatrudnienia organów i kierownictw urzędów

BE5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2111

Obsługa zatrudnienia pracowników urzędów

B5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2112

Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników urzędów

B5

między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2113

Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

212

Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych

BE5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

213

Staże, wolontariat, praktyki

2130

Staże zawodowe

BE10

2131

Wolontariat

BE10

2132

Praktyki

BE10

214

Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)

2140

Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne

B50

2141

Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne

B10

215

Nagradzanie, odznaczanie i karanie

2150

Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2151

Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne dla osób zatrudnionych

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

2152

Karanie

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

2153

Postępowanie dyscyplinarne

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 101

216

Sprawy wojskowe osób zatrudnionych

BE10

217

Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa

BE20

między innymi akta postępowań sprawdzających

22

Ewidencja osobowa

220

Akta osobowe osób zatrudnionych

BE50

221

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

BE50

w tym programy i systemy teleinformatyczne

222

Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych

B5

223

Legitymacje służbowe

B5

224

Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

B5

23

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy

230

Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy

A

231

Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w pracy

A

232

Wypadki

2320

Wypadki przy pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

2321

Wypadki w drodze do pracy i z pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

233

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe

2330

Warunki szkodliwe

BE10

2331

Rejestr warunków szkodliwych

B40

2332

Choroby zawodowe

BE10

234

Czas pracy

2340

Dowody obecności w pracy

B3

2341

Absencje w pracy

B3

2342

Rozliczenia czasu pracy

B5

2343

Delegacje służbowe

B3

w tym ich ewidencja

2344

Ustalanie i zmiany czasu pracy

B3

2345

Praca w godzinach nadliczbowych

B5

235

Urlopy osób zatrudnionych

2350

Urlopy wypoczynkowe

B5

2351

Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze, itp.

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

2352

Urlopy bezpłatne

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

236

Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji

B5

24

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

240

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych

2400

Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych

BE10

2401

Służba przygotowawcza

BE10

2402

Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach

BE10

w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych

2403

Dokształcanie pracowników

B5

studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych

241

Sprawy socjalno-bytowe

2410

Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

B5

2411

Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych

B5

2412

Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi

BE5

2413

Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

BE5

2414

Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy

B5

242

Ubezpieczenia społeczne

2420

Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego

B10

2421

Obsługa ubezpieczenia społecznego

B10

w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS

2422

Legitymacje ubezpieczeniowe

B5

2423

Dowody uprawnień do zasiłków

B5

2424

Emerytury i renty

B10

2425

Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp.

B10

243

Opieka zdrowotna

2430

Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej

BE10

2431

Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy

B10

25

Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji organów rządowej administracji zespolonej oraz ich urzędów

250

Administracja obiektami

2500

Inwestycje

BE10

2501

Przejmowanie i zbywanie obiektów na potrzeby urzędów

A

2502

Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom

B10

2503

Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne

B10

251

Eksploatacja budynków i lokali przez urzędy

2510

Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń

B5

2511

Dokumentacja techniczna prac remontowych

B5

2512

Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń

B5

korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.

252

Podatki i opłaty publiczne

B10

253

Ubezpieczenia majątkowe

B10

między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

254

Ochrona mienia własnej jednostki

BE10

plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia

255

Ochrona przeciwpożarowa

BE10

instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp.

26

Gospodarka materiałowa

260

Zaopatrzenie

2600

Źródła zaopatrzenia

B5

zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa

2601

Zaopatrzenie materiałowe

B5

2602

Zamawianie pieczęci urzędowych

B10

261

Obsługa materiałowa środków rzeczowych

2610

Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych

B10

dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe

2611

Ewidencja środków trwałych i nietrwałych

B10

2612

Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników

B10

2613

Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B10

2614

Konserwacja i remonty środków trwałych

B5

2615

Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych

B5

262

Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)

B5

263

Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna

2630

Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich

B5

2631

Ewidencja środków transportu

B10

2632

Eksploatacja własnych środków transportowych

B5

karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni

2633

Użytkowanie obcych środków transportowych

B5

zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów

2634

Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych)

B10

w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności

2635

Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej

BE10

27

Zamówienia publiczne

270

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych

A

271

Sprawy zezwoleń na odstąpienie od stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych

BE5

272

Dokumentacja zamówień publicznych

B5

273

Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych

B10

3

FINANSE ORGANÓW RZĄDOWEJ ADMINISTRACJI ZESPOLONEJ I ICH URZĘDÓW

30

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu finansów publicznych i rachunkowości

300

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i realizacji budżetu

A

301

Polityka rachunkowości i plany kont

A

w tym jej projekty, uzgodnienia

302

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

A

31

Planowanie i realizacja budżetu

310

Wieloletnia prognoza finansowa

A

311

Planowanie budżetu

3110

Przygotowanie projektu budżetu

BE5

między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia

3111

Budżet i jego zmiany

A

3112

Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu

BE5

3113

Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany

BE5

312

Realizacja budżetu

3120

Plan finansowy budżetu

A

3121

Przekazywanie środków finansowych dla urzędów i ich komórek

B5

3122

Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji

B5

3123

Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji

B5

3124

Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

3125

Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu

A

3126

Rewizja budżetu i jego bilansu

A

3127

Realizacja budżetów komórek organizacyjnych

BE10

313

Nadzorowanie prawidłowości wykorzystania finansów sektora publicznego

BE5

314

Finansowanie i kredytowanie

3140

Finansowanie działalności urzędów

B5

3141

Finansowanie inwestycji

BE5

3142

Finansowanie remontów

B5

3143

Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi

B5

3144

Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat

3145

Gospodarka pozabudżetowa

B5

3146

Przekazywanie dotacji

B5

3147

Przekazywanie subwencji

B5

315

Egzekucja i windykacja

3150

Egzekucja należności pieniężnych

B5

3151

Egzekucja administracyjna

B5

3152

Windykacja należności

B5

32

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

320

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy

3200

Obrót gotówkowy

B5

plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych)

3201

Obrót bezgotówkowy

B5

wyciągi bankowe, przelewy

3202

Depozyty kasowe, obsługa wadium

B5

321

Księgowość

3210

Dowody księgowe

B5

3211

Dokumentacja księgowa

B5

3212

Rozliczenia

B5

rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty

3213

Ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

3214

Uzgadnianie sald

B5

3215

Kontrole i rewizje kasy

B5

3216

Zobowiązania, poręczenia

B5

3217

Księgowość materiałowo-towarowa

B5

3218

Obsługa księgowa w zakresie VAT

B10

322

Rozliczenia płac i wynagrodzeń

3220

Dokumentacja płac i potrąceń z płac

B5

3221

Listy płac

B50

3222

Kartoteki wynagrodzeń

B50

3223

Deklaracje podatkowe

B5

3224

Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne

B50

3225

Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac

B50

323

Inwentaryzacja

3230

Wycena i przecena

B10

3231

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5

324

Dyscyplina finansowa

3240

Interwencje Głównego Księgowego

A

3241

Inne sprawy nadzoru finansowego

BE5

4

NADZÓR NAD DZIAŁALNOŚCIĄ ORGANÓW JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO, ICH ZWIĄZKÓW ORAZ INNYCH PODMIOTÓW I JEDNOSTEK

40

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru wojewody

A

41

Nadzór nad działalnością organów samorządu terytorialnego

410

Nadzór nad samorządem gminnym

4100

Informowanie wojewody o sytuacji w samorządach gminnych

BE10

4101

Zwoływanie posiedzeń organów samorządu gminnego

A

4102

Wzywanie organów gminy do działań zgodnych z prawem

A

4103

Zawieszanie i rozwiązywanie organów gminy oraz ustanawianie komisarza rządowego lub osoby przejmującej zadania i kompetencje wójta (burmistrza, prezydenta)

A

411

Nadzór nad samorządem powiatowym

4110

Informowanie wojewody o sytuacji w samorządach powiatowych

BE10

4111

Zwoływanie posiedzeń organów samorządu powiatowego

A

4112

Wzywanie organów powiatu do działań zgodnych z prawem

A

4113

Zawieszanie i rozwiązywanie organów powiatu oraz ustanawianie zarządu komisarycznego lub osób przejmujących zadania i kompetencje organów powiatu

A

4114

Tworzenie, przekształcanie i likwidowanie jednostek organizacyjnych stanowiących aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży

A

4115

Uzgadnianie powołania i odwołania kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży

A

412

Nadzór nad samorządem wojewódzkim

4120

Informowanie wojewody o sytuacji w samorządzie województwa

BE10

4121

Zwoływanie posiedzeń organów samorządu województwa

A

4122

Wzywanie organów samorządu województwa do działań zgodnych z prawem

A

4123

Zawieszanie i rozwiązywanie organów samorządu województwa oraz ustanawianie komisarza rządowego lub osób przejmujących zadania i kompetencje organów powiatu

A

4124

Współudział w opracowaniu strategii rozwoju województwa i realizacji polityki jego rozwoju

A

413

Badanie aktów prawnych organów samorządu terytorialnego i przekazywanie tych aktów do publikacji

4130

Badanie aktów prawa miejscowego organów samorządu terytorialnego

A

4131

Wszczynanie i prowadzenie postępowań zmierzających do usunięcia naruszenia prawa i nieważności aktów prawnych samorządu terytorialnego

A

4132

Publikowanie aktów prawa miejscowego

A

414

Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia z organów samorządu terytorialnego i ich obsługa

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

415

Udział w ustanawianiu herbów, flag, emblematów, insygniów, odznaczeń, medali lub innych symboli dla jednostek samorządu terytorialnego

BE5

42

Nadzór nad związkami i stowarzyszeniami jednostek samorządu terytorialnego

420

Obsługa rejestracji związków jednostek samorządu terytorialnego

A

421

Obsługa spraw z zakresu przystępowania jednostek samorządu terytorialnego do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych

A

422

Nadzór nad działalnością stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego

A

43

Kontrole prowadzone przez wojewodę

upoważnienia do kontroli przy klasie 0030

430

Plany kontroli prowadzonych przez wojewodę i sprawozdania z ich wykonania

A

431

Postępowanie kontrolne

A

w tym programy kontroli, notatki z czynności sprawdzająco-wyjaśniających; protokoły, informacje o wynikach kontroli, wystąpienia pokontrolne, korespondencja pokontrolna

44

Nadzór nad przedsiębiorstwami państwowymi

440

Lista przedsiębiorstw pozostających pod nadzorem założycielskim wojewody

A

tj. wykaz przedsiębiorstw oraz informacje przekazywane do Ministra Skarbu Państwa

441

Tworzenie, przekształcenia własnościowe i likwidacja przedsiębiorstw

B5*)

w tym wykreślanie z KRS

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego przedsiębiorstwa (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 447

442

Upadłość przedsiębiorstw

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego przedsiębiorstwa (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 447

443

Powoływanie i odwoływanie kierowników i tymczasowych kierowników, zarządców komisarycznych i likwidatorów przedsiębiorstw

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego przedsiębiorstwa (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 447

444

Zatwierdzanie rocznych sprawozdań przedsiębiorstw

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego przedsiębiorstwa (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 447

445

Kontrola przedsiębiorstw

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego przedsiębiorstwa (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 447

446

Postępowanie naprawcze w przedsiębiorstwie

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego przedsiębiorstwa (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 447

447

Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą nadzoru nad przedsiębiorstwami

A

w tym ich ewidencja

448

Reprywatyzacja przedsiębiorstw

4480

Uczestnictwo w procesie reprywatyzacji przedsiębiorstw nierolniczych wszczynanych przed centralnymi organami administracji

BE5

między innymi informacje dla ministerstw o przedsiębiorstwach podlegających reprywatyzacji

4481

Zaświadczenia o braku roszczeń reprywatyzacyjnych

BE10

między innymi dla podmiotów planujących inwestycje na terenie województwa

5

KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

50

Kultura

500

Mecenat państwa nad działalnością kulturalną

A

501

Wspieranie ochrony dóbr kultury

A

502

Postępowanie z muzealiami w związku z likwidacją muzeum

A

51

Ochrona zabytków

510

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków

A

511

Wojewódzka Rada Ochrony Zabytków

5110

Powoływanie członków Rady i jej organizacja

A

5111

Posiedzenia Wojewódzkiej Rady Ochrony Zabytków

A

5112

Materiały przekazywane do Wojewódzkiej Rady Ochrony Zabytków oraz przekazywanie jej stanowisk

A

512

Plany i programy ochrony zabytków oraz współdziałanie w zakresie ochrony zabytków

5120

Opiniowanie programów opieki nad zabytkami

A

5121

Sprawozdania z realizacji programów opieki nad zabytkami

A

5122

Plany ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych

A

5123

Społeczni opiekunowie zabytków

BE10

5124

Dotowanie i dofinansowywanie prac przy zabytkach

BE10

5125

Popularyzacja wiedzy o ochronie zabytków

A

513

Rejestr zabytków i wojewódzka ewidencja zabytków

5130

Rejestr zabytków nieruchomych

A

5131

Rejestr zabytków ruchomych

A

5132

Rejestr zabytków archeologicznych

A

5133

Ewidencja zabytków

A

5134

Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą poszczególnych zabytków

A

w tym ich ewidencja

5135

Przekazywanie danych z wojewódzkiej ewidencji lub rejestru zabytków

BE10

5136

Zaświadczenia wydawane na podstawie rejestru lub ewidencji zabytków

B5

514

Postępowania w sprawie ochrony zabytków

5140

Wpisywanie, włączanie lub wykreślanie zabytków z rejestrów lub ewidencji

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5141

Zawiadomienia o odkryciu lub znalezieniu przedmiotów zabytkowych i dalsze postępowanie w tych sprawach

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5142

Prace konserwatorskie, restauratorskie i budowlane przy zabytkach nieruchomych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5143

Działania związane z zagrożeniem zabytków nieruchomych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5144

Prace konserwatorskie przy zabytkach ruchomych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5145

Działania związane z zagrożeniem zabytków ruchomych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5146

Prace konserwatorskie przy zabytkowych założeniach zieleni

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5147

Działania związane z zagrożeniem zabytkowych założeń zieleni

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5148

Parki kulturowe

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

515

Prowadzenie uzgodnień w związku z zagospodarowywaniem przestrzennym

5150

Uzgodnienia w zakresie rozwoju i planowania przestrzennego

A

5151

Uzgodnienia warunków zabudowy i lokalizacji inwestycji

A

5152

Uzgodnienia w zakresie nowych inwestycji i prac remontowych w strefach ochrony konserwatorskiej

A

516

Prowadzenie prac badawczych w zakresie ochrony zabytków

5160

Prowadzenie prac badawczych konserwatorskich

A

5161

Prowadzenie prac badawczych archeologicznych

A

5162

Prowadzenie prac badawczych architektonicznych

A

5163

Prowadzenie prac badawczych poszukiwawczych

A

517

Dysponowanie zabytkami oraz ich wywóz za granicę

5170

Udostępnianie lub użyczanie zabytku lub kolekcji do celów badawczych lub wystawienniczych

B5

5171

Przemieszczanie zabytków nieruchomych lub trwałe przenoszenie zabytków ruchomych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5172

Podział lub zmiana przeznaczenia zabytków

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5173

Dysponowanie zabytkowymi nieruchomościami Skarbu Państwa lub samorządu terytorialnego

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5174

Umieszczanie na zabytkach urządzeń technicznych, reklam i napisów

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5175

Wywóz czasowy zabytków za granicę

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5176

Wywóz na stałe zabytków za granicę

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5177

Stwierdzanie dopuszczalności wywozu

BE10

5178

Postępowanie z pojazdami zabytkowymi

BE10

518

Nadzór konserwatorski

5180

Kontrole przestrzegania i stosowania przepisów dotyczących ochrony zabytków i opieki nad zabytkami

A

5181

Rozbiórka obiektów wpisanych do rejestru lub ewidencji zabytków

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5182

Zmiana sposobu użytkowania obiektów figurujących w ewidencji lub rejestrze zabytków

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

5183

Zalecenia, wytyczne i opinie konserwatorskie zamierzonych prac

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego zabytku (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5134

52

Ochrona pamięci, walk i męczeństwa

520

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony pamięci, walk i męczeństwa

A

521

Wojewódzki Komitet Ochrony Pamięci, Walk i Męczeństwa

5210

Organizacja Wojewódzkiego Komitetu Ochrony Pamięci, Walk i Męczeństwa

A

5211

Posiedzenia Wojewódzkiego Komitetu Ochrony Pamięci, Walk i Męczeństwa

A

5212

Materiały przekazywane do Wojewódzkiego Komitetu Ochrony Pamięci, Walk i Męczeństwa oraz przekazywanie jego stanowisk

A

522

Ochrona miejsc walki i męczeństwa

5220

Oznakowanie granic Pomników Zagłady i ich stref ochronnych oraz utrzymanie znaków wskazujących te granice

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego Pomnika Zagłady i jego strefy ochronnej (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5227

5221

Wywłaszczanie nieruchomości na cele ochrony Pomnika Zagłady

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego Pomnika Zagłady i jego strefy ochronnej (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5227

5222

Odszkodowania w związku z ustaleniem miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla obszaru Pomnika Zagłady i jego strefy ochronnej

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego Pomnika Zagłady i jego strefy ochronnej (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5227

5223

Gospodarowanie nieruchomościami położonymi na obszarze Pomnika Zagłady i jego strefy ochronnej

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego Pomnika Zagłady i jego strefy ochronnej (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5227

5224

Pozwolenia na budowę obiektów budowlanych, tymczasowych obiektów budowlanych i urządzeń budowlanych dla obszaru Pomnika Zagłady i jego strefy ochronnej

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego Pomnika Zagłady i jego strefy ochronnej (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5227

5225

Nadzór nad odbywaniem zgromadzeń na obszarze Pomnika Zagłady lub jego strefy ochronnej

BE10

5226

Nadzór nad działalnością gospodarczą na obszarze Pomnika Zagłady i jego strefy ochronnej

BE10

5227

Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą poszczególnych Pomników Zagłady i ich stref ochronnych

A

w tym ich ewidencja

523

Ochrona grobów i cmentarzy wojennych

5230

Utrzymanie grobów i cmentarzy wojennych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu lub cmentarza wojennego (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5233

5231

Ekshumacje zwłok z grobów wojennych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu lub cmentarza wojennego (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5233

5232

Zezwalanie na roboty ziemne, wznoszenie pomników i innych urządzeń na cmentarzach i grobach wojennych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu lub cmentarza wojennego (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5233

5233

Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą poszczególnych grobów i cmentarzy wojennych

A

w tym ich ewidencja

53

Polityka oświatowa w województwie

530

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu polityki oświatowej

A

531

Programy oświatowe państwa

A

532

Strategie, plany i programy oświatowe na terenie województwa

5320

Strategie, plany i programy oświatowe własne

A

5321

Strategie, plany i programy oświatowe jednostek samorządu terytorialnego

A

w tym współdziałanie z jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie kreowania lokalnej strategii, planów i programów oświatowych

533

Sprawozdania i raporty o stanie oświaty w województwie

A

534

System Informacji Oświatowej

A

535

Współdziałanie i wspomaganie w przeciwdziałaniu zjawiskom patologii społecznej

A

536

Programy pracy dydaktyczno - wychowawczej

5360

Programy i plany nauczania i wychowania

A

5361

Innowacje i eksperymenty pedagogiczne, programowe i organizacyjne w szkołach i placówkach oświatowych

A

5362

Klasyfikacja zawodów i specjalności

BE10

537

Organizacja roku szkolnego na terenie województwa

BE10

54

Sieć szkół i placówek oświatowych

540

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu sieci szkół i placówek oświatowych

A

541

Rejestr szkół i placówek oświatowych objętych nadzorem pedagogicznym

A

542

Opiniowanie i analizy w sprawach tworzenia, organizacji, przekształcania i likwidacji szkół i placówek oświatowych

BE10

543

Opiniowanie wniosków w sprawie nadania uprawnień szkoły publicznej szkole niepublicznej

BE10

544

Opiniowanie powoływania i odwoływania osób ze stanowisk kierowniczych w szkołach lub placówkach oświatowych

BE10

545

Opiniowanie projektów uchwał oraz wniosków jednostek samorządu terytorialnego w zakresie oświaty

BE10

546

Akredytacja pozaszkolnych form kształcenia ustawicznego

A

w tym rejestr

547

Placówki doskonalenia nauczycieli

5470

Akredytacja dla placówek doskonalenia zawodowego nauczycieli

A

w tym ewidencja placówek, które uzyskały akredytację

5471

Kursy kwalifikacyjne dla nauczycieli

BE10

wnioski i zgody na prowadzenie przez placówki doskonalenia zawodowego kursów kwalifikacyjnych dla nauczycieli

55

Nadzór pedagogiczny, opieka nad wypoczynkiem dzieci i młodzieży oraz przedsięwzięcia edukacyjne

550

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru pedagogicznego, opieki nad wypoczynkiem dzieci i młodzieży oraz przedsięwzięć edukacyjnych

A

551

Plany nadzoru pedagogicznego

A

552

Organizacja pracy szkół i placówek oświatowych

A

553

Sprawowanie nadzoru pedagogicznego

5530

Ewaluacje całościowe szkół i placówek oświatowych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej szkoły lub placówki oświatowej (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5536

5531

Ewaluacje problemowe szkół i placówek oświatowych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej szkoły lub placówki oświatowej (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5536

5532

Kontrole planowe szkół i placówek oświatowych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej szkoły lub placówki oświatowej (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5536

5533

Kontrole doraźne szkół i placówek oświatowych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej szkoły lub placówki oświatowej (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5536

5534

Wspomaganie szkół i placówek oświatowych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej szkoły lub placówki oświatowej (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5536

5535

Ocenianie pracy osób kierujących szkołami i placówkami

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej szkoły lub placówki oświatowej (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5536

5536

Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą poszczególnych szkół i placówek oświatowych

A

w tym ich ewidencja

554

Nadzór pedagogiczny nad kształceniem obronnym

A

555

Wypoczynek, krajoznawstwo i turystyka dzieci i młodzieży

5550

Wycieczki, kolonie i obozy zagraniczne

BE5

5551

Kwalifikacja wypoczynku krajowego dzieci i młodzieży

BE10

5552

Kwalifikacja wypoczynku zagranicznego dzieci i młodzieży

BE10

5553

Kontrole form wypoczynku dzieci i młodzieży

A

556

Konkursy, olimpiady i turnieje

5560

Konkursy przedmiotowe dla szkół podstawowych

BE5

5561

Konkursy przedmiotowe dla gimnazjów

BE5

5562

Olimpiady, turnieje i konkursy branżowe dla szkół ponadgimnazjalnych

BE5

5563

Inne formy współzawodnictwa i prezentacji osiągnięć uczniów

BE5

557

Koordynacja zadań edukacyjnych

BE10

56

Sprawdziany oraz egzaminy gimnazjalne, maturalne i dojrzałości, sprawy duplikatów, odpisów, nostryfikacji i legalizacji świadectw i dyplomów oraz druki szkolne

560

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu sprawdzianów oraz egzaminów gimnazjalnych, maturalnych i dojrzałości

A

561

Współdziałanie z Komisjami Egzaminacyjnymi

5610

Współdziałanie z Komisjami Egzaminacyjnymi w zakresie organizacji sprawdzianów

BE5

5611

Współdziałanie z Komisjami Egzaminacyjnymi w zakresie organizacji egzaminów gimnazjalnych

BE5

5612

Współdziałanie z Komisjami Egzaminacyjnymi w zakresie organizacji egzaminów maturalnych

BE5

5613

Współdziałanie z Komisjami Egzaminacyjnymi w zakresie organizacji egzaminów potwierdzających kwalifikacje zawodowe

BE5

562

Organizacja egzaminów dojrzałości

5620

Państwowe Komisje Egzaminacyjne do spraw egzaminów dojrzałości

A

5621

Ustalanie tematów egzaminów dojrzałości

BE5

5622

Kierowanie absolwentów szkół ponadpodstawowych na egzamin dojrzałości przed Państwową Komisją Egzaminacyjną

B5

5623

Egzamin dojrzałości przed Państwową Komisją Egzaminacyjną

B50

5624

Odwołania od wyników egzaminu dojrzałości

BE5

563

Uzyskiwanie kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych

5630

Państwowe Komisje Egzaminacyjne ds. egzaminów kwalifikacyjnych

A

5631

Egzaminy kwalifikacyjne na tytuł zawodowy i tytuł zawodowy mistrza

BE5

5632

Kursy dla kandydatów na wychowawców i kierowników placówek wypoczynku dzieci i młodzieży

BE10

5633

Kursy pedagogiczne dla instruktorów praktycznej nauki zawodu

BE10

564

Duplikaty, odpisy, nostryfikacja i legalizacja świadectw i dyplomów oraz druki szkolne

5640

Nostryfikacja świadectw i dyplomów

B50

5641

Legalizacja dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą

B5

5642

Wydawanie duplikatów świadectw, dyplomów, odpisów i wypisów z dokumentacji przebiegu nauczania

B5

5643

Wzory druków szkolnych

A

57

Sprawy uczniów i wychowanków

570

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw uczniów i wychowanków

A

571

Sprawy dotyczące praw ucznia i dziecka

BE10

572

Współpraca z samorządem uczniowskim i szkolnym

BE10

573

Przeniesienia ucznia do innej szkoły

B5

574

Rozpatrywanie odwołań

5740

Odwołania od skreślenia z listy uczniów lub wychowanków

B5

5741

Odwołania od orzeczeń i opinii wydanych przez zespoły orzekające działające w poradniach psychologiczno-pedagogicznych

B5

5742

Odwołania od decyzji osób kierujących szkołami i placówkami oświatowymi w sprawach obowiązków edukacyjnych

B5

575

Wspomaganie ucznia ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi

5750

Wspomaganie ucznia zdolnego

BE5

5751

Wspomaganie ucznia niepełnosprawnego lub ze specyficznymi trudnościami w uczeniu się

B5

5752

Wspomaganie ucznia powracającego z zagranicy lub ucznia niebędącego obywatelem polskim

BE5

576

Bezpieczeństwo dzieci i młodzieży

A

58

Pragmatyka zawodowa nauczycieli

580

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pragmatyki zawodowej nauczycieli

A

581

Zatrudnianie nauczycieli

5810

Zatrudnianie nauczycieli bez wymaganych kwalifikacji

B5

5811

Zatrudnianie nauczycieli cudzoziemców

B5

582

Oceny pracy i dorobku nauczycieli

5820

Komisje ds. oceny pracy i dorobku nauczycieli

A

5821

Oceny pracy nauczycieli

B10

5822

Odwołania od oceny pracy nauczycieli

B10

5823

Odwołania od oceny dorobku nauczycieli

B10

583

Nagrody, odznaczenia i wyróżnienia dla nauczycieli

5830

Komisje ds. opiniowania wniosków o nadanie nagród, odznaczeń lub wyróżnień dla nauczycieli

A

5831

Nagrody dla nauczycieli

BE10

5832

Odznaczenia nauczycieli

BE10

5833

Wyróżnienia nauczycieli

BE10

584

Sprawy dyscyplinarne nauczycieli

5840

Powoływanie rzeczników dyscyplinarnych dla nauczycieli

A

5841

Postępowania wyjaśniające rzecznika dyscyplinarnego dla nauczycieli

B*)

w tym rejestr spraw dyscyplinarnych

*) okres przechowywania jest uzależniony od obowiązujących przepisów prawnych

5842

Organizacja komisji dyscyplinarnej dla nauczycieli

A

5843

Sprawy dyscyplinarne nauczycieli

B*)

w tym rejestr spraw dyscyplinarnych

*) okres przechowywania jest uzależniony od obowiązujących przepisów prawnych

5844

Zaświadczenia o uczestnictwie w pracach komisji dyscyplinarnej

B2

585

Doskonalenie zawodowe nauczycieli

BE10

586

Awans zawodowy nauczycieli

5860

Komisje kwalifikacyjne w zakresie awansu zawodowego nauczycieli

A

5861

Akta awansu zawodowego nauczycieli

BE50

5862

Nadawanie honorowego tytułu Profesora Oświaty

BE10

6

WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, STAN CYWILNY, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO

60

Wybory i referenda

600

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów

A

601

Rejestry i spisy wyborców

B5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

602

Obsługa organizacyjna wyborów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

603

Obsługa organizacyjna referendów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

61

Sprawy obywatelskie, społeczne, wyznaniowe oraz cudzoziemców i uchodźców

610

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw obywatelskich, społecznych, wyznaniowych oraz cudzoziemców i uchodźców

A

611

Sprawy społeczne

6110

Zgromadzenia i imprezy masowe

BE5

6111

Uzgadnianie tras pielgrzymek

BE5

6112

Repatrianci

A

6113

Mniejszości narodowe, etniczne i wyznaniowe

A

6114

Sprawy języka regionalnego

A

6115

Nadzór nad realizacją zadań z zakresu fundacji i stowarzyszeń

BE10

6116

Tłumacze przysięgli

BE10

612

Sprawy obywatelstwa

6120

Nadawanie i zmiana obywatelstwa

A

6121

Nabycie lub utrata obywatelstwa polskiego w drodze postępowania przed Wojewodą

A

6122

Stwierdzanie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego

A

6123

Zrzeczenie się obywatelstwa polskiego

A

613

Sprawy konsularne

BE5

614

Sprawy wyznaniowe

6140

Nadzór nad związkami wyznaniowymi i kościołami

A

w tym ewidencja

6141

Sytuacja prawna nieruchomości związków wyznaniowych i kościołów

A

6142

Nadzór nad przestrzeganiem wolności sumienia i wyznania

A

615

Sprawy cudzoziemców i uchodźców

6150

Obsługa wiz cudzoziemców

B10

6151

Zezwalanie cudzoziemcom na zamieszkanie na terytorium RP

BE10

6152

Zezwalanie cudzoziemcom na osiedlanie się na terytorium RP

A

6153

Zezwalanie na pobyt rezydenta długoterminowego WE

A

6154

Wydalanie cudzoziemców oraz zobowiązywanie ich do opuszczenia terytorium RP

BE10

w tym obciążanie kosztami

6155

Umieszczanie i rozmieszczanie cudzoziemców w ośrodkach strzeżonych

BE10

6156

Współdziałanie w zakresie legalizacji pobytu cudzoziemców

BE5

6157

Obsługa dokumentów podróży cudzoziemców

B10

6158

Ewidencjonowanie zaproszeń

BE10

w tym odmowy

616

Sprawy obywateli Unii Europejskiej i członków ich rodzin

6160

Rejestracja pobytu obywatela Unii Europejskiej

BE10

6161

Czasowe karty pobytu członków rodziny obywatela Unii Europejskiej

BE10

6162

Prawo stałego pobytu obywatela Unii Europejskiej

A

6163

Wydalanie obywatela Unii Europejskiej

A

6164

Prawo pobytu członka rodziny obywatela Unii Europejskiej

BE10

617

Przemieszczanie się cudzoziemców

6170

Obsługa małego ruchu granicznego

BE10

6171

Nakładanie kar na przewoźników przewożących cudzoziemców

BE5

6172

Potwierdzanie danych cudzoziemców podróżujących w ramach wycieczek

B5

62

Ewidencja ludności, stan cywilny, dokumenty tożsamości, paszporty

620

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ewidencji ludności, stanu cywilnego oraz dokumentów tożsamości i paszportów

A

621

Nadzór nad ewidencją ludności

BE10

między innymi rozpatrywanie odwołań

622

Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych

BE10

między innymi rozpatrywanie odwołań

623

Działalność urzędów stanu cywilnego

6230

Tworzenie, łączenie, dzielenie i likwidowanie urzędów stanu cywilnego

A

6231

Rozpatrywanie odwołań w sprawach z zakresu rejestracji aktów stanu cywilnego

A

6232

Unieważnianie aktów stanu cywilnego

BE10

6233

Rozpatrywanie odwołań w sprawach zmiany imion i nazwisk

A

6234

Nadzór nad rejestracją stanu cywilnego

A

6235

Zezwalanie na wynoszenie akt stanu cywilnego poza urząd stanu cywilnego

BE10

624

Rozpatrywanie spraw o przyznanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie

A

625

Paszporty

6250

Obsługa wydawania paszportów

BE10

6251

Reklamowanie paszportów z powodu wady technicznej

B10

626

Zakaz opuszczania kraju

BE10

63

Zarządzanie kryzysowe oraz ochrona przeciwpowodziowa

630

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zarządzania kryzysowego i ochrony przeciwpowodziowej

A

631

Organizacja służb ratowniczych

6310

System ratownictwa technicznego, chemicznego, ekologicznego i medycznego

BE10

6311

System powiadamiania ratunkowego

BE10

6312

Kursy w zakresie kwalifikowanej pierwszej pomocy

B5

w tym opiniowanie programów

6313

Obsługa Lekarza Koordynatora Ratownictwa Medycznego

BE10

632

Wojewódzki Zespół Zarządzania Kryzysowego

6320

Powoływanie, odwoływanie i organizacja Wojewódzkiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego

A

6321

Posiedzenia Wojewódzkiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego

A

6322

Plany pracy, sprawozdania i raporty Wojewódzkiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego

A

6323

Plany ćwiczeń zespołów zarządzania kryzysowego

A

6324

Materiały przekazywane do Wojewódzkiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego oraz jego stanowiska

A

633

Zarządzanie kryzysowe

6330

Plany zarządzania kryzysowego oraz koordynowania działań

A

6331

Analizy zagrożeń dla potrzeb wojewody

A

6332

Meldunki i raporty sytuacyjne w zakresie zarządzania kryzysowego

A

6333

Zagrożenia nadzwyczajne i zapobieganie ich skutkom

B10

6334

Zapobieganie klęskom żywiołowym

B10

6335

Służba dyżurna i operacyjna

B10

6336

Przywracanie stanu prawnego w sytuacjach kryzysowych

B10

634

Zapewnianie łączności w sytuacjach kryzysowych

6340

Organizacja łączności w sytuacjach kryzysowych

A

6341

Plany zaopatrzenia w sprzęt i materiały łączności

A

6342

Ewidencja sprzętu i materiałów łączności

A

6343

Eksploatacja sprzętu i materiałów łączności

B10

635

Ochrona przeciwpowodziowa

6350

Opiniowanie planów rozwoju gospodarki wodnej w zakresie ochrony przeciwpowodziowej

A

6351

Plany w zakresie ochrony przeciwpowodziowej

A

6352

Działania podejmowane w zakresie ochrony przeciwpowodziowej

BE10

6353

Ogłaszanie i odwoływanie stanu pogotowia przeciwpowodziowego i stanu alarmu przeciwpowodziowego

BE10

6354

Akcje przeciwpowodziowe

BE10

6355

Zwalczanie skutków powodzi

BE10

6356

Pomoc dla powodzian

BE10

636

Popularyzacja i szkolenia w zakresie zarządzania kryzysowego

A

64

Ochrona ludności

640

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony ludności

A

641

Planowanie i organizowanie systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania ludności

A

642

Nadzór nad systemem wykrywania i alarmowania oraz systemem wczesnego ostrzegania ludności

A

643

Plany obrony cywilnej

6430

Plan obrony cywilnej województwa

A

6431

Nadzór nad planami obrony cywilnej w innych podmiotach

B10

644

Nadzór nad organizacją i realizacją zadań obrony cywilnej oraz koordynacja zadań

A

645

Organizacja jednostek obrony cywilnej

A

646

Baza obrony cywilnej

A

647

Popularyzacja zadań z zakresu obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie

A

65

Sprawy obronne

650

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw obronnych

A

651

Programowanie i planowanie w zakresie spraw obronnych

6510

System kierowania obronnego

A

6511

Planowanie obronne

A

6512

Program mobilizacji gospodarki w zakresie militaryzacji

A

6513

Plany ochrony infrastruktury krytycznej

A

6514

Organizacja służby zdrowia na potrzeby obronne

A

652

Przeglądy obronne

A

653

Gotowość obronna

B10

654

Świadczenia osobiste i rzeczowe na rzecz obronności

B10

655

Ochrona obiektów i dóbr

A

656

Rezerwy państwowe oraz obowiązkowe zapasy paliwa

B10

657

Popularyzacja i szkolenia w zakresie spraw obronnych

A

658

Realizacja zadań na rzecz wojsk sojuszniczych wynikających z obowiązków państwa-gospodarza (HNS)

B10

66

Sprawy wojskowe

660

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw wojskowych

A

661

Kwalifikacja wojskowa

6610

Organizacja i bieżący nadzór nad kwalifikacją wojskową

A

6611

Wojewódzka komisja lekarska

A

6612

Powiatowe komisje lekarskie

B10

6613

Zlecanie dodatkowych badań lekarskich

B10

6614

Rozpatrywanie odwołań związanych z odbywaniem zasadniczej służby wojskowej

B10

662

Ćwiczenia wojskowe

B10

663

Natychmiastowe (alarmowe) uzupełnianie Sił Zbrojnych oraz odtwarzanie ewidencji wojskowej na wypadek wojny

A

67

Przejścia graniczne

670

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące przejść granicznych

A

671

Ustalanie rejonów kontroli granicznej

A

672

Utrzymywanie przejść granicznych

BE5

673

Utrzymanie przejść granicznych poza terytorium RP

BE5

68

Bezpieczeństwo publiczne

BE10

7

KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

70

Kształtowanie i ochrona środowiska

700

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kształtowania i ochrony środowiska

A

701

Monitoring środowiska

7010

Programy w zakresie monitoringu środowiska

A

7011

Realizowanie monitoringu

BE10

w tym badania i pomiary

7012

Rodzaje i ilości substancji oraz energii wprowadzanych do powietrza

BE5

7013

Rodzaje i ilości substancji wprowadzanych do wód

BE5

7014

Rodzaje i ilości substancji wprowadzanych do gleby i na powierzchnię ziemi

BE5

7015

Gospodarka odpadami

BE5

7016

Udostępnianie informacji o środowisku

BE5

702

Działalność kontrolna w zakresie ochrony środowiska

7020

Planowanie i sprawozdawczość w zakresie działalności kontrolnej

A

7021

Zbieranie informacji dla celów kontrolnych

BE10

7022

Ewidencja podmiotów kontrolowanych

A

7023

Postępowanie kontrolne

BE10

7024

Interwencje w zakresie ochrony środowiska

BE10

703

Kontrola eksploatacji instalacji i urządzeń chroniących środowisko przed zanieczyszczeniem

BE10

704

Opiniowanie

7040

Opiniowanie lokalizacji inwestycji ze względu na środowisko

BE5

7041

Zgłoszenia obiektów budowlanych, zespołów budowlanych lub instalacji realizowanych jako przedsięwzięcia mogące znacząco oddziaływać na środowisko

B5

705

Przeciwdziałanie zagrożeniom dla środowiska

7050

Nadzór nad zakładami dużego ryzyka (ZDR)

A

w tym rejestr

7051

Nadzór nad zakładami zwiększonego ryzyka (ZZR) i potencjalnymi sprawcami poważnych awarii

BE10

7052

Wykazy danych o rodzaju, kategorii i ilości substancji niebezpiecznych znajdujących się w zakładach dużego ryzyka

BE10

7053

Zawiadomienia o wystąpieniu awarii

BE5

7054

Rejestr poważnych awarii

A

706

Postępowanie administracyjne i egzekucyjne oraz wymierzanie kar

7060

Postępowania administracyjne i egzekucyjne

B10

7061

Wymierzanie administracyjnych kar pieniężnych przy przekroczeniach dopuszczalnych norm i pozwoleń

B5

7062

Pozostałe administracyjne kary pieniężne w zakresie ochrony środowiska

B5

707

Obsługa laboratorium ochrony środowiska

7070

Zasady funkcjonowania laboratorium

A

7071

Dokumentacja badań laboratoryjnych

BE5

7072

Zlecanie wykonania badań

B5

7073

Podwykonawstwo badań

B5

7074

System jakości laboratorium

A

708

Nadzór nad ochroną środowiska realizowaną przez inne podmioty

7080

Nadzór nad ochroną środowiska realizowaną przez organy samorządu terytorialnego

A

7081

Ustalanie stref ochronnych w zakresie ujęć wody

BE10

7082

Rozpatrywanie odwołań w sprawach z zakresu ochrony środowiska

B10

71

Gospodarowanie zasobami przyrody

710

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody

A

711

Nasiennictwo

7110

Ocena polowa plantacji nasiennych i materiału szkółkarskiego

BE5

7111

Ocena laboratoryjna materiału siewnego

BE5

7112

Ocena laboratoryjna sadzeniaków ziemniaka

BE5

7113

Wytwarzanie, przechowywanie i obrót materiałem siewnym

B10

7114

Kontrola materiału siewnego

A

7115

Informacje przedsiębiorców o ilości materiału siewnego wprowadzonego do obrotu

BE5

7116

Popularyzacja i szkolenia w zakresie nasiennictwa

BE5

712

Ochrona roślin uprawnych

7120

Koordynacja i nadzór prac organów zajmujących się ochroną roślin uprawnych i nadzorem fitosanitarnym

A

7121

Organizmy szkodliwe podlegające obowiązkowi zwalczania

BE10

7122

Organizmy szkodliwe niepodlegające obowiązkowi zwalczania

BE10

7123

Kompleksowa ochrona upraw

BE10

7124

Nadzór fitosanitarny

BE10

7125

Nadzór i kontrola nad obrotem środkami ochrony roślin

BE10

7126

Nadzór nad techniką wykonywania zabiegów ochrony roślin

BE10

7127

Popularyzacja i szkolenia w zakresie ochrony roślin uprawnych

BE5

713

Obsługa laboratorium ochrony roślin i nasiennictwa

7130

Zasady funkcjonowania laboratorium

A

7131

Dokumentacja badań laboratoryjnych

BE5

7132

Zlecanie wykonania badań

B5

7133

Podwykonawstwo badań

B5

7134

System jakości laboratorium

A

714

Postępowanie administracyjne i egzekucyjne oraz wymierzanie kar

7140

Postępowania administracyjne i egzekucyjne

B10

7141

Postępowanie w sprawie kar

B5

715

Produkcja roślinna i zwierzęca

7150

Prognozowanie rozwoju produkcji roślinnej

A

7151

Nadzór nad realizacją programów rozwoju produkcji roślinnej

A

7152

Tworzenie i znoszenie rejonów zamkniętych upraw

A

7153

Ustalanie terminów zakończenia zbiorów roślin uprawnych w aspekcie odszkodowań łowieckich

BE5

7154

Opiniowanie udzielania pomocy finansowej z tytułu szkód w rolnictwie, w wyniku klęski żywiołowej

BE5

7155

Produkcja zwierzęca

BE5

716

Rolnictwo

7160

Straty w rolnictwie

BE5

7161

Zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej

B5

717

Rybactwo śródlądowe

7170

Nadzór nad wykonywaniem przez organy jednostek samorządu terytorialnego zadań z zakresu ustawy o rybactwie śródlądowym

A

7171

Nadzór nad działalnością Państwowej Straży Rybackiej

A

7172

Plany pracy i plany kontroli Państwowej Straży Rybackiej

A

7173

Kontrola prawidłowego chowu, hodowli i połowu ryb przez uprawnionych do rybactwa

BE10

7174

Kontrola amatorskiego połowu ryb

BE10

7175

Inne kontrole mające na celu ochronę mienia, wód i ryb

BE10

7176

Ściganie sprawców nielegalnego połowu ryb

BE5

7177

Rejestr ujawnionych przestępstw i wykroczeń przeciw ustawie o rybactwie śródlądowym

A

7178

Umundurowanie strażników, odzież specjalna, wyekwipowanie osobiste, środki przymusu bezpośredniego

BE10

718

Łowiectwo

7180

Nadzór nad administrowaniem łowiectwem

A

7181

Kontrola w zakresie ochrony zwierzyny

A

7182

Zwalczanie kłusownictwa i szkodnictwa łowieckiego

A

7183

Kontrola legalności skupu i obrotu zwierzyną łowną

A

72

Geodezja i kartografia

720

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw z zakresu geodezji i kartografii

A

721

Nadzór geodezyjny i kartograficzny

7210

Kontrola prac geodezyjnych i kartograficznych oraz posiadania uprawnień geodezyjnych

BE10

7211

Ewidencjonowanie lokalnych systemów informacji o terenie

BE10

7212

Kopie zabezpieczające bazy danych ewidencji gruntów i budynków

BE5

7213

Prace geodezyjno-urządzeniowe na rzecz rolnictwa dotowane z budżetu państwa

A

7214

Opiniowanie kosztów uzasadnionych prac geodezyjnych i kartograficznych

B5

7215

Zintegrowany System Informacji o Nieruchomościach

BE10

722

Nadzór instancyjny w zakresie geodezji i kartografii

7220

Nadzór nad wojewódzkim i powiatowym zasobem geodezyjnym i kartograficznym

A

7221

Nadzór i odwołania w sprawach ewidencji gruntów i budynków

A

7222

Nadzór nad ewidencją sieci uzbrojenia terenu

A

7223

Projekty osnów geodezyjnych

A

7224

Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych

BE5

7225

Nadzór nad powszechną taksacją nieruchomości

A

7226

Opiniowanie zasadności wniosków spółdzielni mieszkaniowych o zwrot kosztów prac geodezyjnych i kartograficznych

BE5

723

Projekty w zakresie prac geodezyjno-kartograficznych

7230

Opiniowanie projektów podziału nieruchomości dotyczących lokalizacji dróg krajowych, wojewódzkich i linii kolejowych

B5

7231

Uzgadnianie projektów modernizacji ewidencji gruntów i założenia ewidencji budynków

B5

724

Postępowanie kwalifikacyjne i uprawnienia geodetów

BE50

73

Polityka energetyczna

730

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące polityki energetycznej

A

731

Gospodarowanie zasobami paliw i źródeł energii

A

732

Kontrola ograniczeń w dostarczaniu paliw stałych i ciepła

BE5

733

Wykorzystanie odnawialnych zasobów energii

BE5

74

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne

740

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania przestrzennego

A

741

Opiniowanie planu zagospodarowania przestrzennego województwa

A

742

Studia uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gmin

A

743

Miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego gmin

A

744

Wprowadzanie zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego

A

745

Opiniowanie lokalizacji inwestycji

BE5

746

Decydowanie o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu na terenach zamkniętych

A

w tym rejestry decyzji

747

Decydowanie o ustaleniu lokalizacji inwestycji wynikające z ustaw o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji oraz uzgodnienia w tym zakresie

A

748

Nakładanie kar na gminy za nieterminowe wydawanie decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego

B5

75

Gospodarka nieruchomościami

750

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarki nieruchomościami

A

751

Gospodarka nieruchomościami rolnymi

7510

Przekazywanie nieruchomości Skarbu Państwa

A

7511

Regulowanie stanów prawnych gospodarstw i nieruchomości rolnych

A

7512

Rejestry klasyfikatorów gruntów i inspektorów klasyfikacji, wydawanie upoważnień

BE5

7513

Nadzór nad postępowaniem w sprawie gleboznawczej klasyfikacji gruntów

BE5

7514

Nadzór nad utrzymaniem i aktualizacją klasyfikacji gruntów na obszarze województwa

BE5

7515

Zwroty nieruchomości rolnych, odszkodowania oraz dokumentacja wypłat odszkodowań

A

752

Uwłaszczanie osób prawnych

A

753

Przekazywanie nieruchomości nierolniczych

7530

Przekazywanie własności nieruchomości na rzecz kościelnych osób prawnych oraz związków i gmin wyznaniowych

A

7531

Przekazywanie jednostkom samorządu terytorialnego nieruchomości Skarbu Państwa na wniosek

A

7532

Przekazywanie jednostkom samorządu terytorialnego nieruchomości Skarbu Państwa z mocy prawa

A

7533

Przejmowanie nieruchomości z mocy prawa na rzecz Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego

A

7534

Wywłaszczenia nieruchomości i odszkodowanie z tego tytułu

A

7535

Nabywanie nieruchomości w inny sposób

A

7536

Zezwolenia na zajęcie nieruchomości na czas określony lub ograniczenie sposobu korzystania z nieruchomości

A

7537

Przekazywanie lasów i gruntów przeznaczonych do zalesienia

A

754

Rekompensata za mienie pozostawione poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej

7540

Rejestr rekompensat za mienie pozostawione poza granicami kraju

A

7541

Postępowanie w sprawie rekompensat za mienie pozostawione poza granicami RP

A

7542

Wnioskowanie o ujawnienie w rejestrze rekompensat

A

7543

Realizacja rekompensat w formie niepieniężnej

A

7544

Informacje o przebiegu wypłat rekompensat

A

755

Sprzedaż nieruchomości Skarbu Państwa po obniżonej cenie lub oddanie nieodpłatne w użytkowanie wieczyste i trwały zarząd

A

756

Egzekucje administracyjne o charakterze niepieniężnym

BE5

757

Odszkodowania za nieruchomości na cele publiczne i trwały zarząd w zakresie ustaw o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji

7570

Odszkodowania za nieruchomości nabyte na cele publiczne w trybie ustaw o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji

A

7571

Ustanawianie trwałego zarządu

A

758

Nadzór nad gospodarką nieruchomościami

7580

Nadzór nad ujawnieniem w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego

BE5

7581

Nadzór instancyjny w zakresie gospodarki nieruchomościami

BE10

7582

Nadzór nad gospodarką mieniem Skarbu Państwa realizowaną przez powiaty

BE10

76

Organizacja zadań z zakresu nadzoru budowlanego

760

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące organizacji zadań z zakresu nadzoru budowlanego

A

761

Planowanie w zakresie nadzoru budowlanego

A

762

Sprawozdania i analizy w zakresie nadzoru budowlanego

A

763

Informowanie o przeprowadzonych kontrolach i prowadzonej działalności w zakresie nadzoru budowlanego

A

764

Skargi i wnioski w zakresie realizacji nadzoru budowlanego

7640

Rozpatrywanie skarg i wniosków w zakresie realizacji nadzoru budowlanego

A

w tym rejestr

7641

Rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących działalności podległych organów w zakresie realizacji nadzoru budowlanego

A

w tym rejestr

765

Ewidencje prowadzone w zakresie realizacji nadzoru budowlanego

A

77

Realizowanie zadań z zakresu nadzoru budowlanego

770

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące realizowania zadań z zakresu nadzoru budowlanego

A

771

Własne orzecznictwo w zakresie nadzoru budowlanego w sprawach obiektów budowlanych i w sprawach robót budowlanych

BE10

772

Nadzór instancyjny nad orzecznictwem i egzekucją prowadzony przez podległe organy

7720

Przekazywanie spraw do załatwienia według właściwości organów w zakresie realizacji nadzoru budowlanego

B5

7721

Rozpatrywanie odwołań od decyzji wydawanych przez podległe organy

B10

7722

Rozpatrywania zażaleń na postanowienia wydawane przez podległe organy

B10

7723

Nadzór nad postępowaniem egzekucyjnym prowadzonym przez podległe organy

B5

7724

Wystąpienia do sądu administracyjnego w zakresie orzecznictwa własnego

A

773

Kontrolowanie organów administracji architektoniczno-budowlanej i organów nadzoru budowlanego

7730

Kontrole w starostwach powiatowych

A

7731

Kontrole w powiatowych inspektoratach nadzoru budowlanego

A

774

Kontrolowanie i nadzorowanie prawidłowości przebiegu robót budowlanych i utrzymania obiektów budowlanych

7740

Kontrole prowadzonych robót budowlanych

BE10

7741

Kontrole stanu utrzymania obiektów budowlanych

BE10

7742

Kontrole w zakresie usunięcia nieprawidłowości stanu technicznego użytkowanych obiektów

BE10

775

Postępowanie wyjaśniające w sprawie ustalenia przyczyn katastrofy budowlanej

A

776

Realizowanie zadań w zakresie nadzoru budowlanego w sprawach obiektów wielkopowierzchniowych

7760

Wykaz obiektów wielkopowierzchniowych

A

7761

Sprawdzanie stanu utrzymania obiektów wielkopowierzchniowych

BE10

777

Postępowanie w sprawie odpowiedzialności zawodowej w budownictwie

B10

778

Realizowanie zadań w zakresie nadzoru nad rynkiem wyrobów budowlanych

7780

Postępowanie w sprawie nadania oznaczenia dla wyrobu regionalnego

A

7781

Kontrola wyrobów budowlanych u producenta

BE10

7782

Kontrola wyrobów budowlanych u sprzedawcy

BE10

78

Budownictwo, inwestycje i gospodarka mieszkaniowa

780

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące budownictwa, inwestycji i gospodarki mieszkaniowej

A

781

Gospodarka mieszkaniowa

7810

Współpraca z innymi podmiotami na rzecz rozwoju budownictwa mieszkaniowego

BE5

7811

Obsługa list kandydatów zarejestrowanych w zlikwidowanych związkach spółdzielni mieszkaniowych

BE10

7812

Ustalanie wskaźnika przeliczeniowego 1 m2 powierzchni użytkowej

BE10

782

Zezwalanie na inwestycje na drogach

7820

Zezwalanie na inwestycje na drogach krajowych, wojewódzkich i lotniskach

A

7821

Rozpatrywanie odwołań od zezwoleń na inwestycje na drogach powiatowych i gminnych

A

783

Inwestycje wodne i melioracyjne

7830

Kierunki rozwoju inwestycji wodno-melioracyjnych

A

7831

Dotowanie konserwacji urządzeń wodno-melioracyjnych

BE5

784

Budownictwo

7840

Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części

BE10

przy czym okres przechowywania liczony jest zgodnie z ustawą – Prawo budowlane; w tym zatwierdzanie projektu budowlanego, pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych, zmianę sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części, remonty obiektów budowlanych, przenoszenie pozwolenia na innego inwestora

7841

Rozbiórka obiektów budowlanych

B10

w tym pozwolenia, decyzje

7842

Zezwolenia na wejście w teren sąsiedniej nieruchomości w celu wykonania niezbędnych robót budowlanych

B5

7843

Zgłaszanie zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych, rozbiórki, zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części

B5

8

POLITYKA ROZWOJU REGIONALNEGO, TRANSPORT DROGOWY, NADZOROWANIE RYNKU, GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ OCHRONA PRAW KONSUMENCKICH

80

Polityka rozwoju

800

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące polityki rozwoju

801

Strategie i programy w zakresie polityki rozwoju

A

w tym współdziałanie z samorządem województwa

802

Nadzór nad realizacją kontraktów wojewódzkich

A

803

Certyfikowanie prawidłowości poniesienia wydatków w ramach programów operacyjnych

A

804

Kontrole prawidłowości realizacji programów operacyjnych (w tym ponoszenia wydatków)

A

805

Dotacje celowe na realizację działań z zakresu polityki rozwoju

A

806

Koordynowanie wykorzystania środków unijnych

A

81

Transport drogowy

810

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące transportu drogowego

A

811

Planowanie i sprawozdawczość w zakresie inspekcji transportu drogowego

8110

Planowanie w zakresie inspekcji transportu drogowego

A

8111

Sprawozdania i analizy w zakresie inspekcji transportu drogowego

A

8112

Informowanie o przeprowadzonych kontrolach i prowadzonej działalności w zakresie inspekcji transportu drogowego

A

812

Skargi i wnioski dotyczące kierowców i przedsiębiorców wykonujących transport drogowy

8120

Rozpatrywanie skarg i wniosków w zakresie transportu drogowego

A

w tym rejestr

8121

Przekazywanie skarg i wniosków według właściwości

A

w tym rejestr

813

Ewidencje prowadzone w zakresie realizacji inspekcji transportu drogowego

A

814

Działalność inspekcyjna

8140

Kontrole kierowców i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów o transporcie drogowym

BE10

8141

Przekazywanie zatrzymanych praw jazdy i dokumentów pojazdu właściwym organom

B5

8142

Pojazdy skierowane na parking i ich zwolnienia

B3

8143

Pojazdy zabezpieczone na poczet nałożonych kar

B5

8144

Kierowanie spraw z zakresu wykroczeń drogowych do sądu

B5

8145

Rozliczenia z wydanych bloczków mandatowych

B5

815

Wyniki kontroli

8150

Wyniki kontroli innych organów uprawnionych do kontroli transportu drogowego

BE5

8151

Meldunki i raporty sytuacyjne w zakresie inspekcji transportu drogowego

A

8152

Przekazywanie danych do centralnej ewidencji naruszeń przepisów

B5

816

Realizacja zadań w zakresie transportu drogowego

8160

Organizowanie i przeprowadzanie egzaminów dla osób ubiegających się o uzyskanie kwalifikacji wstępnej

BE10

8161

Obsługa nadawania uprawnień instruktorom nauki jazdy oraz instruktorom techniki jazdy

B50

w tym ewidencja

8162

Ośrodki doskonalenia techniki jazdy

A

w tym rejestr oraz dokumentacja z zakresu postępowania w związku z naruszaniem warunków wykonywania działalności przez przedsiębiorców prowadzących ośrodki

8163

Ośrodki doskonalenia techniki jazdy prowadzone przez jednostki wojskowe lub jednostki resortu spraw wewnętrznych

A

w tym ewidencja

8164

Nadzór nad wydawaniem licencji i zezwoleń w krajowym transporcie drogowym oraz przy przewozach na potrzeby własne

BE5

817

Realizacja zadań w zakresie ruchu na drogach

8170

Nadzór wojewody nad zarządzaniem ruchem na drogach

A

8171

Rejestracja pojazdów należących do przedstawicielstw dyplomatycznych

A

w tym obsługa tablic rejestracyjnych

8172

Rejestracja pojazdów na potrzeby służb specjalnych

A

w tym obsługa tablic rejestracyjnych

8173

Udział w pracach rad bezpieczeństwa ruchu drogowego

A

8174

Bezpieczeństwo ruchu drogowego

BE10

82

Nadzór nad jakością handlową artykułów rolno-spożywczych

820

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące nadzoru nad jakością handlową artykułów rolno-spożywczych

A

821

Wymiana informacji w zakresie nadzoru nad jakością handlową artykułów rolno-spożywczych

8210

Wymiana informacji w zakresie kontroli prowadzonych na rynku krajowym przez organy inspekcji

BE10

8211

Wymiana informacji w zakresie kontroli prowadzonych na rynku obrotu zagranicznego przez organy inspekcji

BE10

8212

Wymiana informacji w zakresie oceny jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych i certyfikacji wyrobów

BE10

822

Organizacja kontroli jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych

8220

Ewidencja podmiotów kontrolowanych

A

8221

Planowanie i sprawozdawczość w zakresie kontroli jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych

A

8222

Nadawanie uprawnień rzeczoznawcom

B10

8223

Obsługa rzeczoznawców

B10

823

Działalność kontrolna w zakresie jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych

8230

Kontrole krajowe jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych

BE10

8231

Kontrole jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych w obrocie zagranicznym

BE10

8232

Kontrole produktów regionalnych i tradycyjnych

A

8233

Umowy i porozumienia dotyczące prowadzenia kontroli w ramach zadań delegowanych

A

8234

Realizacja kontroli w ramach zadań delegowanych

BE10

8235

Informowanie zlecającego kontrole o ich wyniku

BE10

8236

Planowanie i obsługa kontroli ex-post

BE10

8237

Przeprowadzanie kontroli ex-post

BE10

8238

Rejestr upoważnień do kontroli ex-post

B10

824

Ocena jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych

BE10

825

Rolnictwo ekologiczne

8250

Zgłoszenia prowadzenia działalności w zakresie rolnictwa ekologicznego

BE10

8251

Ewidencja kontrahentów

A

8252

Czynności sprawdzające w gospodarstwach prowadzących produkcję metodami ekologicznymi

BE10

8253

Czynności sprawdzające w przetwórniach produktów rolnictwa ekologicznego

BE10

826

Opinie techniczno-technologiczne w zakresie wyrobów winiarskich

BE10

827

Atestacja magazynów

8270

Atestacja magazynów zbożowych

BE10

8271

Atestacja magazynów

BE10

83

Nadzór nad handlem

830

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące inspekcji handlowej

A

831

Planowanie w zakresie inspekcji handlowej

A

832

Sprawozdania i analizy w zakresie inspekcji handlowej

A

833

Informowanie o przeprowadzonych kontrolach i prowadzonej działalności w zakresie inspekcji handlowej

A

834

Skargi i wnioski oraz donosy dotyczące spraw handlowych

8340

Rozpatrywanie skarg i wniosków oraz donosów w zakresie spraw handlowych

A

w tym rejestr

8341

Przekazywanie skarg i wniosków według właściwości

A

w tym rejestr

835

Ewidencje prowadzone w zakresie realizacji inspekcji handlowej

A

836

Działalność inspekcyjna

8360

Rozeznanie przedkontrolne

BE10

8361

Kontrole w sprawach handlowych

BE10

8362

Opinie dla urzędów celnych o produktach

BE5

837

Mediacje

BE10

w tym rejestr

84

Ochrona praw konsumenckich

840

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony praw konsumenckich

A

841

Poradnictwo konsumenckie

BE10

842

Sąd konsumencki

8420

Organizacja sądu konsumenckiego

A

8421

Akta spraw konsumenckich

BE10

w tym repertoria

8422

Informacje o działalności sądu konsumenckiego

A

843

Rzeczoznawcy

8430

Nadawanie uprawnień rzeczoznawcom

A

8431

Obsługa rzeczoznawców

BE10

85

Inspekcja farmaceutyczna

850

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące inspekcji farmaceutycznej

A

851

Organizacja działalności inspekcji farmaceutycznej

8510

Planowanie w zakresie inspekcji farmaceutycznej

A

8511

Sprawozdania i analizy w zakresie inspekcji farmaceutycznej

A

8512

Informowanie o przeprowadzonych kontrolach i prowadzonej działalności w zakresie inspekcji farmaceutycznej

A

8513

Skargi i wnioski oraz donosy dotyczące zagadnień farmaceutycznych

8514

Ewidencje prowadzone w zakresie realizacji inspekcji farmaceutycznej

A

852

Nadzór nad aptekami

8520

Zezwalanie na działalność aptek ogólnodostępnych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej apteki (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 8524

8521

Kontrolowanie działalności aptek ogólnodostępnych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej apteki (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 8524

8522

Nadzór bieżący nad działalnością aptek ogólnodostępnych

BE10

8523

Sprawy reklam i informacji o produktach leczniczych i wyrobach medycznych

BE5

8524

Teczki zbiorcze na dokumentację nadzoru nad aptekami

BE10

853

Nadzór nad punktami aptecznymi

8530

Zezwalanie na działalność punktów aptecznych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego punktu aptecznego (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 8533

8531

Kontrolowanie działalności punktów aptecznych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego punktu aptecznego (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 8533

8532

Nadzór bieżący nad działalnością punktów aptecznych

BE10

8533

Teczki zbiorcze na dokumentację nadzoru nad punktami aptecznymi

BE10

854

Apteki szpitalne i zakładowe oraz działy farmacji

8540

Zezwalanie na działalność aptek szpitalnych i zakładowych oraz działów farmacji

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej apteki czy działu farmacji (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 8544

8541

Kontrolowanie działalności aptek szpitalnych i zakładowych oraz działów farmacji

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej apteki czy działu farmacji (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 8544

8542

Nadzór bieżący nad działalnością aptek szpitalnych i zakładowych oraz działów farmacji

BE10

8543

Zwalnianie szpitali z obowiązku prowadzenia apteki szpitalnej i zakładowej

B5

8544

Teczki zbiorcze na dokumentację nadzoru nad aptekami szpitalnymi i zakładowymi oraz działami farmacji

BE10

855

Obrót hurtowy produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi

8550

Zezwalanie na obrót hurtowy produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej hurtowni lub składu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 8556

8551

Kontrolowanie obrotu hurtowego produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej hurtowni lub składu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 8556

8552

Nadzór bieżący nad obrotem hurtowym produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi

BE10

8553

Reklamacje jakościowe produktów leczniczych i wyrobów medycznych oraz badania jakości

BE5

8554

Wstrzymanie, wycofanie, dopuszczenie do obrotu produktów leczniczych i wyrobów medycznych

BE10

8555

Kontrole jakościowe produktów leczniczych i wyrobów medycznych

BE10

8556

Teczki zbiorcze na dokumentację nadzoru nad hurtownią lub składem

BE10

856

Obrót produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi poza aptekami

8560

Obrót produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi w sklepach zielarsko-medycznych

BE10

8561

Obrót produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi w sklepach specjalistycznego zaopatrzenia medycznego oraz ogólnodostępnej sieci handlowej

BE10

8562

Nadzór nad placówkami pozaaptecznymi

BE10

857

Nadzór nad obrotem środkami odurzającymi, psychotropowymi i prekursorami grupy I-R

BE10

86

Promocja zatrudnienia i polityka rynku pracy

860

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące promocji zatrudnienia i polityki rynku pracy

A

861

Udział w pracach wojewódzkiej rady zatrudnienia

A

862

Nadzór i kontrola realizacji zadań w zakresie polityki rynku pracy

BE10

863

Nadzór nad stosowaniem standardów usług rynku pracy

BE10

864

Rozpatrywanie odwołań

8640

Rozpatrywanie odwołań w sprawach uznania, odmowy uznania oraz utraty statusu osoby bezrobotnej i poszukującej pracy

B5

8641

Rozpatrywanie odwołań w sprawach przyznania, wstrzymania, wznowienia wypłaty oraz utraty lub pozbawienie prawa do stypendium, zasiłku i innych świadczeń z Funduszu Pracy

B5

8642

Rozpatrywanie odwołań o odroczenie terminu spłaty, rozłożenie na raty lub umorzenie części albo całości nienależnie pobranego świadczenia przyznanego z funduszu pracy, należności z tytułu zwrotu refundacji lub przyznanych jednorazowo środków na działalność gospodarczą oraz innych świadczeń finansowanych z Funduszu Pracy

B5

8643

Rozpatrywanie odwołań od decyzji w sprawie przyznania, odmowy przyznania osobie bezrobotnej lub jej współmałżonkowi pomocy w spłacie kredytu mieszkaniowego

B5

8644

Rozpatrywanie odwołań od decyzji w sprawie zwrotu przyznanej pomocy w spłacie kredytu mieszkaniowego

B5

865

Nadzór nad Funduszem Pracy

A

866

Podnoszenie kwalifikacji osób związanych z polityką rynku pracy

8660

Szkolenia pracowników w zakresie rynku pracy

BE5

8661

Licencje pośredników pracy i doradców zawodowych

BE50

867

Praca cudzoziemców

8670

Opracowywanie kryteriów wydawania zezwoleń na pracę cudzoziemcom

A

8671

Zezwalanie na pracę cudzoziemcom

BE10

87

Wojewódzka komisja dialogu społecznego

870

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności wojewódzkich komisji dialogu społecznego

A

871

Organizacja pracy i skład wojewódzkiej komisji dialogu społecznego

A

w tym sprawy indywidualne członków komisji

872

Posiedzenia wojewódzkiej komisji dialogu społecznego

A

w tym uchwały

873

Działalność prezydium wojewódzkiej komisji dialogu społecznego

A

w tym rozstrzygnięcia

874

Działalność zespołów roboczych wojewódzkiej komisji dialogu społecznego

A

875

Przekazywanie materiałów i informacji pomiędzy wojewódzką komisją dialogu społecznego a Trójstronną Komisją do Spraw Społeczno-Gospodarczych

A

9

INSPEKCJA SANITARNA, INSPEKCJA WETERYNARYJNA, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE, OCHRONA ZDROWIA

90

Inspekcja sanitarna

900

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące inspekcji sanitarnej

A

901

Organizacja zadań kontroli sanitarnej

9010

Planowanie i sprawozdawczość w zakresie kontroli sanitarnych

A

9011

Wymiana informacji między podmiotami w sprawach sanitarnych

BE10

9012

Ewidencje prowadzone w związku z działaniami inspekcyjnymi

A

902

Działalność inspekcyjna w sprawach sanitarnych

9020

Kontrole jednostek nadzorowanych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 9027

9021

Kontrola masowych zgromadzeń

BE10

9022

Kontrola realizacji ustaw

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 9027

9023

Kontrola realizacji wdrożonych programów prewencyjnych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 9027

9024

Kontrola zmian w procesach uzdatniania wody i wprowadzania nowych substancji do uzdatniania

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 9027

9025

Zezwolenia na rozpoczęcie działalności żywieniowo-żywnościowej

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 9027

9026

Zezwolenia na rozpoczęcie innej działalności

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii BE10 – por. klasa 9027

9027

Teczki zbiorcze na dokumentację działalności inspekcyjnej w sprawach sanitarnych

BE10

903

Monitoring przeglądowy badania jakości wody do spożycia

BE5

904

Upoważnienia dla laboratoriów do prowadzenia badań

BE5

905

Obsługa laboratorium inspekcji sanitarnej

9050

Zasady funkcjonowania laboratorium

A

9051

Dokumentacja badań laboratoryjnych

BE20

w tym rejestry i dzienniki laboratoryjne

9052

Zlecanie wykonania badań

B5

9053

Podwykonawstwo badań

B5

9054

System jakości laboratorium

A

906

Postępowania odwoławcze w sprawach sanitarnych

B10

907

Dokumentacja medyczna w inspekcji sanitarnej

BE20

91

Zdrowie i ochrona zwierząt

910

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zdrowia i ochrony zwierząt

A

911

Organizacja zadań kontroli w zakresie zdrowia i ochrony zwierząt

9110

Planowanie i sprawozdawczość w zakresie inspekcji weterynaryjnej

A

9111

Wymiana informacji między podmiotami w sprawach inspekcji weterynaryjnej

BE10

9112

Ewidencje prowadzone w związku z działaniami inspekcyjnymi

A

912

Nadzór nad podmiotami nadzorowanymi przez inspekcję weterynaryjną

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

913

Nadzór nad zwalczaniem chorób zakaźnych zwierząt

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

914

Nadzór nad produktami leczniczymi weterynaryjnymi i wyrobami do diagnostyki in vitro

9140

Nadzór i kontrola nad obrotem produktami leczniczymi weterynaryjnymi i wyrobami do diagnostyki in vitro

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

9141

Nadzór i kontrola nad stosowaniem produktów leczniczych weterynaryjnych i wyrobów do diagnostyki in vitro

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

9142

Monitoring jakości produktów leczniczych weterynaryjnych

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

915

Eksport zwierząt na rynki państw trzecich

BE5

916

Urzędowi lekarze weterynarii upoważnieni do wystawiania świadectw zdrowia dla zwierząt

BE10

92

Bezpieczeństwo żywności pochodzenia zwierzęcego i pasz

920

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące bezpieczeństwa żywności pochodzenia zwierzęcego i pasz

A

921

Nadzór nad bezpieczeństwem i produkcją żywności pochodzenia zwierzęcego

9210

Nadzór nad bezpieczeństwem i produkcją mięsa i produktów mięsnych

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

9211

Nadzór nad bezpieczeństwem i produkcją mleka i produktów mlecznych

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

9212

Nadzór nad bezpieczeństwem i produkcją produktów rybołówstwa, żabich udek, ślimaków i żywych mięczaków dwuskorupowych

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

9213

Nadzór nad bezpieczeństwem i produkcją jaj konsumpcyjnych i produktów jajecznych

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

9214

Nadzór nad bezpieczeństwem i produkcją miodu oraz produktów pszczelich

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

9215

Nadzór nad bezpieczeństwem i produkcją produktów złożonych

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

9216

Nadzór nad bezpieczeństwem i produkcją innej żywności pochodzenia zwierzęcego

BE10

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

922

System Szybkiego Ostrzegania o Niebezpiecznej Żywności i Paszach (RASFF)

9220

Powiadomienia dotyczące żywności pochodzenia zwierzęcego

BE5

9221

Powiadomienia dotyczące pasz

BE5

923

Eksport żywności pochodzenia zwierzęcego i pasz na rynki państw trzecich

BE5

924

Pozostałości chemiczne i biologiczne produktów leczniczych weterynaryjnych

9240

Monitoring pozostałości chemicznych, biologicznych i produktów leczniczych weterynaryjnych

BE5

w tym plany

9241

Sprawozdania z monitoringu pozostałości chemicznych, biologicznych i produktów leczniczych weterynaryjnych

A

925

Nadzór nad paszami

9250

Nadzór nad wytwarzaniem, obrotem i stosowaniem pasz

BE5

9251

Monitoring pasz

B5

9252

Rejestry podmiotów sektora paszowego

A

926

Podmioty nadzorowane i urzędowi lekarze weterynaryjni

9260

Podmioty nadzorowane

BE5

9261

Zakłady zatwierdzone

BE5

9262

Podmioty uprawnione do eksportu na rynki państw trzecich

BE5

9263

Urzędowi lekarze weterynarii upoważnieni do wystawiania świadectw zdrowia dla żywności pochodzenia zwierzęcego i pasz

BE10

93

Funkcjonowanie laboratorium inspekcji weterynaryjnej

930

Zasady funkcjonowania laboratorium

A

931

Dokumentacja badań laboratoryjnych

BE20

w tym rejestry i dzienniki laboratoryjne

932

Zlecanie wykonania badań

B5

933

Podwykonawstwo badań

B5

934

System jakości laboratorium

A

94

Pomoc społeczna

940

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące pomocy społecznej

A

941

Ocena stanu i efektywności pomocy społecznej

A

942

Jednostki pomocy społecznej

9420

Rejestr jednostek pomocy społecznej

A

9421

Nadzór nad standardem usług i poziomem kwalifikacji kadr w jednostkach pomocy społecznej

BE10

9422

Programy naprawcze w jednostkach pomocy społecznej

A

9423

Zezwolenia i cofanie zezwoleń na prowadzenie jednostek pomocy społecznej

BE10

943

Nadzór nad wychowawcami i innymi pracownikami pedagogicznymi w placówkach opiekuńczo-wychowawczych i ośrodkach adopcyjno-opiekuńczych

BE10

944

Uchodźcy

9440

Integracja osób mających status uchodźcy lub ochronę uzupełniającą

BE10

9441

Rejestr programów integracji społecznej uchodźców lub osób z ochroną uzupełniającą

A

9442

Koordynowanie działań w zakresie zapobiegania handlowi ludźmi

A

945

Przeciwdziałanie przemocy w rodzinie

9450

Opracowywanie materiałów instruktażowych i procedur postępowania w sytuacjach związanych z przemocą w rodzinie

A

9451

Nadzór nad standardem usług w ośrodkach dla ofiar przemocy w rodzinie oraz kierunkiem działań korekcyjno-edukacyjnych

BE10

9452

Ocena stanu i efektywności działań w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie, monitorowanie zjawiska przemocy w rodzinie

A

9453

Sprawozdania z realizacji Krajowego Programu Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie

A

946

Zlecanie zadań z zakresu pomocy społecznej i wspieranie finansowe

B10

95

Osoby niepełnosprawne

950

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące osób niepełnosprawnych

A

951

Zatrudnianie osób niepełnosprawnych

9510

Przyznanie statusu zakładu pracy chronionej lub zakładu aktywności zawodowej

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 9515

9511

Utrata przyznanego statusu zakładu pracy chronionej lub zakładu aktywności zawodowej

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 9515

9512

Okresowe informacje składane wojewodzie przez prowadzących zakład pracy chronionej lub zakład aktywności zawodowej

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 9515

9513

Roczne zbiorcze informacje wojewody dotyczące zakładów pracy chronionej lub zakładów aktywności zawodowej

A

9514

Nadzór i kontrola przestrzegania przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przez zakłady pracy chronionej i zakłady aktywności zawodowej

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego podmiotu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 9515

9515

Teczki zbiorcze na dokumentację zakładów pracy chronionej lub zakładów aktywności zawodowej

A

952

Rehabilitacja osób niepełnosprawnych

9520

Ośrodki organizujące turnusy rehabilitacyjne

BE10

w tym rejestr

9521

Organizatorzy turnusów rehabilitacyjnych

BE10

w tym rejestr

9522

Informacje od organizatorów o turnusach rehabilitacyjnych z udziałem osób niepełnosprawnych dofinansowanych z PFRON

BE10

9523

Roczna informacja o organizatorach i turnusach rehabilitacyjnych z udziałem osób niepełnosprawnych dofinansowanych z PFRON

A

953

Wojewódzki Zespół do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności

9530

Organizacja Wojewódzkiego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności

A

9531

Rozpatrywanie odwołań od orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności

BE50

dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej osoby (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)

9532

Nadzór nad powiatowymi zespołami orzekania o niepełnosprawności

A

9533

Informacje dla Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych

A

96

Ochrona zdrowia

960

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony zdrowia

A

961

Zakłady opieki zdrowotnej

9610

Rejestracja zakładów opieki zdrowotnej

A

w tym likwidacja

9611

Informacje dotyczące rejestru i akt rejestrowych zakładów opieki zdrowotnej

B5

9612

Kontrola i ocena zakładów opieki zdrowotnej

A

9613

Realizacja zobowiązań Skarbu Państwa w zakresie ochrony zdrowia

BE5

9614

Opinie do projektów likwidacji i przekształceń zakładów opieki zdrowotnej

BE5

9615

Przedstawiciele wojewody do składów rad społecznych zakładów opieki zdrowotnej

A

962

Konsultanci wojewódzcy w zakresie ochrony zdrowia

A

963

Wyznaczanie przedstawicieli wojewody do konkursów ordynatorskich

A

964

Nadzór w zakresie opieki nad matkami, dziećmi i młodzieżą

BE10

965

Przeciwdziałanie patologiom społecznym

BE10

966

Profilaktyka i promocja zdrowia

BE10

967

Zwalczanie chorób zakaźnych i epidemii

A

97

Kadry medyczne

970

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kadr medycznych

A

971

Szkolenia specjalizacyjne

9710

Szkolenie specjalizacyjne lekarzy i lekarzy dentystów

BE50

9711

Szkolenie specjalizacyjne diagnostów laboratoryjnych

BE50

9712

Szkolenie specjalizacyjne farmaceutów

BE50

9713

Szkolenie specjalizacyjne w innych dziedzinach mających zastosowanie w ochronie zdrowia

BE50

9714

Szkolenia specjalizacyjne dla pielęgniarek i położnych

BE50

972

Współpraca z podmiotami uczestniczącymi w kształceniu kadr medycznych

BE10

973

Lekarze uprawnieni do przeprowadzania badań lekarskich kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami

9730

Akta rejestrowe i rejestr lekarzy uprawnionych do przeprowadzania badań lekarskich kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami

BE50

9731

Informacje dotyczące rejestru lekarzy uprawnionych do przeprowadzenia badań lekarskich kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami

B5

974

Kontrola wykonywania i dokumentowania badań lekarskich i psychologicznych oraz wydawanych orzeczeń

9740

Kontrola badań i orzeczeń dla osób ubiegających się o pozwolenie na broń

BE5

9741

Kontrola badań i orzeczeń dla osób ubiegających się lub posiadających licencję detektywa

BE5

9742

Wyznaczanie psychologów w sprawach odwoławczych

B5

98

Lecznictwo uzdrowiskowe

980

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące lecznictwa uzdrowiskowego

A

981

Ewidencja zakładów lecznictwa uzdrowiskowego

A

982

Ewidencja urządzeń lecznictwa uzdrowiskowego

BE10

983

Kontrola i ocena zakładów i urządzeń lecznictwa uzdrowiskowego

BE10

984

Sprawozdania Naczelnego Lekarza Uzdrowiska

A

985

Opinie Naczelnego Lekarza Uzdrowiska w zakresie planów zagospodarowania przestrzennego dotyczących uzdrowiska

BE5

Załącznik nr 6

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

SPIS TREŚCI:

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Rozdział 2

Organizacja i zadania archiwum zakładowego

Rozdział 3

Lokal archiwum zakładowego

Rozdział 4

Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Rozdział 5

Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

Rozdział 6

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

Rozdział 7

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

Rozdział 8

Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

Rozdział 9

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Rozdział 10

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

Rozdział 11

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

Załącznik do instrukcji

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

§ 2. 1. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum zakładowym musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

§ 3. 1. W systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;

5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum;

6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

2. Narzędzia informatyczne mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:

1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;

2) są zabezpieczone przed utratą co najmniej przez sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.

3. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno co najmniej na dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby podmiot stale dysponował co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

4. Wymagania określone w ust. 2 uważa się za spełnione, jeśli dla podmiotu została opracowana i wdrożona polityka zarządzania bezpieczeństwem informacji, w której określono wymagania bezpieczeństwa zgodne z Polską Normą PN-ISO/IEC 27001:2007 lub nowszą.

Rozdział 2

Organizacja i zadania archiwum zakładowego

§ 4. 1. W podmiocie działa jedno archiwum zakładowe.

2. W urzędach obsługujących organy zespolonej administracji rządowej w województwie działają odrębne archiwa zakładowe, jeżeli nie są te organy obsługiwane przez urząd wojewódzki lub nie mają wspólnego z urzędem wojewódzkim systemu EZD.

3. Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy.

4. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

5. W systemie tradycyjnym archiwum zakładowe może posiadać filie.

6. Filie archiwum zakładowego tworzy odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący zarządu związku międzygminnego, sekretarz powiatu, sekretarz województwa, dyrektor generalny urzędu lub, w przypadku, o którym mowa w ust. 2, właściwy organ zespolonej administracji rządowej w województwie, określając zakres ich działania, przy uwzględnieniu że:

1) w filiach materiały archiwalne przechowuje się nie dłużej niż dziesięć lat, a po tym okresie przekazuje się je do archiwum zakładowego;

2) filie archiwum zakładowego stosują przepisy instrukcji odpowiednio.

7. Nadzór merytoryczny nad działalnością filii archiwum zakładowego sprawuje wyznaczony archiwista archiwum zakładowego.

8. Filie archiwum zakładowego przekazują do archiwum zakładowego kopie swoich środków ewidencyjnych dokumentacji, chyba że narzędzia informatyczne, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, umożliwiają wgląd do tych środków.

§ 5. Do zadań archiwum zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,

c) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,

d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD,

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,

11) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.

Rozdział 3

Lokal archiwum zakładowego

§ 6. W lokalu archiwum zakładowego do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnia się warunki do realizacji zadań archiwum zakładowego oraz zabezpieczenia przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą; w szczególności lokal ten powinien:

1) być usytuowany na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów;

2) być suchy, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;

3) posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;

4) być zabezpieczony przed włamaniem co najmniej przez wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu;

5) być zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażenie w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;

6) być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;

7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;

8) posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.

§ 7. 1. Lokal archiwum zakładowego składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsc do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczeń magazynowych, przy czym stałe miejsce do pracy dla archiwisty oraz miejsca do korzystania z dokumentacji nie mogą znajdować się w pomieszczeniach magazynowych.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, w drodze porozumienia z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, dopuszcza się zorganizowanie miejsc, o których mowa w ust. 1, w pomieszczeniach magazynowych, jeśli posiadają one okna.

§ 8. 1. Pomieszczenia magazynowe wyposaża się w:

1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2) drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek;

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.

2. Numerowanie regałów, o którym mowa w ust. 1, polega na nadaniu unikatowego oznaczenia poszczególnym regałom i poszczególnym półkom w obrębie regału.

3. W pomieszczeniach magazynowych:

1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen;

3) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

4) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;

5) należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do instrukcji archiwalnej;

6) należy rejestrować codziennie warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować przynajmniej raz w tygodniu;

7) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 9. Wstęp do pomieszczeń archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty.

Rozdział 4

Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§ 10. 1. Przejęcie dokumentacji przez archiwum zakładowe oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację archiwum zakładowego.

2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą terminarza.

§ 11. 1. W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:

1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;

2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;

4) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.

2. Przekazanie uprawnień, o którym mowa w ust. 1, może następować automatycznie po upływie okresu przewidzianego w § 37 instrukcji kancelaryjnej.

3. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 1, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.

4. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 1.

§ 12. 1. Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.

2. Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 1, powinien zawierać:

1) dla całego spisu:

a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej nośniki,

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład informatycznych nośników danych,

d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego nośniki,

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie nośnika, o którym mowa w ust. 1,

c) określenie typu nośnika,

d) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik,

e) numer seryjny nośnika, jeśli występuje.

§ 13. Przejmowanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na jej przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) informację, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo,

c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,

e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

f) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek, o których mowa w § 13 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej,

c) rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub paczce.

§ 14. 1. W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej, dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

d) rok założenia teczki aktowej,

e) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej,

f) rok najpóźniejszego pisma w teczce,

g) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,

h) oznaczenie kategorii archiwalnej.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.

3. W ramach podziału, o którym mowa w ust. 2, sporządza się odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb podmiotu lub zaleceń dyrektora właściwego archiwum państwowego, jeśli dane wymienione w ust. 1 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.

4. Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.

5. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

6. Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:

1) w systemie teleinformatycznym archiwum zakładowego, jeśli system ten posiada taką funkcję, albo

2) na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.

7. Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2:

1) w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;

2) w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.

8. Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 7, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane, o których mowa w § 3 ust. 2.

§ 15. 1. Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika.

2. Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD polega na:

1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;

2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;

3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

5) sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.

3. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na:

1) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;

2) umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach;

3) opisaniu pudeł lub paczek:

a) pełną nazwą podmiotu oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny – na środku u góry,

b) oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD przesyłek znajdujących się w pudle lub paczce – pod nazwą podmiotu,

c) informacją, czy jest to dokumentacja, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo – pod oznaczeniem roku,

d) informacją, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego pism wpływających czy wychodzących – pod informacją, o której mowa w lit. c,

e) skrajnymi identyfikatorami, o których mowa w § 13 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej – pod informacją, o której mowa w lit. d;

4) w przypadku dokumentacji, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, usunięciu części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek).

4. Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:

1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 63 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami,

b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,

c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),

e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby – w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

f) ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”,

g) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,

h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt;

2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:

a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

b) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby – w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

c) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,

d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

§ 16. 1. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w § 15;

2) spisy zdawczo-odbiorcze, o których mowa w § 12‑14, zawierają braki lub błędy;

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

2. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista może powiadomić odpowiednio sekretarza gminy, przewodniczącego zarządu związku międzygminnego, sekretarza powiatu, sekretarza województwa lub dyrektora generalnego urzędu albo osobę upoważnioną do wykonywania ich zadań.

Rozdział 5

Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

§ 17. Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w przypadku gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, archiwista kolejno:

1) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;

2) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych zawierającym co najmniej następujące elementy:

a) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,

b) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,

c) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

d) nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, albo nazwę jednostki organizacyjnej, o której mowa w § 5 pkt 1 lit. b,

e) liczbę pozycji w spisie,

f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;

3) nanosi w prawym górnym rogu na spis zdawczo-odbiorczy numer tego spisu wynikający z wykazu spisów;

4) nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 18.

§ 18. 1. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

2. W porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego ustala się postępowanie z czwartym egzemplarzem spisu materiałów archiwalnych.

3. Przepisów ust. 1 pkt 2 i ust. 2 nie stosuje się, jeżeli archiwum zakładowe posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

§ 19. 1. Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych, o których mowa w § 38 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.

2. Kopie powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika.

4. Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:

1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika;

2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;

3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

5. W przypadku gdy uszkodzenie uniemożliwiające wykonanie kopii bezpieczeństwa dotyczy nośnika, o którym mowa w § 20 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej, informacje, o których mowa w ust. 4, odnotowuje się w systemie EZD w metadanych opisujących właściwą przesyłkę, w ramach elementu, o którym mowa w pkt 13 części A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

§ 20. Dokumentację elektroniczną w systemie EZD chroni się przed zniszczeniem lub utratą, stosując się do:

1) polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych używanych przez ten podmiot do realizacji zadań publicznych;

2) przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

§ 21. Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w tym archiwum, przy czym odrębnie przechowuje się:

1) materiały archiwalne w teczkach aktowych;

2) dokumentację ze składu chronologicznego;

3) informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników.

§ 22. 1. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.

2. Podmiot poddaje konserwacji uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

§ 23. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób kierownik podmiotu powiadamia także właściwe archiwum państwowe.

Rozdział 6

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 24. Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§ 25. 1. Skontrum przeprowadza, na polecenie kierownika podmiotu lub na wniosek dyrektora właściwego archiwum państwowego, komisja skontrowa składająca się z co najmniej dwóch członków.

2. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala kierownik podmiotu.

3. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:

1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;

3) podpisy członków komisji.

§ 26. Skontrum nie przeprowadza się dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD.

§ 27. Do porządkowania przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym stosuje się odpowiednio przepisy § 14 i 15, przy czym sposób porządkowania uzgadnia się z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, jeżeli dokumentacja nie narastała i nie była tworzona w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.

Rozdział 7

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§ 28. Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputera z dostępem do systemu EZD albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych.

§ 29. 1. Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.

2. Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.

§ 30. Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

§ 31. 1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku zawierającego co najmniej:

1) datę;

2) nazwę wnioskującego;

3) wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

b) dat skrajnych dokumentacji;

4) informację o sposobie udostępnienia;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;

6) w przypadku osób spoza podmiotu:

a) cel udostępnienia,

b) uzasadnienie.

2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom podmiotu jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący związku, sekretarz powiatu, sekretarz województwa lub dyrektor generalny urzędu albo osoba upoważniona do wykonywania ich zadań.

3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza podmiotu jest wymagane zezwolenie kierownika podmiotu lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 32. 1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.

2. Niedopuszczalne jest:

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;

3) nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag.

§ 33. 1. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia wypożyczonej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:

1) datę sporządzenia;

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;

3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.

3. Na podstawie protokołu kierownik podmiotu zarządza postępowanie wyjaśniające.

§ 34. Archiwista w przyjęty w danym podmiocie sposób odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza archiwum zakładowe – także daty zwrotu do archiwum.

Rozdział 8

Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

§ 35. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek kierownika komórki organizacyjnej wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki.

§ 36. 1. Wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego polega na:

1) przyporządkowaniu informacji do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w której jest ujęta wycofywana dokumentacja, o dacie i numerze protokołu wycofania;

2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego, zawierającego co najmniej:

a) datę wycofania,

b) numer protokołu,

c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano,

d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,

e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej.

2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego do komórki organizacyjnej protokół podpisują archiwista i kierownik komórki organizacyjnej.

§ 37. 1. W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu kierownikowi komórki lub pracownikowi tej komórki wskazanemu we wniosku.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wniosek składa się w postaci elektronicznej.

3. W systemie EZD prowadzi się rejestr wniosków, o których mowa w ust. 2.

Rozdział 9

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§ 38. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spis tej dokumentacji.

3. Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący związku, sekretarz powiatu, sekretarz województwa lub dyrektor generalny urzędu albo osoba upoważniona do wykonywania ich zadań.

4. W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, kierownicy komórek organizacyjnych mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu odpowiednio przez sekretarza gminy, przewodniczącego związku, sekretarza powiatu, sekretarza województwa lub dyrektora generalnego urzędu albo osobę upoważnioną do wykonywania ich zadań.

§ 39. Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy.

§ 40. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej właściwe archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany:

1) w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD – do dokonania zmian w kwalifikacji archiwalnej;

2) w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej:

a) do jej uporządkowania,

b) do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego.

§ 41. W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.

§ 42. 1. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD archiwista wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział 10

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§ 43. Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego następuje na podstawie przepisów art. 5 ustawy oraz przepisów wydanych na ich podstawie.

§ 44. W systemie EZD, przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych i sporządza się ich spisy.

§ 45. 1. Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział 11

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

§ 46. 1. Archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.

2. Sprawozdanie jest przekazywane kierownikowi podmiotu oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego.

3. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:

1) imię, nazwisko, stanowisko służbowe archiwisty;

2) opis lokalu archiwum zakładowego;

3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;

4) ilość dokumentacji przejętej ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych;

5) ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających;

6) ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego;

7) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

4. Ilość, o której mowa w ust. 3 pkt 3‑7, oznacza odpowiednio:

1) dla dokumentacji w postaci elektronicznej tworzącej akta spraw w systemie EZD – liczbę spraw;

2) dla dokumentacji w postaci elektronicznej nietworzącej akt spraw w systemie EZD – liczbę klas z wykazu akt dla danego roku kalendarzowego;

3) dla dokumentacji elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych – liczbę nośników i liczbę przesyłek zapisanych na tych nośnikach;

4) dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej – liczbę teczek aktowych (pudeł, paczek) oraz, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 3 pkt 5, liczbę metrów bieżących.

5. Archiwiści filii archiwum zakładowego sporządzają odpowiednio dla zakresu swego działania sprawozdanie zgodnie z wymaganiami określonymi w ust. 3, a następnie przekazują w terminie do dnia 15 lutego roku następnego po roku sprawozdawczym archiwiście, który sprawuje nad nimi nadzór merytoryczny, w celu uwzględnienia danych tam zawartych w sprawozdaniu, o którym mowa w ust. 1.

Załącznik do instrukcji archiwalnej

WARUNKI WILGOTNOŚCI I TEMPERATURY W POMIESZCZENIACH MAGAZYNOWYCH ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Rodzaj dokumentacji

Właściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza)

Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w stopniach Celsjusza)

Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH)

Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH)

min.

maks.

min.

maks.

1. Papier

14

18

1

30

50

3

2. Dokumentacja audiowizualna:

2.a. Fotografia czarno-biała (negatywy i pozytywy)

3

18

2

20

50

5

2.b. Fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy), taśma filmowa

3

18

2

20

50

5

2.c. Taśmy magnetyczne do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku

8

18

2

20

50

5

3. Informatyczne nośniki danych

12

18

2

30

40

5

[1] Załącznik nr 3 w brzmieniu ustalonym przez obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 lutego 2011 r. o sprostowaniu błędu (Dz.U. Nr 27, poz. 140). Zmiana weszła w życie 8 lutego 2011 r.

Treść przypisu ZAMKNIJ close
Treść przypisu ZAMKNIJ close
close POTRZEBUJESZ POMOCY?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00